Eventmanager

Organisatie
De Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) is het forum van en voor excellente wetenschappers. De KNAW is adviesorgaan van de regering en verantwoordelijk voor vijftien instituten die met hun onderzoek en collecties bij de (inter)nationale top horen. Zelfstandige onderdelen zijn De Jonge Akademie en de Akademie van Kunsten. Zie voor meer informatie www.knaw.nl. Het Bureau van de KNAW staat zowel leden en besturen van de drie Akademies bij in de uitoefening van hun taken, als instituten en directie. Bij het bureau (gevestigd in het Trippenhuis, hartje Amsterdam) werken 130 medewerkers. Het Congresbureau geeft advies over en biedt professionele ondersteuning bij de organisatie van alle evenementen die door het bureau van de KNAW, het Genootschap, de Jonge Akademie en de Akademie van Kunsten worden geïnitieerd. Daarnaast is het verantwoordelijk voor de exploitatie van de stijlzalen en evenementenruimtes in het Trippenhuiscomplex. Het team bestaat uit 3 senior eventmanagers, 1 ondersteuner en 1 teamleider. Het Congresbureau maakt onderdeel uit van de afdeling Communicatie & Informatievoorziening.

Opdracht - Organisatie van evenementen in fysieke, hybride en online vorm met nadruk op standaard projecten (symposia/webinars, prijsuitreikingen, bijeenkomsten voor leden en medewerkers); - Adviseren over vorm, opzet en uitvoering van standaard bijeenkomsten, passend bij de inhoud; - Afstemming met opdrachtgevers en collega’s van andere teams/afdelingen in driehoeksoverleg; - Het vertalen van wensen opdrachtgever naar fysieke locatie of hybride/online platform, inclusief opstelling, inrichting en aankleding, techniek, beveiliging, catering, entertainment; - Opstellen van planningen, checklists en draaiboeken en bewaken van de uitvoering; - Reserveren van zalen en/of online platforms; - Instrueren externen (cateraar, AV-bedrijven etc.) en toezien op de naleving van afspraken; - Zorgdragen voor inrichting en aankleding van zalen en/of online platforms (inclusief AV) en toezien op uitvoering; - Organisatie van (online) sociale activiteiten en netwerkmomenten zoals borrel, diners, quizzen; - Onderhouden van tussentijds contact met de opdrachtgever(s); - Projectleiding tijdens het evenement, aansturen host(ess) en toezien op vlekkeloos verloop van bijeenkomst.

Competenties

- plannen en organiseren;

- voortgang bewaken;

- klant- en resultaatgericht;

- stressbestendig;

- accuratesse;

- creatief en initiatiefrijk;

- organisatiesensitiviteit, gevoel voor (interne) verhoudingen;

- goede mondelinge en schriftelijke taalvaardigheid van de Nederlandse en Engelse taal.