Procesbegeleider Externe Inhuur / Specialist Raamovereenkomsten

Opdracht omschrijving

Als afdeling verzorgen wij, voor de gehele politieorganisatie, de inhuur van extern personeel. Dit doen wij met 30 collega’s, verdeeld over 4 clusters met ieders hun eigen specialisme:

Cluster uitzenden: Werving en onboarding van functies tot en met schaal 9;

Cluster Dynamisch aankoopsysteem (DAS): Werving en onboarding van functies vanaf schaal 10 en alle ICT-functies, ongeacht schaal;

Cluster overheidsdetacheringen: In- en uit detacheren van medewerkers binnen overheidsorganisaties (Van politie naar een andere overheidsinstellingen en vice versa)

Cluster Contractbeheer: Beheer van inhuurcontracten.

Als afdeling zijn we volop in ontwikkeling. Dit kan ook niet anders, als je de Inhuurdesk bent van de grootste werkgever van Nederland. De omvang van onze organisatie is enorm en daarmee ook de vraag naar inhuuroplossingen. In 2022 hebben we meer dan 1000 nieuwe inhuuraanvragen in behandeling genomen. 

Objectiviteit, transparantie, non-discriminatie en integriteit zijn de waarden die wij als politie uitdragen.

Sinds kort is onze dienstverlening uitgebreid en verzorgen we ook de werving, onboarding en het contractbeheer voor enkele raamovereenkomsten. Raamovereenkomsten zijn overeenkomsten waarbij de aanbesteding inmiddels afgerond en gegund is aan een selecte groep leveranciers. Voor deze dienstverlening zijn wij per heden op zoek naar een daadkrachtige en communicatief sterke Procesbegeleider Externe Inhuur / Specialist Raamovereenkomsten, hierna te noemen procesbegeleider. Het gaat hier om een nieuwe functie, wat de vrijheid en ruimte biedt met betrekking tot de inrichting van de functie.

De functie is voor 36 uur per week, te verdelen over 4 of 5 dagen. Op dinsdag werken we allemaal op kantoor in Rotterdam, overige dagen remote.

Doelstelling

Als procesbegeleider ben je verantwoordelijk voor de juiste inbedding van de raamovereenkomsten binnen de Inhuurdesk. Dit proces begint voor jou nog voordat de raamovereenkomst van inkoop wordt overgedragen aan ons. Je zorgt voor zowel de juiste overdracht als de juiste uitvoering door ons. 

Onze dienstverlening verschilt per raamovereenkomst. Zo zijn we voor overeenkomst A verantwoordelijk voor de onboarding, terwijl we voor overeenkomst B de werving, de onboarding en de facturatie verzorgen. Per overeenkomst zorg jij voor heldere, concrete afspraken richting enerzijds de interne stakeholders en anderzijds onze eigen Inhuurdesk collega’s zodat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht.

Jij weet welke informatie er benodigd is voor ons om tot uitvoering van de overeenkomst te komen. Samen met alle betrokkenen stem je dit per overeenkomst af en weet je de benodigde informatie boven tafel te krijgen. Je weet hierin de juiste vragen te stellen en bent het gezicht van de Inhuurdesk. Je beschrijft de werkprocessen, stelt instructies op, informeert alle betrokkenen en ziet toe op de juiste uitvoering per overeenkomst. Hierbij kijk je continue naar verbeteringen in onze dienstverlening en evalueer je regelmatig met stakeholders.

Voor alle vragen vanuit de interne organisatie ben jij het aanspreekpunt. Zeggen we raamovereenkomsten, dan zeggen we jouw naam. Alle vragen weet jij te beantwoorden. Natuurlijk komt het wel eens voor dat je het antwoord niet paraat hebt. Op zulke momenten ga je uit op onderzoek en zorg je ervoor dat het antwoord niet alleen bij de vrager terecht komt, maar ook bij jouw naaste collega’s. Je draagt actief je kennis over en bent een belangrijke schakel tussen/voor alle betrokken partijen.

Je komt te werken in het cluster DAS. Dit cluster bestaat nu uit 5 recruiters en 6 backoffice medewerkers, maar we zijn nog volop aan het groeien. Een van de backoffice medewerkers zal zich volledig focussen op de administratieve uitvoering van de door jou gemaakte afspraken. Je zult nauw samenwerken met deze backoffice collega en bent verantwoordelijk voor een goede afstemming en overdracht naar haar.

Het gaat om een nieuwe functie. Dit geeft jou de mogelijkheid om de functie mede vorm te geven. Je zult starten met het in goede banen leiden van alle processen rondom raamovereenkomsten. Daarna vragen we jou om bij te dragen aan de verbetering en optimalisatie van andere werkprocessen binnen onze Inhuurdesk.

Contacten

• Inkoop
• Contractmanagement
• Inhuurdesk
• Teamchefs en overige aanvragers
• HR

Opleiding

Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding, op minimaal Hbo niveau.
Losse (deel)certificaten worden niet als gelijkwaardig gezien.

Professionele kennis en werkervaring

Eisen:

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met externe inhuur binnen een organisatie (corporate zijde) waarin inhuur verschillende instroomkanalen en daarmee verschillende processen kent. De kandidaat heeft ervaring met het schakelen tussen deze verschillende processen;
• Aantoonbare werkervaring met inkoopprocessen.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met het juist overdragen van processen gericht op inhuur van externe medewerkers;
• Aantoonbare werkervaring met procesmanagement binnen een organisatie met meer dan 2000 medewerkers en een groot stakeholderveld;
• Aantoonbare werkervaring met verandertrajecten;
• Aantoonbare werkervaring binnen overheid.

Competenties

Je bent een echte procestijger en zoekt continue naar optimalisatie. Je hebt een helicopterview en ziet verbanden. Als geen ander weet jij dat wanneer je ergens aan de knoppen draait, dit impact kan hebben op andere zaken. Jij overziet alles van A tot Z. Verder beschik je over de volgende competenties:

Klantgerichtheid:
Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in:

• Onderzoekt samen met de klant zijn werkelijke vraag of behoefte;
• Zoekt samen met de klant naar de best passende oplossing voor de klantvraag;
• Is duidelijk naar de klant over de (grenzen van de) mogelijkheden;
• Komt proactief met voorstellen die inspelen op andermans belangen.

Kwaliteitsgerichtheid:
Stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het eigen werk. Is voortdurend op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren:

• Toetst en evalueert regelmatig de kwaliteit van het werk;
• Komt met voorstellen en initiatieven gericht op kwaliteitsverbetering;
• Onderneemt actie om herhaling van fouten te voorkomen;
• Anticipeert op kansen en mogelijkheden in de omgeving om de kwaliteit van de dienst en/of het product te verbeteren.

Leervermogen:
Is alert op nieuwe informatie. Maakt zich actief meester van nieuwe kennis en past deze effectief toe voor de eigen functie:

• Toont zich nieuwsgierig en leergierig.
• Past nieuwe technieken of werkwijzen snel en effectief toe.
• Staat open voor nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied.
• Werkt actief aan kennisontwikkeling.

Samenwerken:
Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat:

• Zoekt samenwerking en overleg.
• Geeft het gezamelijke resultaat voorrang boven het persoonlijke belang.
• Deelt uit eigen beweging informatie met anderen.
• Staat open voor ideeën en inbreng van anderen.
• Draagt positief bij aan de sfeer en onderlinge verhoudingen.
• Is collegiaal; ondersteunt collega’s waar mogelijk en nodig.
• Benut specialistische mogelijkheden binnen de organisatie; werkt samen met anderen om zaken en problemen op te lossen.

Flexibel gedrag:
Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden:

• Past zijn benadering of handelen soepel aan als de situatie dat vraagt.
• Verandert van aanpak als de oorspronkelijke niet effectief of haalbaar blijkt;
• Kan geijkte patronen en werkwijzen loslaten;
• Hervindt na een verstoring snel zijn normale ritme en routine;
• Past zich goed aan in een nieuwe omgeving.

Accuratesse:
Werkt nauwkeurig en zorgvuldig, heeft oog voor detail en maakt weinig fouten:

• Blijft geconcentreerd werken, ook bij monotoon werk;
• Voert werk nauwkeurig en precies uit;
• Toont aandacht voor details;
• Werkt ordelijk en systematisch;
• Schat goed in wanneer bijzondere nauwkeurigheid is vereist;
• Signaleert afwijkingen en onvolledigheden.