Bestuurssecretaresse

Voor het bestuurssecretariaat, zijn wij op zoek naar een

Bestuurssecretaresse
24 uur per week (maandag, woensdag, donderdagochtend en vrijdagochtend)

Periode
Z.s.m. tot eind december 2024 (met mogelijke verlenging).

Dit is het team
Het bestuurssecretariaat bestaat (met jou erbij) uit totaal 4 personen en wordt aangestuurd door de Gemeentesecretaris.

Wat ga je doen?
Je zorgt ervoor dat de Burgemeester volledige organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning krijgt op het gebied van de postverwerking, telefoon en agendabeheer.
Je verzorgt het agendabeheer, bewaakt de gemaakte afspraken, zorgt voor het reserveren van een vergaderlocatie en indien nodig ook voor de benodigde apparatuur.
Ook verwerk je uitnodigingen in verschillende agenda’s. Verder verzorg je alle in- en externe telefoongesprekken voor de burgemeester. Dit kunnen zowel in- als uitgaande gesprekken zijn. Je verzamelt intern informatie, zodat de Burgemeester zich goed voor kan bereiden. Tevens draag je zorg voor het plaatsen van vergaderstukken in systeem Notubiz en het verspreiden ervan binnen de ambtelijke organisatie.
In bovenstaande taken vorm je samen met je collega’s een eenheid.

Wat verwachten wij van jou?
Je beschikt over mbo werk- en denkniveau en hebt relevante en soortgelijke ervaring als secretaresse binnen een gemeente.
Je beschikt uiteraard over uitstekende communicatieve vaardigheden. Verder ben je goed in organiseren, kan je overzicht houden en weet je prioriteiten te stellen. Tevens ben je proactief, resultaatgericht, zelfstandig, analytisch, een netwerker en politiek en bestuurlijk sensitief.