Herontwerp connect

Situatieschets
Het UMC Utrecht bevindt zich in een organisatorische transformatie. We willen slimmer en eenduidiger werken, sneller kunnen innoveren en beter inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen. Daarom gaan we anders samenwerken. Een belangrijk onderdeel van deze verandering is een reorganisatie. We stappen over van een traditionele zuilenstructuur naar een matrixorganisatie.

Ons intranet ‘Connect’ is momenteel ingericht op basis van de oude structuur en processen. Navigatie, informatiearchitectuur en beheer zijn hier nauw mee verweven. Als we niets doen, ontstaat er straks een mismatch tussen hoe we zijn georganiseerd en hoe we communiceren en informatie delen. Dat zou het dagelijkse werk belemmeren en de betrokkenheid van collega’s verlagen, juist nu we in een belangrijke transitiefase zitten.

Een herontwerp van het intranet is daarom noodzakelijk. Connect moet tijdens de transitie ondersteunen én op 1 januari 2027 klaar zijn voor de nieuwe organisatiestructuur. Het intranet moet heldere communicatie mogelijk maken en collega’s snel en eenvoudig toegang geven tot de juiste informatie, medewerkers en middelen.

Dienstverlening
Wij zoeken een professionele partij die ons zowel technisch als inhoudelijk begeleidt in het traject. Er wordt ondersteuning gevraagd bij vraagstukken als het herontwerp, de bouw, adoptie, livegang en borging.

Het doel: een toekomstbestendig Connect, dat onze nieuwe organisatie versterkt, medewerkers ondersteunt in hun werk en zorgt voor verbinding in organisatie in beweging. 

Scope

Het project omvat het herontwerp, de ontwikkeling en implementatie van het intranet, waarbij de focus ligt op het optimaal ondersteunen van de nieuwe organisatie. De onderdelen zijn:

Advies en projectleiding
• Advies over projectaanpak, regie en coördinatie, met mogelijkheid tot uitvoerende ondersteuning.

Informatiearchitectuur en -structuur
• Adviseren en ontwikkelen van een heldere structuur, passend bij de nieuwe organisatiematrix.

Technische realisatie
• Implementatie van een toekomstbestendig intranet op basis van standaard SharePoint-functionaliteiten, inclusief een laagdrempelige mobiele app.

Kanalenstrategie en governance
• Opstellen van een kanalenstrategie: wat zetten we waar in en voor wie?
• Opzetten van een duidelijke governance-structuur met heldere én gedragen verantwoordelijkheden.
• Een redactieplan om contentbeheer en kwaliteitsbewaking te waarborgen.

Interactieve functionaliteiten en personalisatie
• Realisatie van een platform dat tweerichtingsverkeer faciliteert, medewerkers actief betrekt en rol gebaseerde personalisatie mogelijk maakt.

Contentmigratie
• Begeleiding bij de migratie van content.
• Begeleiding van de coördinatie bij de migratie van content.
• Uitvoering van migratie van de content.

Adoptie en verandermanagement
• Begeleiding bij acceptatie, inclusief training, om draagvlak en gebruik te stimuleren. 

Projectresultaten

1. Een heldere structuur
• De overgang van een zuilenstructuur naar een matrixorganisatie is ondersteunend én voelbaar in de opbouw en werking van Connect.
• De nieuwe inrichting is logisch en intuïtief waardoor medewerkers snel vinden wat ze zoeken.
• Informatie, communicatie en interactie zijn logisch en herkenbaar georganiseerd.
• De structuur maakt doelgroeptargeting voor nieuws en content mogelijk: medewerkers ervaren een gepersonaliseerd intranet en vinden wat voor hen relevant is.
• Nieuws en content zijn voorzien van metadata en helder gestructureerd.

2. Gebruiksgemak is key
• Connect is dé centrale plek voor alles wat medewerkers nodig hebben om prettig te werken.
• Toegang is laagdrempelig en eenvoudig.
• Toegang tot Connect via een app is een sterke wens.

3. Een basis voor gesprek, interactie & verbondenheid
• Het intranet draagt actief bij aan het gevoel van samen één UMC Utrecht: medewerkers vinden elkaar makkelijk, delen kennis en werken doelgerichter samen.
• Het platform biedt ruimte voor input, dialoog en feedback van medewerkers.
• Teams en medewerkers treffen elkaar over gedeelde thema’s en doelstellingen, ondersteund door actuele en gedeelde informatie.
• Medewerkers ervaren het intranet als het hart van interne communicatie, omdat zij hier dagelijks actuele nieuwsberichten, organisatie-informatie en belangrijke aankondigingen vinden. Ook kunnen collega’s hier op elkaar reageren, delen en vragen stellen.
• Het werkt als een ‘listening tool’: signalen uit de organisatie worden zichtbaar en benut.
• Het stimuleert menselijk contact, betrokkenheid en eigenaarschap, binnen én over teams heen.

4. Beheer op orde
• Governance is geborgd: er is heldere verantwoordelijkheid voor kanalen, content en informatiebeheer.
• Contentbeheer is belegd zodat medewerkers herkennen wat actueel is en weten wat prioriteit heeft.

5. Geadopteerd en vertrouwd
• Adoptie is een integraal onderdeel van het project: communicatie, begeleiding en training zorgen dat het intranet daadwerkelijk wordt omarmd en gebruikt.
• Informatie is actueel, helder van herkomst en afgestemd op de gebruiker.
• Medewerkers willen naar het intranet: het voelt logisch, aantrekkelijk en waardevol voor hun dagelijks werk.
• Het intranet wordt erkend als de enige en betrouwbare bron voor interne informatie, nieuws en beleid.
• De consistente kwaliteit en transparantie van content zorgen ervoor dat medewerkers het intranet vertrouwen.  
• Medewerkers zien de meerwaarde van Connect voor zichzelf, voor elkaar en de organisatie.

6. Toekomstbestendig
• Het is eenmalig goed neergezet: doordacht, duurzaam en doelgericht.
• Het platform wordt doordacht en duurzaam ingericht, met alleen die functionaliteiten die waarde toevoegen.
• Het is flexibel en schaalbaar, en kan meebewegen met toekomstige veranderingen zoals reorganisaties, groei of nieuwe communicatiewensen.