Microsoft 365 Functioneel Beheerder

 

Functietitel

Microsoft 365 Functioneel Beheerder

Standplaats

Zwolle ( en i.v.m. Corona maatregelen deels vanuit huis)

Startdatum

01-02-2022

Einddatum

31-07-2022

Optie tot verlenging

De opdracht kan na de initiële looptijd, in overleg tussen de Provincie Overijssel en de opdrachtnemer/kandidaat één of meerdere malen verlengd worden. De duur en de inzet worden in gezamenlijk overleg bepaald, de voorwaarden (zoals het tarief) worden bij een eventuele verlenging niet aangepast en zijn niet onderhandelbaar. De eventuele verlenging is altijd voor een bepaalde tijd en door de Provincie Overijssel schriftelijk kenbaar gemaakt aan de opdrachtnemer/kandidaat.

Uren per week

32-36

Organisatie

De ambtelijke organisatie van de provincie bestaat uit acht eenheden. Naast Bedrijfsvoering zijn dit Publieke Dienstverlening, Economie en Cultuur, Project- en Programmamanagement, Wegen en Kanalen, Bestuurs- en Concernzaken, Natuur en Milieu, Ruimte en Bereikbaarheid. De hoofden van deze eenheden zijn vertegenwoordigd in het Centraal Management Team (CMT) en de adjunct hoofden zijn vertegenwoordigd in het Bedrijfsvoeringsoverleg (BO). Er is een tweehoofdige directie (Directie-overleg, DO).

De eenheid Bedrijfsvoering waar je voor komt te werken (verder: BV) stelt de kaders voor haar klantgroepen - de medewerkers, de leiding, de directie en het bestuur - en bedient deze optimaal in de bedrijfsvoering. 

Shared Service Centrum (SSC-ONS)

De provincie Overijssel heeft samen met de gemeenten Zwolle en Kampen in 2012 besloten om een gezamenlijk Shared Service Centrum (SSC) op te richten. Inmiddels zijn meer gemeenten aangesloten. Dit SSC heeft als naam SSC-Ons. Zie https://www.ssc-ons.nl/ voor meer informatie. Eén van de drie afdelingen binnen SSC-ONS is ICT, zie, die ‘diensten’ verleent aan de partnerorganisaties. Bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van ICT-infrastructuur en het technisch beheer van ‘on premise’ en in de ‘cloud’ draaiende applicaties.

Project

Als M365 beheerder werk je samen met het Microsoft 365 beheerteam en het project DA’S Samenwerken. Het M365 beheerteam van Overijssel bestaat op dit moment uit vijf beheerders (drie extern, twee intern). Als lid van het M365 beheerteam word je ingezet ten behoeve van het reguliere functioneel beheer 2de lijn van de Microsoft 365 omgeving en het project DA’S Samenwerken. Standaard vragen en verzoeken worden zoveel mogelijk opgevangen door de 1ste lijn. Het werkveld beslaat dus voornamelijk beheerwerkzaamheden en daarnaast een stuk ondersteuning van het projectmatig ontwikkelwerk (inrichten M365).

Voor het project DA’S Samenwerken ligt een implementatieplan ten uitvoer waar in twee fasen M365 wordt geïmplementeerd in de organisatie van circa 1300 medewerkers, incl. externe inhuur. Het betreft dan de implementatie van MS Teams, SharePoint en OneDrive. In de eerste fase die loopt tot 1 januari 2022 is het bedoeling dat er met een kleine groep iteratief wordt gestart. Mede op basis van de ervaringen vanuit deze eerste fase wordt een detailplan uitgewerkt voor de twee fase waarbij het doel is om uiterlijk 31-12-2022 de gehele organisatie te laten werken met MS Teams, SharePoint en OneDrive. Vermeld dient nog te worden dat de medewerkers inmiddels beschikken over een zakelijke laptop waarop een ‘eenvoudige’ variant van Teams beschikbaar is en ook de mailomgeving inmiddels gemigreerd is naar de cloud. Daarnaast heeft een deel van de organisatie ervaring heeft met het werken met SharePoint Online vanuit een pilot die in 2019 is gestart. Inmiddels is er al een aantal sites aangemaakt en werkt een deel van de medewerkers samen via het SharePoint Online samenwerkplatform.

Zoals bij de situatieschets van de organisatie beschreven staat, is de provincie aangesloten bij het Shared Service Centrum ONS. Zij doen onder andere het technisch beheer voor de provincie en zorgen ook voor een stuk basisinrichting van de tenant. Denk hierbij aan de inrichting van Conditional Access en andere privacy en security aspecten. De voorliggende opdracht richt zich dus echt op de functionele inrichting van SharePoint, Teams en OneDrive.

Een belangrijk aandachtspunt is dat het project zich afspeelt in een bewegende context. Nog los van andere ontwikkelingen binnen de organisatie, zijn er alleen al op het Microsoft 365 platform meerdere ontwikkelingen die parallel lopen.  Eén van die belangrijke ontwikkelingen in deze context is de invoering van zaakgericht werken dat in dezelfde periode wordt geïmplementeerd.

Opdracht omschrijving

Als M365 beheerder ligt er enerzijds een belangrijke taak om te zorgen voor het onderhouden van wat live staat en een stuk kennisoverdracht naar de interne functioneel beheerders. Anderzijds draag je bij aan de implementatie van het project DA’S Samenwerken en daarmee de brede uitrol van SharePoint, OneDrive en Teams.

Als M365 beheerder richt je je onder andere op de volgende werkzaamheden: Intakes met business onderdelen voor de gewenste inrichting van de team sites inclusief autorisaties, rollen, documentbibliotheken etc.

• Gebruikersondersteuning en opleiding;
• Kennisoverdracht naar de interne functioneel beheerders;
• Afhandelen 2e lijns meldingen;
• Opstellen/actualiseren van inrichtingsdocumentati;e
• Begeleiding bij functionele- en gebruikers acceptatie testen;
• Intakes met business onderdelen voor de gewenste inrichting van de team sites inclusief autorisaties, rollen, documentbibliotheken etc.;
• Functioneel inrichten van de M365 omgeving conform de richtlijnen die met het project zijn afgesproken.

Verantwoordelijkheden / Resultaten

Als M365 beheerder ben je verantwoordelijk voor 2e lijns beheerwerkzaamheden en het opbouwen van kennis en kunde van de interne beheerders. Daarnaast zal wordt je voor een deel gevraagd om bij te dragen aan een succesvolle organisatiebrede uitrol van Teams, SharePoint en OneDrive.