Medewerker Salarisadministratie

Opdrachtbeschrijving medewerker Salarisadministratie gemeente Oldebroek

De opdrachtgever
De gemeente Oldebroek is ambitieus! Met elkaar werken we aan een organisatie die aansluit bij de samenleving en de mogelijkheden van deze tijd. Die samenleving geven we met elkaar vorm; inwoners en gemeente. Je krijgt de ruimte voor eigen initiatief en om eigen verantwoordelijkheid te nemen. We ondersteunen en faciliteren elkaar waar dat kan. Dat doen wij vanuit onze kernwaarden: Dienstverlenend, Eigenaarschap, Verbindend, Flexibel en Vakbekwaam.

Het team
De salarisadministratie maakt onderdeel uit van P&O, dat samen met Financiën, Communicatie, Juridische Zaken, Belastingen het Team Bedrijfsvoering vormt. De collega’s van team Bedrijfsvoering werken met elkaar aan dienstverlening die vraaggestuurd en klantgericht is, professioneel, verbindend en efficiënt ingericht. Het team richt zich vooral op de interne dienstverlening (met uitzondering van Belastingen) en houdt zich bezig met beleidsvorming, advisering en de ondersteuning en uitvoering van de ambities van de organisatie op het gebied van bedrijfsvoering.

Wij zoeken voor het waarmaken van onze ambities vaak de samenwerking. Zo werken we per 1 januari 2023 binnen de H2O-gemeenten (Heerde, Hattem en Oldebroek) met hetzelfde personeels- en salarissysteem (Youforce/ Beaufort/Gemal van Visma/Raet). Momenteel zitten we in de inrichtingsfase, waarbij we de modules van Youforce inrichten aan de hand van onze bedrijfsvoeringsprocessen en de voorbereidingen treffen om de gegevens te migreren vanuit ons huidige personeels- en salarissysteem Pims@all/LPS/Cognos/YouPP van Centric naar het nieuwe systeem.
Tegelijkertijd besteden we per 1 januari 2023 onze salarisadministratie uit.

De opdracht
Door de uitbesteding van de salarisadministratie zullen we een groot aantal werkzaamheden niet langer in huis uitvoeren. Wel zal een aantal werkzaamheden door onszelf moeten worden uitgevoerd. Voor de onderstaande werkzaamheden zoeken wij dan ook een medewerker Salarisadministratie:
 

• Verzorgen van de controle op de verwerkte mutaties (o.a. op wet- en (lokale) regelgeving) en afstemming met de externe salarisbureau, voordat de uitbetaling plaatsvindt
• Verzorgen van boekingen aan cluster Financiën ten behoeve van de afdrachten aan Belastingdienst, ABP en Loyalis, Personeelsvereniging en de netto betalingen
• Verstrekken en borgen van gegevens voor interne en accountants controles
• Actief verstrekken van informatie aan P&O-collega’s, medewerkers en leidinggevenden, zoals via intranetberichten
• Verstrekken van gegevens over gedetacheerden voor het maken van facturen voor doorfacturering;
• Verzorgen van de loonjournaalpost
• Verzorgen van de input voor de maandelijkse salarisproductie
• Verzorgen van maandelijkse rapportages (P-begroting/Realisatie, sociaal jaarverslag etc.)
• Het invullen van werkgeversverklaringen voor hypotheek en officiële instanties
• Verzorgen van managementinformatie (zoals sociaal jaarverslagen)
• Uitvoering geven aan de ‘’Werkkostenregeling (WKR)’’
• Verzorgen Formatie/Bezetting inclusief nieuwe functie-indelingen HR21
• Bijdrage leveren aan Financiën ten behoeve van het opschonen van de kruisposten
• Deelname aan werk- en projectgroepen
• Initiëren en doorvoeren van procesverbeteringen (in overleg)
• Archivering

Wat neem je mee
De medewerker Salarisadministratie dient te beschikken over de vereiste vakkennis en gedegen kennis van en inzicht in de gemeentelijke arbeidsvoorwaarden. Het kennisniveau dient geborgd te zijn doordat de medewerker Salarisadministratie staat ingeschreven in het onafhankelijke NIRPA.
Om ingeschreven te kunnen staan moeten jaarlijks accreditatiepunten worden gehaald door het volgen van scholing. Vanuit de organisatie die de dienstverlening uitvoert, dient sprake te zijn van vervangbaarheid.