Helpdeskmedewerker/administratief medewerker

Ben jij iemand die onze helpdesk kan bemensen én ons kan ondersteunen bij diverse administratieve werkzaamheden? Dan zoeken wij jou!

Wie zijn wij
BIJ12 werkt voor provincies en brengt kennis en informatie bijeen over het landelijk gebied en de fysieke leefomgeving in Nederland. Wij zorgen voor uniformiteit in informatievoorziening en de uitvoering van provinciale regelingen. BIJ12 ondersteunt provincies bij hun werk op het gebied van natuur en informatiesystemen en is opgericht door de provincies als onderdeel van het Interprovinciaal Overleg (IPO). Kijk voor meer informatie ook op www.BIJ12.nl
Hieraan wordt gewerkt vanuit vier units: 1. Faunazaken en ACSG (Advies Commissie Schade Grondwater) 2. Natuurinformatie en Natuurbeheer 3. GBO voor het beheer van gezamenlijke informatiesystemen 4. Het Expertiseteam Stikstof en Natura 2000

Deze units en medewerkers worden ondersteund door het team Bedrijfsvoering. Bij Bedrijfsvoering werken onder meer medewerkers op het gebied van Financiën, Inkoop, HRM, Communicatie en de balie. Je wordt medewerker van dit team en vanuit dit team verzorg je werkzaamheden voor de hele organisatie. In 2021 gaat BIJ12 over naar een organisatiebrede eerstelijnshelpdesk. Het betreft daarmee een nieuwe functie.

Wat ga je doen
Als helpdeskmedewerker voer je alle noodzakelijke werkzaamheden van de eerstelijnshelpdesk van BIJ12 uit. Je bent hierbij het eerste aanspreekpunt voor alle soorten vragen aan BIJ12. Je werkt hierbij zelfstandig en zorgt voor een adequaat antwoord op de vragen, eventueel in afstemming met een inhoudelijke expert. Jij weet hoe je de juiste vragen moet stellen om direct te achterhalen wat de vraagsteller wil. Hierbij ken je ook de inhoud van de BIJ12 website en verwijst mensen daar - waar mogelijk - naar. Je zorgt - waar nodig - pro actief voor afstemming met je collega’s zodat sprake is van uniforme beantwoording van vragen.
Als helpdeskmedewerker behandel je vragen die betrekking hebben op de breedte van de BIJ12-organisatie. Het gaat bijvoorbeeld om vragen over de wolf, natuurgegevens, schade aan gewassen die veroorzaakt is door dieren, stikstof en vergadermogelijkheden bij BIJ12. Je bent breed inzetbaar en wisselt je werkzaamheden af met het uitvoeren van administratieve en ondersteunende werkzaamheden. Deze werkzaamheden kunnen voor diverse teams binnen BIJ12 zijn en betreffen bijvoorbeeld het uitvoeren van enkelvoudige inkopen, uitvoeren van werkzaamheden voor het financiële- en het inkoopteam en het uitvoeren van diverse administratieve werkzaamheden voor de verschillende units. Dit vraagt dat je breed inzetbaar bent en voortdurend moet kunnen schakelen.
Je bent verantwoordelijk voor: * het aannemen, oplossen, afmelden en afsluiten van calls (emails en telefoontjes) * het klantvriendelijk te woord staan van vraagstellers * het efficiënt afhandelen van calls * het nauwkeurig vastleggen van de calls * het bewaken van de doorlooptijden van de calls * het signaleren op welke punten de website van BIJ12 aanvulling behoeft en hier proactief op acteren * een goede afstemming met je directe collega’s * uitvoeren van verschillende administratieve werkzaamheden

Wij zoeken een medewerker die in eerste instantie voor 28 uur tot 36 uur per week wordt ingehuurd. Wij verwachten dat er in de loop van de tijd een mogelijkheid is om indien gewenst het aantal uren per week structureel uit te breiden. Dit zal in overleg met de kandidaat bepaald worden, maar wij vragen nu wel bereidheid tot mogelijke uitbreiding van uren.
Verder is de verwachting dat de functies op termijn vast wordt ingevuld. Op dat moment willen wij de mogelijkheid hebben de ingehuurde medewerkers kosteloos over te nemen. Hierbij geldt dat we de medewerkers minimaal een half jaar op inhuurbasis ingehuurd hebben.

Verlengingsopties: 2x6 maanden

Verlenging vindt plaats op basis van verder gelijkblijvende contractuele voorwaarden (waaronder het uurtarief). |