Domeinsecretaris

Omschrijving opdracht

Domeinsecretaris

Takenpakket

Als domeinsecretaris ben jij dé persoon waarop ons managementteam kan bouwen. Je staat naast de domeinmanager en de teammanagers en bent hun vertrouwde rechterhand. In deze veelzijdige rol ben je cruciaal voor het soepel laten verlopen van onze besluitvormingsprocessen en het behalen van onze ambitieuze doelstellingen. Je fungeert als klankbord voor de domeinmanager en het managementteam en ondersteunt hen bij het maken van (procesmatige of organisatorische) afspraken, nemen van beslissingen en het uitzetten en opvolgen van acties. Je bent de brug tussen de domeinmanager en de teammanagers, en verschillende overkoepelende overlegstructuren binnen het domein.

En verder o.a. de volgende taken:

• Het plannen van afspraken en organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen, met name MT (overleg managementteam), SO (strategisch overleg) en BO (bestuurlijk overleg), en ervoor zorgen dat (digitale) vergaderlocaties goed voorbereid zijn. Daarnaast notuleer je tijdens vergaderingen, maak je actielijsten en bewaak en stuur je op realisatie van deze acties.
• Het ondersteunen en ontzorgen van de domeinmanager op diverse onderwerpen en werkzaamheden in de bedrijfsvoering.
• Het meedenken over en proactief voorstellen doen voor procesmatige verbeteringen.
• Het namens de teammanager Bedrijfsondersteuning aanspreekpunt en sparringpartner zijn voor de andere ondersteunende functies binnen het domein (management- en administratief ondersteuners), ten behoeve van het vergroten van digitale vaardigheid, eenduidig werken, efficiëntie en kwaliteit.

Competenties

• Bestuurlijke sensitiviteit
• Sterk en doortastend in communicatie
• Aanbrengen en behouden van structuur en overzicht
• Betrouwbaar.