Administratief medewerker/projectondersteuner

Wij zoeken een administratief talent / projectondersteuner (betreft een combi functie, 20 uur ESF gelden en 16 uur LSI project)

Jij zorgt ervoor dat we onze verantwoording op orde hebben voor de ESF-gelden. Je ondersteunt de projectleider zodat de juiste documenten worden aangeleverd voor controles.

Nederland zet het Europees Sociaal Fonds (ESF) in om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen en om arbeidsorganisaties te ondersteunen bij de bevordering van duurzame inzetbaarheid van hun werknemers.
Breda heeft als regiogemeente de ESF-subsidiegelden aangevraagd in de arbeidsmarktregio (AMR). Hiermee kunnen wij meer klanten die in de bijstand zitten ondersteunen om uit te stromen naar werk. Denk hierbij aan statushouders, beschutwerkenden, personen in de uitkering en werkenden. Om deze ESF-gelden rechtmatig te verkrijgen moeten er diverse documenten gecontroleerd worden en aangeleverd worden ministerie van sociale zaken. Bij de gemeente Breda zijn wij opzoek naar een administratieve kracht die hierin kan ondersteunen en ervoor kan zorgen dat alle onze documenten op orde zijn conform de ESF-subsidieregeling.

Als administratief medewerker zorg je ervoor dat alle zaken en documenten met betrekking tot het verkrijgen van ESF-subsidie tijdig op orde zijn. Denk hierbij aan monitoren, verzamelen en controleren van bestanden aangeleverd door collega's. Dit is essentieel voor het krijgen van de subsidiegelden en daardoor essentieel voor het bereiken van onze maatschappelijke doelen omtrent het duurzaam begeleiden van mensen naar werk.

Je werkt in het sociaaleconomisch domein binnen de keten Participatie. Een keten met gedreven en bevlogen mensen die graag de burgers van Breda willen verder helpen. Klantmanagers begeleiden klanten die in de bijstand zitten naar werk. Als administratief medewerker werk je zelfstandig, maar heb je sterke contactuele vaardigheden aangezien jij ervoor zorgt dat je collega's hun bestanden tijdig en op orde aanleveren. Binnen jouw functie houd jij je bezig met het inrichten en beheren van een digitaal/papieren controlesysteem voor het verkrijgen van de ESF-subsidie.

Je houdt je o.a. bezig met het verzamelen en beheren van gegevens, agendaplanning, handtekeningen overzichten, facturen inhuur en bankbetalingen samen met de afdeling financiën. Je (leert) om te gaan met key2 subsidies om loonkosten gegevens en bankafschriften van betalingen te verzamelen. Optioneel ga je ook klantdossiers controleren door middel van steekproeven.
 
Bovenstaande is een combifunctie met onderstaande vacature
Jij zorgt ervoor dat de nodige ondersteuning wordt geboden voor ons project Landelijk Samenwerkingsconvenant Interventieteams. Je ondersteunt de projectleider zodat het project een goede doorloop heeft.

De gemeente Breda is een goed functionerende gemeente waar verschillende partners en organisaties samenwerken om de leefbaarheid op meerdere punten (nog) verder te verbeteren. In sommige wijken behoeft hierbij extra aandacht vanwege (sociale) problematiek.
Een LSI project kan daar als goed instrument worden ingezet: het tracht de leefbaarheid van de wijk te verbeteren en zorgt voor een versterking van de informatiepositie van de gemeente. Dit levert doorgaans positieve maatschappelijke en organisatorische resultaten op.
Er zijn al verschillende initiatieven in de wijken in Breda  en maatschappelijke en overheidsinstanties zoeken elkaar met regelmaat op voor afstemming. Hierbij wordt nagestreefd dat de inwoners van Breda weer trots kunnen zijn op hun wijk en dat het vertrouwen in de overheid waar nodig wordt hersteld. Essentieel hiervoor is dat bewoners worden betrokken en dat naar hen wordt geluisterd. Tegelijkertijd moeten er grenzen worden gesteld aan iedereen die de leefbaarheid en/of veiligheid in de stad verstoort.

Het LSI project sluit mooi aan en kan helpen om gedeelde doelstellingen te behalen.

De rol als projectondersteuner is om mee het proces te bewaken en de nodige interventies uit te zetten en de nodige afspraken te plannen.

Maakt van de planning voor de controle avonden en casus tafels
- beheert de projectadministratie
- zorgt dat alle deelnemers hun signalen tijdig in de samenwerkingsomgeving zetten
- Kan samen met projectleider en projectadviseur (VNG) signalen beoordelen op relevantie voor project.
- Bewaakt de voortgang signalen en afhandeling
- Zorgt voor verslaglegging casustafel
- Zorgt voor de locaties en faciliteert de briefing bij actiedagen

Je werkt samen met de projectleider voor het project LSI, projectleider VNG om mee te denken in het proces en ook signaleren van knelpunten. Na afloop van het project zal er een eindverslag worden opgesteld. Als projectondersteuner zal je dan nog een rol spelen in het verzamelen van de resultaten voor het eindrapport

Voor beiden functies zijn onderstaande competenties belangrijk:

• Je hebt goede contactuele vaardigheden. Dit houdt in dat je vlot en makkelijke in contact blijft met collega's en durf aan te dringen wanneer zij hun zaken niet op orde hebben.
• Je kan zelfstandig werken, met begeleiding op afstand.
• Je kan nauwkeurig en resultaatgericht werken.
• Je bent een kei in het opzetten van een digitaal en/of papieren systeem dat gebruikt kan worden voor de uiteindelijke eindrapportage
• Werkervaring in een soortgelijke functie is een pré
• Je vindt het leuk om rechtmatig te denken binnen de kaders en eisen die gesteld zijn binnen de ESF- subsidie