Managementondersteuner p&o

Organisatie
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de missie waar wij voor gaan!

Afdeling
De afdeling Personeel & Organisatie (P&O) bestaat uit ruim 35 enthousiaste collega’s, verdeeld over de teams Beleid, Advies, Recruitment en de HR Servicedesk. Samen werken we aan de ontwikkeling van mens en organisatie. We ontwikkelen, voeren uit en implementeren HR-beleid en organisatieadvies. In samenwerking met directie, management en medewerkers bouwen we aan een sterke organisatie en een toekomstbestendige stad.

Opdracht
Als managementondersteuner P&O ben jij de onmisbare kracht die zorgt dat alles soepel verloopt. Je houdt het overzicht, zelfs als er veel tegelijk speelt. Je beheert de agenda van het afdelingshoofd, organiseert bijeenkomsten tot in de puntjes en zorgt dat alle stukken op tijd klaarstaan. Je notuleert helder, bewaakt actiepunten en zorgt voor een goede voorbereiding én afronding van overleggen.
Je bent het aanspreekpunt voor collega’s, helpt bij het plannen van afspraken, het klaarzetten van informatie en het bijhouden van het intranet. Daarnaast ondersteun je bij leeractiviteiten en projecten van het management.
Geen dag is hetzelfde: de ene dag zit je in een teamoverleg, de andere dag bereid je een sessie voor met het college van B&W, regel je een locatie en zorg je dat de lunch voor een P&O-bijeenkomst tot in de puntjes verzorgd is. Wat er ook gebeurt: jij houdt het overzicht én de regie.
Je bent een aanpakker die rust brengt in een dynamische omgeving. Je houdt ervan als zaken goed geregeld zijn, werkt nauwkeurig en denkt graag vooruit. Plannen, organiseren en structuur aanbrengen gaan je van nature goed af.
Je schakelt moeiteloos tussen verschillende mensen en onderwerpen, van praktische zaken tot vertrouwelijke overleggen. Collega’s kunnen op je rekenen: je bent aanspreekbaar, betrokken en helpt waar nodig, zonder je eigen focus te verliezen. Je voelt snel aan wanneer iets dreigt vast te lopen en denkt mee over hoe het beter of slimmer kan. Je werkt zelfstandig, maar bent ook een teamspeler die het anderen graag makkelijker maakt. Je houdt van afwisseling, neemt verantwoordelijkheid en voelt je thuis in een professionele werkomgeving waar ruimte is voor eigen initiatief en samenwerking.

- Je ondersteunt het afdelingshoofd (en waar relevant de betrokken stakeholders) in de voorbereidingen van bestuurs- en directievergaderingen, inclusief agendabeheer, notulering, besluiten- en actielijsten.
- Je bewaakt de volledigheid en tijdigheid van beleidsvoorstellen, rapportages en adviesstukken die de afdeling/het directieteam ingaan.
- Je fungeert als schakel tussen de afdeling en de organisatie.
- Je signaleert (operationele en organisatorische) knelpunten binnen processen, adviseert over verbetervoorstellen en draagt bij aan de implementatie daarvan.
- Je zorgt voor heldere communicatie over besluiten, voortgang en wijzigingen en zorgt dat de organisatie (of de afdeling) goed geïnformeerd is.

Competenties
- Analytisch vermogen: je ziet verbanden, herkent trends, kan complexe informatie samenvatten;
- Resultaatgericht: je zet door, je houdt een dossier scherp en je zorgt dat acties opgevolgd worden;
- Netwerken & verbinden: je onderhoudt contacten met interne en externe partijen en weet stakeholders te verbinden;
- Flexibiliteit & stressbestendigheid: je functioneert goed in wisselende omstandigheden en hebt af en toe ook druk;
- Integriteit & betrouwbaarheid: je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gemaakte afspraken;
- Assertiviteit;
- Dienstverlenend;
- Sterke organisatorische vaardigheden; je kunt meerdere lijnen tegelijk bewaken, prioriteiten stellen en werken met deadlines;
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling; vaardig in het vertalen van bestuurlijke / directie-uitgangspunten naar heldere teksten en adviezen;
- Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: inzicht in wie welke belangen heeft, protocollen, formele kaders; zelfstandigheid en discretie. 

Schaal
Deze opdracht is ingedeeld in Schaal 8 (nieuwe structuur).

Benodigd aantal professionals:
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: maandag t/m vrijdag.