Administratief medewerker doorstroompunt

Organisatie
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling
Het team van Leerplicht/Doorstroompunt is onderdeel van de afdeling Samenleving. Binnen dit domein werken wij nauw samen met elkaar zodat wij de beste ondersteuning kunnen bieden aan de inwoners van onze gemeente. 
Ons team bestaat uit leerplichtambtenaren, Doorstroompuntcoaches en administratief medewerkers. 
Wij zoeken een administratief medewerker die tijdelijk ons team komt versterken. 
Naast het open, oprechte manier van omgang met elkaar, is hard werken, hard lachen maar vooral samenwerken om er echt toe te doen is ons motto!

Opdracht
De administratief medewerker ondersteunt het team Leerplicht door het nauwkeurig verwerken van meldingen, beheren van administratieve processen, het onderhouden van contacten en het bewaken van een representatieve, efficiënte en transparante werkwijze. Het doel is een professionele ondersteuning van leerplichtambtenaren en doorstroomcoaches, zodat zij zich kunnen richten op hun wettelijke taken.

Taken:

• Administratieve ondersteuning en werkprocessen;
• Dagelijkse representatief en fysieke ondersteuning van de leerplichtambtenaren en doorstroomcoaches;
• Verdelen van de verzuim en VSV meldingen vanuit DUO;
• Een eerste onderzoek verrichten in de werkprocessen t.b.v. een aantal leerplicht en RMC wetten;
• Het kunnen monitoren van de lopende vrijstellingen en hierop te kunnen anticiperen;
• Het administratief afhandelen van de Processen verbaal;
• Het uitvoeren van secretariële werkzaamheden t.b.v. het team;
• Deelname aan werkoverleggen intern en extern;
• Overzichten verstrekken over verzuimmeldingen t.b.v. een overzicht.
• Onderzoeken Burgerzaken kunnen aanvragen en terugkoppelen aan leerplicht;
• Ondersteunende werkzaamheden uitvoeren voor de senior leerplicht en DSP , de kwaliteitsmedewerker en de manager;
• Hand en spandiensten LP/DSP;
• Aanvullen van de voorraden t.b.v. de algemene administratieve afhandelingen;
• Kennis van de wet WPG en hiernaar kunnen handelen;
• Inkomende post ophalen en verwerken vanuit de J-schijf/Rijnja;
• Communicatie en contactbeheer;
• Beheren van de algemene mailbox en telefoon;
• Inplannen van startgesprekken PO en schoolbezoeken PO;
• Afwegen en enkelvoudige vragen kunnen beantwoorden/registreren van scholen, ouders, jeugdigen en ketenpartners; indien nodig doorverwijzen naar de desbetreffende medewerker;
• Representatieve correspondentie (brieven, besluiten, uitnodigingen, begeleidende mails);
• Contact met verzuimmedewerkers van de scholen.
  
  Procesbeheer en kwaliteitsbijdrage
• Signaleren en melden van knelpunten in administratieve processen;
• Actief meedenken en meewerken aan procesoptimalisatie (Lean werken);
• Bijdrage leveren aan het veranderproces en aan de optimalisatie van de veranderende vraagstukken t.b.v. de ontwikkeling;
• Het beheren van het Zaaksysteem voor administratie.
  
  Planning, organisatie en teamondersteuning
• Fysieke aanwezigheid op kantoor;
• Agendaplanning en reserveren van vergaderzalen/ruimtes;
• Beheer van vakantierooster en verjaardagskalender;
• Overzichten maken van meldingen en verdeling onder medewerkers;
• Bewaken van een gelijkmatige verdeling van meldingen (DSP, VSV, verzuim);

Ondersteunen van senior leerplicht, DSP, kwaliteitsmedewerker en manager.

Resultaatafspraken
De administratief medewerker zorgt voor:

• Transparante, eerlijke en tijdige verdeling van DUO-meldingen (ook van de buitenscholen).
• Correcte en representatieve communicatie, intern en extern.
• Actuele en volledige registratie in de systemen.
• Efficiënte administratieve processen, met oog voor verbetering.
• Proactieve signalering van risico’s en knelpunten. 

De door opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden zijn ingebed in de organisatie van opdrachtgever en/of worden ook (deels of geheel) verricht door werknemer(s) die in loondienst bij opdrachtgever werkzaam zijn. Uit de volgende organisatorische afspraken en voorwaarden blijkt waarom dit het geval is.

• Opdrachtnemer neemt deel aan reguliere werkoverleggen;
• Opdrachtnemer legt verantwoording af aan de opdrachtgever of een leidinggevende;
• De werkvorm is bepaald in onder andere: locatie en planning voor de te leveren resultaten;
• Er wordt gewerkt in team verband.

Benodigd aantal professionals:
1.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. 
*Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde, dit valt niet onder bovenstaande bepaling.

Werkdagen
De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: maandag t/m vrijdag.