Facilitair coördinator versterken en professionaliseren van de facilitaire basis (uitvoering & coördinatie)

Context en opdracht
Facilitair binnen de BEL-organisatie heeft als taak om de dagelijkse werkomgeving goed te laten functioneren. De komende periode vraagt dit extra aandacht, doordat verschillende uitvoeringsvraagstukken gelijktijdig spelen. Zo is er behoefte aan meer samenhang en coördinatie in de inzet van de bodes, staan facilitaire kosten onder druk, komt er een omvangrijke huisvestingsrenovatie aan en wordt een nieuwe schoonmaakaanbesteding voorbereid. Tegelijkertijd neemt de afhankelijkheid van ICT toe, bijvoorbeeld bij het goed laten functioneren van werkplekken en vergaderruimtes voor hybride werken.

Om deze opgaven in samenhang en met voldoende aandacht te organiseren, wordt tijdelijke versterking gezocht in de vorm van een facilitair coördinator. De focus van deze rol ligt op coördinatie, afstemming en het zorgen dat facilitaire werkzaamheden voorspelbaar en goed worden uitgevoerd.

Organisatie
De BEL Combinatie is een uniek samenwerkingsverband tussen de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. In deze constructie zijn de drie gemeenten zelfstandig en maken ze alle drie gebruik van één grote, professionele en flexibele ambtelijke organisatie, de BEL Combinatie. Wij werken vanuit de volgende vier kerncompetenties: Professionaliteit, Openheid, Samenwerken en Publiek Ondernemerschap. 

Opdracht
De coördinator facilitair is verantwoordelijk voor het organiseren en borgen van een stabiele facilitaire uitvoering. De opdracht omvat de volgende onderdelen:

• Coördinatie en aansturing
  De coördinator coördineert de inzet en planning van de bodes, zorgt voor duidelijke taakverdeling en fungeert als aanspreekpunt. Hij of zij bewaakt de opvolging van afspraken en zorgt dat knelpunten in de dagelijkse uitvoering worden opgelost of belegd.
• Contract- en leveranciersmanagement
  De coördinator brengt facilitaire contracten overzichtelijk in beeld en bewaakt afspraken, SLA’s en prestatie-indicatoren. Indien nodig worden deze opgesteld of aangescherpt. Contact met leveranciers wordt actief onderhouden en afwijkingen worden opgevolgd.
• Kosten en financiële sturing
  De coördinator houdt zicht op facilitaire kosten en maakt financiële stromen inzichtelijk. Afwijkingen in kostenontwikkelingen worden tijdig gesignaleerd en besproken met de teamleider Bedrijfsondersteuning.
• Ondersteuning renovatie huisvesting
  De coördinator ondersteunt de facilitaire voorbereiding en uitvoering van de huisvestingsrenovatie, bewaakt afspraken met externe partijen en draagt bij aan het beheersbaar houden van overlast voor medewerkers.
• Afstemming met het servicepunt (ICT)
  De coördinator zorgt voor afstemming met het servicepunt over werkplekken en vergaderruimtes en draagt bij aan het goed functioneren van hybride werken en vergaderen.

Waarom is dit belangrijk?
Facilitaire randvoorwaarden raken direct aan het dagelijks functioneren van de organisatie. Ze beïnvloeden de continuïteit van het werk, de manier waarop medewerkers hun werkomgeving ervaren en de mate waarin facilitaire kosten beheersbaar blijven. Zonder voldoende coördinatie ontstaat al snel ad-hoc werken, blijven afspraken liggen en lopen kosten ongemerkt op, terwijl de organisatie kwetsbaar wordt bij uitval of piekbelasting.

Met deze opdracht wordt beoogd om rust, overzicht en helderheid te creëren in een periode waarin meerdere grote uitvoeringsopgaven samenkomen. Door facilitaire werkzaamheden strakker te organiseren, kosten inzichtelijk te maken en afspraken actief te bewaken, ontstaat een voorspelbare en goed functionerende facilitaire basis. Dit draagt bij aan een betere medewerkersbeleving en biedt de teamleider Bedrijfsondersteuning het overzicht dat nodig is om effectief te kunnen sturen.

Profiel van de projectmedewerker
Wij zoeken een praktische, gestructureerde en zelfstandige professional die overzicht en rust brengt in de facilitaire uitvoering, zonder de organisatie zwaarder te maken. Je werkt planmatig, maakt afspraken expliciet en zorgt dat deze worden nagekomen. Je biedt daarmee helderheid voor medewerkers én voor de opdrachtgever.

Belangrijk is:

• aantoonbare ervaring met facilitaire dienstverlening en het coördineren van werkzaamheden (25 punten);
• ervaring met Contractbeheer, leveranciersafspraken en het werken met SLA’s of vergelijkbare prestatieafspraken (25 punten);
• inzicht in facilitaire kosten, financiële stromen en kostenbeheersing (20 punten);
• in staat om structuur en overzicht aan te brengen en hierover helder te rapporteren aan de teamleider Bedrijfsondersteuning (20 punten);
• je bent communicatief vaardig en werkt prettig samen met interne en externe partijen (10 punten).

Op te leveren resultaten, binnen 3 maanden

• Een actueel en compleet overzicht van alle facilitaire contracten en leveranciers, inclusief afspraken en SLA’s (of het expliciet ontbreken daarvan).
• Een vastgelegde en gedeelde taak- en capaciteitsverdeling voor de bodes op facilitaire werkzaamheden, inclusief aanspreekpunten en escalatieroutes.
• Inzicht in de belangrijkste facilitaire kostenstromen (o.a. schoonmaak, koffie/thee, post), zodanig dat kostenontwikkelingen bespreekbaar en stuurbaar zijn.

Op te leveren resultaten, aan het einde van de opdracht

• De facilitaire basis is aantoonbaar strakker georganiseerd, doordat contracten, kosten en verantwoordelijkheden overzichtelijk zijn vastgelegd en actief worden gevolgd.
• Facilitaire kosten en afspraken zijn inzichtelijk en beheersbaar, met periodieke rapportage aan de teamleider Bedrijfsondersteuning.
• Taken en verantwoordelijkheden zijn helder belegd, waardoor facilitaire werkzaamheden voorspelbaar verlopen en niet blijven liggen of versnipperd raken.
• Medewerkers ervaren meer duidelijkheid en rust in de facilitaire ondersteuning van hun werk

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: Ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg