Afdelingssecretaris

Opdrachtomschrijving
De afdelingssecretaris: Werkt mee aan stukken (memo's, nota's, besluiten, etc.). Heeft een coördinerende en bewakende rol bij het uitzetten van vraagstukken, opvolgen van acties en organiseren van reviews-bereid deze ook inhoudelijk voor. Ondersteunt inhoudelijk bij de voorbereiding van heidagen, afdelingsbijeenkomsten en brainstormsessies. Verzorgt rapportages en bewaakt het afdelingsmanagement systeem en de jaarplanningcyclus. Treedt op als aanspreekpunt bij projecten/ coördineert uitvragen en is aanspreekpunt voor voor tactisch-, strategische vraagstukken binnen de eigen afdeling maar ook voor andere afdelingen binnen IT-Infra. Is het primaire contactpunt (product owner) namens de afdeling naar het Bedrijfsbureau voor zowel advies- als operationele PIOFACH vraagstukken. De afdelingssecretaris vormt samen met de managementondersteuner en afdelingsadviseur de ondersteuning van het afdelingshoofd, door bij te dragen aan de dagelijkse besturing van de afdeling.

Achtergrond opdracht
Het Bedrijfsbureau, ondergebracht bij de afdeling Infrastructuur Centrale Services van IT infra, levert ten behoeve van de vijf afdelingen van IT Infra ondersteuning op het gebied van bedrijfsvoeringszaken (SCOPAFIJTH). Daarnaast biedt het Bedrijfsbureau bestuurlijke ondersteuning, door middel onder andere afdelingssecretarissen. Zij bieden bestuurlijke en procesmatige ondersteuning aan de vijf afdelingen binnen IT-Infra, iedere afdeling heeft een eigen secretaris. Functioneel wordt de secretaris aangestuurd door het afdelingshoofd, terwijl de formatieplaats onder de teammanager, Data, Ondersteuning, Transformatie en Advies hangt.