Word lid Ben je al lid? Inloggen
Gemeente Rotterdam

Management assistent - cluster so

Gemeente Rotterdam

De opdracht­omschrijving

Waar ben jij van?

Jij bent van overzicht behouden. Als management assistent weet jij als geen ander meerdere ballen in de lucht te houden, want er zullen meerdere dingen tegelijk lopen. Jij schrikt hier niet van en in de soms hectische omgeving waar jij in terecht zal komen, creëer jij overzicht en stabiliteit.

Jouw functie

Als ervaren directiesecretaresse sta je sterk in je schoenen. Je levert ondersteuning aan het directieteam. Je bent het vaste aanspraakpunt voor de teamleider, je bereid het directie overleg voor en je bent de vliegende keep van je directe collega’s. Het team bestaat naast jou uit nog 7 andere managementassistenten/ directiesecretaresses. Samen met de strategisch adviseur van de directie bereid je de wekelijkse Directieteam vergaderingen voor. Je zorgt voor de uitvraag van agendapunten, verzorgt een eerste kwaliteitscheck; je redigeert de ingebrachte stukken en controleert op de volledigheid van alle adviezen die nodig zijn van de betrokken afdelingen. Je plant voorbesprekingen en zorgt ervoor dat alle stukken tbv de vergadering op de juiste wijze zijn gedocumenteerd en genummerd. Je beheert de mailbox waarbij je ook proactief bent op de beantwoording van vragen, planning van vergaderingen en agendapunten. Je stelt de agenda op in samenspraak met de strategisch adviseur en zorgt voor de verzending van stukken en verwerking in het onlinedocumentensysteem iBabs en DIVA. Je ontwerpt de jaarplanner en maakt een jaaroverzicht. Je organiseert de locaties waarbij je ook de logistiek eromheen in het oog houdt en hierop adviseert.

Tevens ondersteun je de teamleider in het dagelijkse agendabeheer.

Naast deze vaste werkzaamheden vervul je de rol van ‘vliegende keep’; mocht een collega voor een langere periode afwezig zijn vanwege verlof of door ziekte vervang je haar in de ondersteuning. De ondersteuning kan bestaan uit het overnemen van simpele taken bij drukte, het (mede) organiseren van evenementen (denk aan een afscheid, sportdag, nieuwjaarsbijeenkomst bijvoorbeeld). Via het afdelingshoofd worden hulpvragen geïnventariseerd en in overleg doorgezet naar jou. Kortom, een afwisselend takenpakket waarbij ruimte is om jezelf taken eigen te maken en de functie uit te bouwen.

We verwachten van jou dat jij je communicatiestijl weet af te stemmen op de doelgroep en hierbij de belangen van het managementteam en de zakelijke relatie weet te behartigen.

Jouw profiel

Als management assistent blink je uit in zowel samen- als zelfstandig werken. Je staat in ieder geval aan de lat om een directeur en diens team volledig te ontzorgen. Dit doe je door voorbereid aan tafel te zitten, vragen te stellen en je acties en werkstijl aan te passen naar gelang de behoefte. Proactief zijn is voor jou een vanzelfsprekendheid, ook in je samenwerking met de andere collega’s uit je team. Je hebt uitstekende planningsvaardigheden, die jou helpen bij het verzorgen van een strakke planning, logistiek en de bijbehorende vergaderstukken. Je weet je heel natuurlijk aan te passen naar wat dat van jou vraagt. Je hebt een hoge betrouwbaarheidsfactor; je zegt wat je doet en doet wat je zegt. Verder besef jij je dat jouw rol meer is dan het bedienen van een directeur en dat jij een belangrijke schakel bent in het goed functioneren van een cluster als Stadsontwikkeling. Je vindt het daarom leuk om ook afspraken en bijeenkomsten te organiseren die afstralen op de directie in den brede. Dit doe je soms alleen, soms samen, maar altijd transparant. Je hebt ervaring in een soortgelijke rol, maar bovenal bruis je van enthousiasme om in het ruimtelijk domein bij een dynamische afdeling in een open en goede sfeer gezamenlijk hard te werken. Je denkt graag mee en maakt zaken snel eigen. Je bent accuraat in stukken, de nummering, huisstijl en in de verzending van ook vertrouwelijke stukken. Verder kun je goed overweg met verschillende ICT-programma’s zoals Microsoft Office (incl Planner), Microsoft Teams, iBabs, Oracle, Planon, DIVA. Je houdt ervan om zowel zelfstandig als in teamverband te werken en je kunt tegen stress en drukte om je heen.

Eisen

Je hebt een afgeronde HBO-diploma, in een secretariële studierichting;

Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met werken in een politiek/bestuurlijke omgeving, opgedaan in de afgelopen 8 jaar;

Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;

Je bent fulltime beschikbaar en in ieder geval op dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag.

Je hebt aantoonbare werkervaring als managementassistent bij een gemeente met meer dan 100.000 inwoners;

Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met iBabs: het vergadersysteem binnen de organisatie;

Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met Planon en/of SARA.

Wensen

Je hebt kennis van en ervaring met Oracle EBS, Module Inkoop;

Je hebt kennis van en ervaring met DIVA.

Je hebt minimaal 10 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie opgedaan in de afgelopen 15 jaar;

Je hebt een afgeronde cursus Bestuurlijke Besluitvorming bij Gemeenten.

De afdeling

De afdeling Directie- en Bestuursondersteuning (DBO) van het cluster Stadsontwikkeling (SO) ondersteunt de directie en het college van Burgemeester en Wethouders. DBO coördineert en adviseert op de bestuurlijke besluitvorming rondom werkzaamheden van SO en is de adviseur op het gebied van bestuurlijke dienstverlening, bedrijfsvoering en informatievoorziening. Het secretariaat en dagelijkse ondersteuning van de directieleden van SO is ook een verantwoordelijkheid van DBO. DBO functioneert binnen SO als stafafdeling rechtstreeks onder de Concerndirecteur Stadsontwikkeling (evenals de afdeling Strategie). In alles is de afdeling –als spin in het web- vanuit regie verbonden met de organisatie, directie en het bestuur. De afdeling kent een formatie van circa 33 fte, verdeeld over drie teams: het team Advies & Regie, het team Directie & Managementondersteuning en het team Data & Analyse. De sfeer binnen de afdeling is informeel, gezellig, hardwerkend, accuraat, resultaat- en oplossingsgericht en in verbinding met de andere clusters en partners in en buiten de stad.

De organisatie

Samen maken we de stad, veerkrachtig en duurzaam

Bij Stadsontwikkeling werken we elke dag met trots en passie voor Rotterdam. We zijn trots op Rotterdammers, met hun roots in alle delen van de wereld. Op onze wereldhaven, op onze skyline, op onze moderne architectuur en op ons internationale netwerk. Op onze Rotterdamse ondernemerskracht, ambitie en daadkracht, waar het draait om kansen creëren en kansen nemen. Kortom, op onze stad die altijd in verandering en nooit af is, met al zijn creativiteit, contrast en eigenzinnigheid.

De Eisen

  • Curriculum Vitae U dient hier het CV van de kandidaat te uploaden. Het CV dient ter verificatie van het gestelde in de Inschrijving. Vermeld in de Bestandsnaam van het CV de naam van de kandidaat en de naam van u als Inschrijver. Vormvereisten CV: Volledige naam + voorletters kandidaat; Beschikbaar voor x aantal uren vanaf startdatum; Opleiding; Werkervaring; Specifieke kennis; Systeem kennis; Relevante nevenactiviteiten; Gevraagde certificaten + naam instituut + datum behaald; De CV dient opgesteld te zijn in het Nederlands; maximaal 5 A4 enkelzijdig groot. U bevestigt het Curriculum Vitae van de kandidaat te hebben geüpload. Knock-out Het bovenstaand gestelde betreft een eis (knock-out). Indien de inschrijving niet aantoonbaar voldoet aan deze eis komt de Inschrijving niet voor gunning in aanmerking.
  • Schrijft u als Inschrijver zelfstandig in? (zijnde; niet in combinatie)
  • Geschiktheid Kandidaat Inschrijver verklaart dat de kandidaat geschikt is voor inzet op de opdracht. Hiertoe heeft Inschrijver ten minste: De inhoud van deze uitvraag gelezen en begrepen. Onder de inhoud van deze uitvraag verstaan wij het volgende: het functieprofiel of opdrachtomschrijving behorend bij deze uitvraag; de van toepassing zijnde voorwaarden; Middels passende en realistische selectie- en screeningsinstrumenten de volgende zaken vastgesteld: dat de kandidaat volledig voldoet aan alle in deze uitvraag gestelde eisen; dat inzet van de kandidaat tot een redelijk te verwachten professionele uitvoering van de opdracht en/of vervulling van de functie leidt; dat uit het (arbeids)verleden van de kandidaat geen bezwaren ten aanzien van inzet op de opdracht blijken: Kandidaat is afgelopen 2 jaar niet in dienst geweest van de gemeente Rotterdam. Knock-out Het bovenstaand gestelde betreft een eis (knock-out). Indien de inschrijving niet aantoonbaar voldoet aan deze eis komt de inschrijving niet voor gunning in aanmerking.
  • Vanaf heden is het niet meer nodig om deze documenten te uploaden in Mercell. In plaats daarvan vragen wij u deze documenten wel op te vragen bij de kandidaat en in eigen beheer te houden tot tenminste 12 maanden na afloop van de opdracht inclusief eventuele verlengingen en daarbij vragen wij u akkoord te gaan met onderstaande. Opdrachtnemer gaat akkoord met onderstaande voorwaarden: 1. Opdrachtnemer garandeert dat hij voorafgaand aan de datum waarop de opdracht tot plaatsing van een kandidaat definitief wordt gegund beschikt over:  een volledig en correct door de kandidaat ingevulde en ondertekende Verklaring informatiegebruik en geheimhouding; een volledig en correct door de kandidaat ingevulde en ondertekende Integriteits- en geheimhoudingsverklaring; een volledig en correct door de kandidaat ingevulde en ondertekende Verklaring arbeidsverleden; een Verklaring omtrent het gedrag op punten 11, 12 en 13 van de kandidaat, tenzij dit anders is aangegeven in het functieprofiel,  die niet ouder is dan 5 jaar ten opzichte van de datum waarop de opdracht definitief wordt gegund en waaruit geen bezwaren blijken ten aanzien van het inzetten van de kandidaat op de opdracht (VOG). Opdrachtnemer garandeert dat hij ook tijdens de gehele looptijd van de opdracht beschikt over een geldige VOG van de kandidaat; 2. Opdrachtnemer is van rechtswege in verzuim op het moment dat hij de verplichting in het eerste lid niet uiterlijk voorafgaande aan de datum waarop de opdracht tot plaatsing van een kandidaat definitief wordt gegund is nagekomen.  3. De gemeente Rotterdam is gerechtigd om van Opdrachtnemer te verlangen dat hij op eerste verzoek met (de hierboven genoemde) relevante stukken aantoont dat hij de verplichting uit lid 1 (tijdig) is nagekomen. 4. Indien bij Opdrachtnemer het vermoeden bestaat of redelijkerwijs zou moeten bestaan dat hij de verplichting uit het eerste lid niet (tijdig) zal kunnen nakomen, dient hij de gemeente Rotterdam hiervan onverwijld schriftelijk op de hoogte te brengen via de algemene mailbox [servicepuntexterneinhuur@rotterdam.nl] met vermelding van de naam van de kandidaat en het specifieke tendernummer. 5. Opdrachtnemer kan zich jegens de gemeente Rotterdam niet op overmacht beroepen terzake de niet nakoming van de verplichtingen uit deze bepaling. 6. Indien Opdrachtnemer één of meerdere van zijn verplichtingen uit deze bepaling niet of niet tijdig nakomt, is hij aansprakelijk voor alle schade die de gemeente Rotterdam daardoor lijdt of nog zal lijden. Onverminderd de rechten die de gemeente Rotterdam heeft op grond van de wet, is hij in dat geval gerechtigd om:   zijn verplichtingen uit de opdracht tot plaatsing van de kandidaat op te schorten en/of de geleden of nog te lijden schade als gevolg van de tekortkoming te verrekenen met (toekomstige) vorderingen die de Opdrachtnemer heeft op de gemeente Rotterdam en/of de kandidaat per direct op non-actief te stellen en/of de Opdracht tot plaatsing van de kandidaat (definitief) te beëindigen.   7. Voorafgaande aan een eventuele plaatsing informeert Opdrachtnemer de kandidaat over de noodzaak om de documenten genoemd in het eerste lid op tijd bij Opdrachtnemer aan te leveren en over de gevolgen (non-actiefstelling en/of beëindiging opdracht tot plaatsing) die de gemeente Rotterdam kan verbinden aan de niet nakoming van deze verplichting.
  • WAADI Indien u tegen vergoeding arbeidskrachten ter beschikking stelt aan de gemeente Rotterdam om onder onze leiding en toezicht arbeid te verrichten, dient uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel te blijken dat u dit wettelijk mag doen conform de Wet Allocatie Arbeidskrachten Door Intermediairs (Waadi).  De gemeente checkt dit bij opdrachten onder leiding en toezicht via deze Link naar de KvK Waadi check website. U verklaart dat u bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel WAADI geregistreerd bent.

De Wensen

  • Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met werken in een politiek/bestuurlijke omgeving, opgedaan in de afgelopen 8 jaar; Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal; Je bent fulltime beschikbaar en in ieder geval op dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag. Je hebt aantoonbare werkervaring als managementassistent bij een gemeente met meer dan 100.000 inwoners; Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met iBabs: het vergadersysteem binnen de organisatie; Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met Planon en/of SARA.
  • Bent u als u de Opdracht gegund krijgt ook de facturerende partij?
  • Speciefieke kennis en werkervaring Geef aan of de kandidaat beschikt over de in de antwoordopties genoemde relevante kennis en werkervaring. - Aantoonbare kennis van en ervaring met Oracle EBS, Module Inkoop. - Aantoonbare kennis van en ervaring met DIVA. - Minimaal 10 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie opgedaan in de afgelopen 15 jaar. - Een succesvol afgeronde cursus Bestuurlijke Besluitvorming bij Gemeenten.

Interesse in deze opdracht?

Zo werkt onze dienstverlening

Deze opdracht is gesloten, reageren is helaas niet meer mogelijk

Gesloten

Mis geen kans, word gratis lid

Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox

Word lid