Bestuurssecretaresse

Organisatie
SNN is een samenwerkingsverband van de drie noordelijke provincies. Wij stimuleren, faciliteren en verbinden ambities gericht op de ontwikkeling van Noord-Nederland. Wij voeren diverse subsidieprogramma’s uit, faciliteren noordelijke samenwerking en behartigen de belangen van het Noorden in Den Haag en Brussel.  Met ruim 170 collega’s zetten we ons dagelijks in om Noord-Nederland nóg mooier en sterker te maken. Als proactieve dienstverlener staan we dicht bij onze klanten, opdrachtgevers en samenwerkingspartners.

De medewerker wordt onderdeel van het Secretariaatsteam. Dit team bestaat uit 8 collega’s (directiesecretaresse, managementassistent, bestuurs- en directiesecretaresse, secretaresse voor teamleiders en 4 secretariaat medewerkers). De werkzaamheden worden uitgevoerd voor het team Programmamanagement en de Bestuurs- en directiesecretaris. De bestuurs- en directiesecretaris adviseert het MT en bereidt de vergaderingen van het Dagelijks bestuur en het Algemeen bestuur van het SNN voor. Het team programmamanagement bestaat uit 7 collega’s en is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van 3 Europese subsidieprogramma’s.

Opdracht
De bestuurssecretaresse vervult een ondersteunende rol voor zowel de bestuurs- en directiesecretaris als het team Programmamanagement, elk voor 0,5 fte. Voor het Bestuurssecretariaat plant en organiseert zij vergaderingen van het Dagelijks Bestuur (DB) en Algemeen Bestuur (AB), stelt de conceptagenda op in overleg, notuleert, en verzorgt de documentatie en opvolging. Daarnaast beheert zij de mailbox en verzorgt de communicatie en administratieve taken die hieruit voortvloeien.

Binnen het team Programmamanagement ondersteunt de bestuurssecretaresse bij het plannen en organiseren van vergaderingen voor het Comité van Toezicht, de Deskundigencommissie, en diverse stuurgroepen en interne overleggen. Zij stelt conceptagenda’s op in samenspraak met de respectieve voorzitters, notuleert de vergaderingen, verstuurt relevante documentatie, en fungeert als aanspreekpunt voor organisatorische vragen.

Naast deze kerntaken biedt de bestuurssecretaresse algemene secretariële en organisatorische ondersteuning aan het team Programmamanagement. Dit omvat de voorbereiding en organisatie van werkbezoeken, jaarvergaderingen, en teamdagen, evenals andere activiteiten op verzoek van individuele teamleden.

Een greep uit de werkzaamheden:

• Plannen van de vergadering
  • Iom bestuurs- en directiesecretaris. De bestuurs- en directiesecretaris bepaalt de reeks, de bestuurssecretaresse plant de vergaderingen.
• Organiseren van de vergadering
  • De bestuurssecretaresse regelt de vergaderlocatie, de benodigde techniek, catering, beveiliging ect.
• Concept agenda opstellen
  • Iom bestuurs- en directiesecretaris. De bestuurs- en directiesecretaris bepaalt de agenda inhoudelijk, de bestuurssecretaresse stelt de agenda op.
• Notuleren van de vergadering
  • De bestuurssecretaresse notuleert de vergadering, zet acties uit en houdt opvolging hiervan in de gaten.
• Het verstrekken van relevante documentatie aan commissieleden
  • De bestuurs- en directiesecretaris bepaalt welke documentatie we delen, de bestuurssecretaresse verzend de documenten.
• Aanspreekpunt voor leden DB en AB, ambtelijke ondersteuning en andere belanghebbenden
  • De bestuurs- en directiesecretaris is aanspreekpunt voor inhoudelijke vragen, de bestuurssecretaresse voor vragen over de planning en organisatie van overleggen en vergaderingen.
• Agendastukken
  • De bestuurs- en directiesecretaris controleert de aangeleverde agendastukken inhoudelijk, de bestuurssecretaresse controleert op opmaak en taal- en schrijffouten. De bestuurssecretaresse verzamelt de agendastukken ook en slaat deze op.

Competenties

• Accuraat;
• Flexibel;
• Stressbestendig;
• Bestuurlijke;
• Alertheid/sensitiviteit.

Functieschaal
Deze opdracht is ingedeeld in functieschaal 8.

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr. Di en do zijn de vaste teamdagen.