Functioneel beheerder (office 365)

Organisatie
De gemeente Houten is onderdeel van de stadsregio Utrecht en de laatste decennia volop in ontwikkeling. Van een dorp van 7.000 inwoners in 1975 groeide Houten uit tot een middelgrote stad van bijna 50.000 inwoners. Stedelijk van karakter in het centrum en dorps in de mooie en rustige woonwijken en de drie kleine kernen ’t Goy, Schalkwijk en Tull en ’t Waal. Behalve dat Houten mooi, groen, veilig en landelijk gelegen is, kent de gemeente ook veel sociale, culturele en economische activiteit. Deze kenmerken vormen samen de kracht en de kwaliteit van Houten.

Dat maakt ook dat wij als organisatie goed zijn in het combineren van denken en doen. Schouders eronder en aan de slag is ons motto. In korte tijd kunnen we goede resultaten boeken. Landelijke en regionale ontwikkelingen en eigen ambities worden opgepakt door voortdurend op zoek te gaan naar nieuwe oplossingen en manieren van werken. Innoveren en experimenteren helpen ons in het realiseren van onze ambities. We zoeken hiervoor actief de samenwerking met elkaar, collega’s, inwoners, ondernemers en partners. Een setting waardoor het fijn werken is in Houten. De platte structuur van de organisatie, met 12 samenwerkende teams, geeft veel ruimte voor eigen initiatief, eigenaarschap en persoonlijke ontwikkeling.

In welk team kom je terecht
Het team Informatie is een regieorganisatie en bestaat uit de volgende clusters:  Advies, Regie, Geo, Functioneel Beheer, Helpdesk en Digitale Informatie Voorziening (DIV) . Daarmee ondersteunt team INFO andere teams zo goed mogelijk met informatie(technologie). In dit team werken nu circa dertig medewerkers. De collega’s zijn altijd bereid om te sparren en samen een mooi resultaat neer te zetten.

Opdracht
Je komt terecht in een projectteam dat bezig is met twee belangrijke digitale informatieprojecten. Het eerste project bestaat uit het uitfaseren van de netwerkschijven en het migreren van informatie naar de Microsoft Teams omgeving. Het tweede project gaat aan de slag met de digitale vaardigheden van onze medewerkers. Jij speelt als functioneel beheerder M365 een belangrijke rol in deze projecten. Je gaat de teams van gemeente Houten af om samen met medewerkers te bepalen welke informatie mee moet naar de nieuwe Teams omgeving. Daarna zorg je voor een goede inrichting in Teams met een logische opbouw die het werk van onze collega’s ondersteunt.

Voor het project digitale vaardigheden denk je na over welke vaardigheden noodzakelijk zijn voor de diverse teams. Daarnaast ga je trainingen geven aan alle collega’s en ben je het aanspreekpunt voor alle vragen rondom digitaal werken.

Als functioneel beheerder M365 houd je je bezig met:
1. Geven van trainingen en workshops aan medewerkers om hun kennis en gebruik van de beschikbare digitale tools te verbeteren.
2. Verlenen van functionele ondersteuning aan gebruikers bij vragen en problemen met betrekking tot Office 365;
3. Het identificeren van de informatiebehoefte bij collega’s en het migreren van de benodigde informatie naar Microsoft Teams.
4. Identificeren en implementeren van best practices voor het gebruik van Office 365-tools;
5. Adviseren van interne stakeholders over nieuwe functies en mogelijkheden binnen Office 365;
6. Zorgen voor naleving van beveiligingsrichtlijnen en privacywetten binnen Office 365.

Competenties
Je communiceert vlot en bent klantgericht om effectief te kunnen samenwerken met zowel technische als niet-technische betrokkene. Je bent nieuwsgierig en leergierig. Je toont initiatief en komt zowel gevraagd als ongevraagd met relevante informatie of voorstellen voor verbetering

Verder beschik jij over;

• Analytisch denk- en probleemoplossend vermogen
• Zelfstandige werkhouding en proactieve aanpak
• Goede didactische vaardigheden waarmee je gebruikers op een begrijpelijke en gestructureerde manier nieuwe vaardigheden leert en werkafspraken uitlegt
• Verandervermogen, je neemt medewerkers op een positieve manier mee naar de nieuwe situatie

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr (in overleg, maar in ieder geval op de dinsdag. Dat is een vaste werkdag voor het projectteam)
Is hybride werken mogelijk:  nee