Functioneel beheerder topdesk

Organisatie
Bussum, Naarden en Muiden vormen samen gemeente Gooise Meren met ruim 60.000 inwoners. Onze organisatie is plat en overzichtelijk met 450 medewerkers. We vertrouwen elkaar, zijn wendbaar en werken doelgericht met impact voor het bestuur, de inwoners en collega’s.

We stimuleren medewerkers zichzelf te zijn en te vertrouwen op hun kennis en intuïtie. Als je leergierig bent zijn er vele mogelijkheden om te experimenteren en jezelf te ontwikkelen. Onze medewerkers hebben een open blik naar buiten en naar elkaar. Ze durven vragen te stellen en kritisch te zijn. En bovenal: ze hebben plezier in hun werk.

Ook Gooise Meren staat gesteld voor complexe vraagstukken. We proberen die vraagstukken zo simpel mogelijk te houden. Door bij de essentie van de opgave te blijven, is het voor medewerkers duidelijk wat hun aandeel is en welke rol ze daarin hebben. Ze voelen zich mede eigenaar van de oplossing.

We hebben een stevige organisatie die zichzelf continue ontwikkelt. Dat doen we geleidelijk en op een zo natuurlijk mogelijke manier. Soms hebben we tijdelijk mensen nodig voor projecten, nieuwe opgaven of vervanging. Daarvoor zoeken we inspirerende teamspelers die effectief werken: doortastend, ondernemend, besluitvaardig. Passend bij onze organisatie.

Afdeling FIA 
De afdeling Facilitaire Zaken, Informatievoorziening & Automatisering (FIA) bestaat uit ongeveer 50 collega’s. Jouw thuisteam is Informatievoorziening & Automatisering (I&A) en telt 25 collega’s. Het team I&A bestaat uit systeembeheerders, functioneel beheerders, de gegevensbeveiligers, functionaris gegevensbescherming, privacy officer, informatiespecialisten, dataspecialisten en de informatiemanagers.

Je werkt binnen FIA met deskundige collega’s, die vanzelfsprekend over de grenzen van hun eigen werk heen kijken. Doel is om maatschappelijke én technologische ontwikkelingen goed te volgen en deze toe te passen binnen de context van Gooise Meren. Samen met je collega’s ben je verantwoordelijk voor het eindresultaat naar onze inwoners en de organisatie. Dit betekent dat jij je collega’s goed weet te vinden en nauw samenwerkt. 

Opdracht
Wij zoeken ondersteuning in de vorm van een functioneel beheerder TOPdesk. De functioneel beheeropdracht omvat de dagelijkse beheerwerkzaamheden waaronder autorisatiebeheer en gebruikersondersteuning, het vertalen van functionele wensen naar inrichting- waaronder het optimaliseren van reeds bestaande processen, het ontwerpen van rapportages, het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid en het borgen en bewaken van koppelingen met gekoppelde applicaties.  

Ook zul je één dag in de week ondersteuning bieden aan het gebruikersbeheer en autorisatiemanagement van het financieel systeem van de Gemeente Gooise Meren; ERPX. In deze rol ondersteun je de fulltime collega Functioneel Beheerder ERPX. 

In je rol als Functioneel Beheerder TOPdesk ben je eerste aanspreekpunt binnen FIA ter ondersteuning van onze (ITIL)-processen en dienstverlening. Je onderhoudt nauw contact met de diverse uitvoerende afdelingen en de ondersteuners, maar denkt vooral mee over het optimaliseren van de eigen FIA processen. In de rol van ondersteunend functioneel beheerder voor ERPX fungeer je voornamelijk als aanspreekpunt van de financiële afdeling.  

Binnen FIA is de wens om meer waarde toe te voegen aan onze huidige processen. Hiervoor is inzicht nodig, welke TOPdesk kan bieden. Hiervoor is het wel noodzakelijk om TOPdesk verder in te richtten en bestaande configuraties meer volwassen te maken en verder te optimaliseren.  

Competenties

• Klantgerichtheid: is in staat de belangen van de klant de achterhalen er hiernaar te handelen. Weet producten aansluiting te laten vinden bij de wensen en behoeften van verschillende stakeholders; 
• Communicatief: weet kennis en vaardigheden over te dragen. Hecht belang aan de gebruiksvriendelijkheid van onze applicatie en werkt aan het verbeteren hiervan; 
• Pro-activiteit: neemt initiatief om problemen te adresseren en op te lossen, zet tijdig de juiste middelen in, beheerst de risico’s  en schaalt op tijd op indien het project niet meer conform de verwachtingen en planningen loopt; 
• Analytisch vermogen: weet hoofd- en bijzaken goed te scheiden. Kan complexe vraagstukken snel doorgronden en beantwoorden. Is kritisch op de huidige werkprocessen en voert hier verbeteringen op door. 

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functie is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina's, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen 
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg te bepalen.

Gooise Meren hanteert hybride werken als formele werkvorm. Richtlijn hierbij is een verdeling van 50/50 betreffende thuiswerken en op kantoor werken. Digitaal vergaderen vindt plaats via MS Teams. Als afspraken naar mening van de opdrachtgever het best live op kantoor plaatsvinden, wordt van inschrijver verwacht dat hij daartoe bereid is en haar/zijn agenda voldoende flexibel is.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland van op dinsdag 24 september én donderdag 26 september 2024. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn (standaard 3), ontvangen uiterlijk op donderdag 19 september 2024 bericht. De gesprekken vinden bij voorkeur fysiek/digitaal plaats. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van de inhuuropdracht.

Deze uitvraag betreft een specialistische functie onder normale omstandigheden, waardoor er is gekozen voor een reactietermijn van 10 kalenderdagen.