Medewerker recordbeheer

Opdrachtomschrijving

Binnen het team Interne Diensten van de gemeente Tytsjerksteradiel zij wij op zoek naar een enthousiaste medewerker recordbeheer!

Als medewerker recordbeheer draag je bij aan het zorgvuldig en efficiënt beheren van informatie en archieven binnen de gemeente. Je zorgt dat bewaar- en beheerprocessen correct worden uitgevoerd, en je bent verantwoordelijk voor de bewaring, selectie, vernietiging en overbrenging van documenten. Je ondersteunt procesverbeteringen en helpt gebruikers bij hulpvragen over ons zaaksysteem Liber. 

Deze functie is ingeschaald in schaal 8 cao Gemeenten.

Verantwoordelijkheden

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het beschikbaar en toegankelijk maken van onze informatie en archief uit gemeentelijke en private archieven. Je hebt een passie voor cultuur- historisch archiefmateriaal en zorgt ervoor dat het optimaal bewaard en eenvoudig vindbaar is en blijft. Ook speel je een belangrijke rol bij het adviseren over zaken als openbaarheid, permanente bewaring en gegevensvernietiging.

Op hoofdlijnen gaat het om de volgende rollen en taken:

• Je beoordeelt, registreert en scant inkomende post en distribueert digitale exemplaren naar de juiste afdelingen of personen;
• Je scant papieren documenten (back-log) om deze duurzaam beschikbaar te maken in ons DMS/RMA;
• Je bewaakt de toegankelijkheid, volledigheid en correctheid van de (zaak-)dossiers en zorgt dat ze beschikbaar zijn voor bevoegde medewerkers;
• Je zorgt voor een veilige en duurzame opslag van documenten;
• Je beheert documenten op een wijze dat ze gebruikt kunnen worden wanneer dat is vereist;
• Je beantwoordt interne en externe informatieverzoeken;
• Je adviseert collega’s over documentbeheer en bewaring en levert een bijdrage aan het opstellen van informatiebeheerbeleid;
• Je draagt bij aan het voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer;
• Je bepaalt welke documenten bewaard moeten blijven en welke vernietigd mogen worden, op basis van de geldende wet- en regelgeving (bijv. Archiefwet);
• Je bepaalt welke documenten overgebracht moeten worden naar een archiefbewaarplaats;

De kandidaat is inzetbaar vanaf 25 augustus 2025 tot en met 31 december 2025 voor 24 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend. De opdracht is voor 24 uur per week. Opdrachtgever heeft de bevoegdheid om gedurende de looptijd van de overeenkomst de inzet te verhogen tot maximaal 36 uren per week waarbij het uurtarief ongewijzigd zal blijven, tenzij partijen bij urenuitbreiding een lager uurtarief overeenkomen vanwege de verhoging van de inzet. Een hoger uurtarief is uiteraard niet mogelijk. Deze urenuitbreiding is optioneel, opdrachtnemer kan hier geen rechten aan ontlenen. Uitbreiding geschiedt in overleg met opdrachtnemer en wordt indien van toepassing nader schriftelijk vastgelegd. Bij inschrijving dient u uit te gaan van het minimaal aantal uren per week. De functie is in de organisatie op basis van de Cao Gemeenten ingeschaald op functieschaal 8. De gesprekken vinden plaats op maandagochtend 25 augustus 2025. We vragen hier rekening mee te houden.