Bestuurssecretaresse

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente Barneveld mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Gemeente Barneveld. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak, BV, maatschap of Opting-In constructie is).

Werken bij de gemeente Barneveld
Barneveld groeit. We zetten ons in voor wat onze inwoners en ondernemers belangrijk vinden. Logisch, want we zijn er voor elkaar. Groei brengt ook uitdagingen met zich mee. Dat maakt het spannend en boeiend. Daarom kunnen we jouw kennis, ervaring en ideeën goed gebruiken. Want jij kunt het verschil maken. En wij bieden jou fijne collega's, een leuke werksfeer en aandacht voor balans en privé.

Binnen het team Bestuursondersteuning wordt dagelijks gewerkt aan een professionele ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Vanwege tijdelijke capaciteitsbehoefte zoekt de gemeente een ervaren bestuurssecretaresse die direct inzetbaar is binnen een bestuurlijk complexe omgeving en zorgt voor continuïteit binnen de bestuursondersteuning.

Opdracht
De bestuurssecretaresse ondersteunt één of meerdere bestuurders en draagt zorg voor een efficiënte en professionele ondersteuning van bestuurlijke processen. Je bent de verbindende schakel tussen bestuur, organisatie en externe relaties. Je zorgt voor overzicht, bewaakt voortgang en ondersteunt bij uiteenlopende secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je maakt onderdeel uit van het team Bestuursondersteuning en werkt nauw samen met collega-bestuurssecretaresses.

Werkzaamheden

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van complexe agenda’s van bestuurders;
• Afstemmen van afspraken met interne en externe stakeholders;
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Verzorgen van vergaderstukken en bestuurlijke dossiers;
• Verwerken van besluiten en documenten in iBabs;
• Ondersteunen bij mailboxbeheer en correspondentie;
• Notuleren van overleggen en bewaken van actiepunten;
• Ondersteunen bij representatieve ontvangsten en bijeenkomsten;
• Signaleren van knelpunten en bijdragen aan procesverbeteringen binnen de bestuursondersteuning.

Resultaat van de opdracht

De opdracht is succesvol uitgevoerd wanneer:

• bestuurders optimaal zijn ondersteund in hun dagelijkse werkzaamheden;
• agenda’s, vergaderingen en bestuurlijke processen zorgvuldig zijn georganiseerd;
• bestuurlijke stukken tijdig en correct zijn verwerkt;
• acties en besluiten adequaat zijn opgevolgd;
• continuïteit binnen de bestuursondersteuning is gewaarborgd.

Competenties
- Bestuurlijk sensitief;
- Nauwkeurig;
- Organisatorisch sterk;
- Communicatief vaardig;
- Discreet en betrouwbaar;
- Stressbestendig;
- Flexibel;
- Dienstverlenend;
- Proactief.

Benodigd aantal professionals
1.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.
Is hybride werken mogelijk: Nee.