Document Controller

 

Dit ga je doen
Ben je een teamspeler die er graag voor zorgt dat informatie makkelijk toegankelijk gestructureerd is, processen soepel lopen en iedereen zijn afspraken nakomt?
Voor de uitdagende ERTMS Realisatieprojecten zijn we op zoek naar een Document Controller. In deze functie ben je medeverantwoordelijk voor het beheren en verbeteren van het document management proces. Naast de verwerking van alle projectdocumentatie en tekeningen, heb je een faciliterende en controlerende rol richting de programmateams. Jij ondersteunt de teams in het eigen maken van het reviewproces en de te gebruiken systemen. Tevens bewaak je de deadlines en toets je de naleving van de gemaakte procesafspraken, zowel intern, als richting de leverancier voor het tijdig aanleveren van de documentatie.
In deze functie ben je onderdeel van de kernteams van het programma’s ERTMS, gezamenlijk leveren jullie een bijdrage aan de beheersbaarheid van het programma.

Naast de Realisatie projecten VIRM, STM-ATB, SLT en Flirt lever je ook een bijdrage aan de inrichting en implementatie van documentmanagement systemen en werkprocessen binnen Programma ERTMS@NS. Met jouw deskundigheid en enthousiasme weet je collega’s te motiveren conform richtlijnen en afspraken te werken. Je rapporteert functioneel aan de Programma Managers Realisatie en hiërarchisch aan Hoofd Bedrijfsbureau van de afdeling NS Techniek Projecten.

De werkzaamheden zullen bestaan uit:
• Zorg voor het beheer van het DMS systeem voor de Realisatie Programma’s;
• Verantwoordelijkheid voor de inrichting en implementatie van DMS (o.a. SharePoint);
• Aanspreekpunt voor de Document Controller van de Leverancier;
• Zorg voor een correcte afhandeling van de documentatie en correspondentie op het project met behulp van het DMS systeem zoals ontvangst, inboeken, distributie en archivering;
• Bewaken van de afgesproken deadlines voor documentatie en correspondentie zowel intern als richting Leverancier;
• Leveren van ondersteuning aan Programma Manager(s), Kernteams en Contract Manager(s) op het gebied van Document Management;
• Uitvoeren van digitale archiefwerkzaamheden.

Hier ga je werken
De NS zet de reiziger centraal in haar dienstverlening. In de corporate strategie staat de reiziger op 1, 2 en 3. Het Programma ERTMS@NS is verantwoordelijk voor het invoeren van het Europese beveiligingssysteem ERTMS in de NS organisatie en het hiervoor technisch aanpassen van het NS materieel. De projecten zijn gericht op modernisering of revisie aan bestaand materieel om de materieelvloot op peil te houden.

Voor het programma ERTMS zijn wij op zoek naar een documentcontroller ERTMS die zorgdraagt voor een correcte, formele communicatie intern en richting aanbieders en een snelle en makkelijke terugvindbaarheid van documenten in Sharepoint tijdens en na het project. Daarnaast is het doel voor het vergemakkelijken van het samenstellen van het overdracht-/opleverdossier.

De Documentcontroller zal dedicated werken voor de diverse projecten van het ERTMS programma. De documentcontroller wordt functioneel onderdeel van het team Realisatie en werkt in nauwe samenwerking met de Realisatie Managers en projectleider van NSTM. De werkzaamheden zullen plaatsvinden vanuit Utrecht, waarbij geldt dat NS een actief beleid heeft om thuiswerken te faciliteren.

Dit zijn de eisen
• HBO werk- en denkniveau.
• 2-5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie binnen een complex project;
• Aantoonbare ervaring met SharePoint als programma sitebeheerder (bij voorkeur Office 365/ SharePoint 2013);
• Aantoonbare ervaring met DMS systemen (Document Management Systeem);
• Goede beheersing van de Engelse taal (zowel in woord als schrift);
• Aantoonbare ervaring met MS-Office;
• Kennis van de Prince2 Projectmethodieken.

• Ervaring met document management in aanbestedingstrajecten is een pré;
• Prince2 practitioner gecertificeerd is een pré;
• Geen lange vakantieplannen in de periode van september 2021 t/m februari 2022 is een pré.

Je herkent jezelf in onderstaande competenties:
• Gestructureerd: houdt het overzicht;
• Planmatig werken: weet prioriteiten te stellen. Organiseert het eigen werk op een zodanig manier dat de resultaten die gehaald moeten worden binnen de gestelde tijd en met de aanwezige middelen worden gerealiseerd;
• Initiatiefrijk: weet kansen te creëren of problemen signaleren en pakt deze op. Begint vroegtijdig uit zichzelf en wacht niet;
• Samenwerken: Weet verbinding te creëren in de keten;
• Kwaliteitsgericht: hoge eisen stellen aan kwaliteit van producten en diensten en daarna handelen.

Op NS kun je rekenen
Werken bij NS betekent dat jij hét verschil kunt maken in de wereld van duurzame mobiliteit. Jij helpt mee om Nederland bereikbaar te houden, voor iedereen. Bij NS krijg je veel vrijheid. We beloven je dat geen dag hetzelfde is. De kernwaarden van NS zijn open en betrouwbaar. Wij gaan voor resultaat en willen vooruit. |