Portfoliomanager

Opdrachtomschrijving

Voor het IV-portfolio zoeken we een zelfstandige professional die ondersteuning biedt bij de uitvoering van het voortbrengingsproces. De opdracht is gericht op het zelfstandig uitvoeren van uitvoerende en ondersteunende werkzaamheden, zodat de inhoudelijke collega's zich op de kerntaken kunnen richten. Je gaat het IV-team gestructureerd en zorgvuldig ondersteunen op het gebied van administratie, documentatie, budgetbewaking en communicatie. De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen afgesproken kaders, maar met eigen verantwoordelijkheid voor de werkwijze en planning. Doel Het gestructureerd en zorgvuldig ondersteunen van het IV-team op het gebied van administratie, documentatie, budgetbewaking en communicatie.

Achtergrond opdracht

Taken / Resultaat:

• Budgetcontrole en -beheer.

• Documentbeheer en archivering.

• Notuleren en opvolgen van acties.

• Uitvoering van het IV-voortbrengingsproces met alle bijbehorende documenten.

• Beheer van de IV-mailbox.

Eisen

• Algemeen:
  1.    HBO-niveau, bij voorkeur officemanagement, bedrijfskunde of vergelijkbare opleiding.
  2.    Ervaring binnen een IV-omgeving of bij een (semi-)overheidsorganisatie.
  3.    Kennis van/ervaring met portfoliomanagement.
• Specifiek:
  1.    Minstens 3 jaar ervaring op het gebied van ondersteunende of secretariële werkzaamheden.
  2.    Aantoonbare ervaring met documentbeheer en verslaglegging.
  3.    Ervaring met budgetbewaking en financieel administratieve taken.
  4.    Bekendheid met projectmanagementmethodieken (Prince2, Agile) is een pré.

Competenties

• Competenties:
  1.    Nauwkeurigheid: werkt foutloos en heeft oog voor detail bij documentenbeheer en verslaglegging.
  2.    Organisatievermogen: kan meerdere taken tegelijk uitvoeren, bewaakt deadlines en houdt overzicht.
  3.    Zelfstandigheid: neemt initiatief en kan taken zonder voortdurende aansturing oppakken.
  4.    Communicatieve vaardigheid: kan helder verslagleggen en acties concreet doorgeven.
  5.    Samenwerkingsgericht: schakelt soepel met collega’s en ondersteunt het team proactief.
  6.    Integriteit: gaat zorgvuldig om met gevoelige informatie.
  7.    Stress- en crisisbestendig.