Zorg voor roosteren
Universitair Medisch Centrum Utrecht
geen max tarief
Utrecht
Onbekend aantal uur per week
- Zorg en Welzijn
11 september 2025
11 september 2025
De opdrachtomschrijving
Achtergrond
Het UMC Utrecht zoekt een samenwerkingspartner die expertise en ondersteuning biedt voor het inrichten van professionele personeelsplanning voor ongeveer 20 tot 30 zorgafdelingen met verpleegkundigen, laboranten en apotheekmedewerkers.
Het UMC Utrecht is deze verandering reeds begonnen binnen de kliniek en hebben hiervoor een draaiboek beschikbaar. Bij de andere organisatieonderdelen moeten we nog starten en evt. het draaiboek aanpassen. Een deel van de projectinzet kunnen we intern oplossen, dit verschilt per organisatieonderdeel. Er ontbreekt bij het UMC Utrecht de expertise om dit volledig op eigen kracht te doen. Daarom zijn we op zoek naar expertise en inhoudelijke ondersteuning in een flexibele vorm, voor naar verwachting maximaal de helft van de (15) afdelingen.
We vragen om een samenwerkingsovereenkomst, in principe t/m uiterlijk eind 2027 waarin per kwartaal de in- en externe inzet wordt bepaald voor het kwartaal daarna. Invulling van deze rollen door opdrachtgever/nemer wordt in overleg en per fase bepaald.
Het UMC Utrecht zoekt een leverancier die in staat is expertise en inhoudelijke ondersteuning te bieden:
- Op centraal niveau: bij het implementeren van beleid, trainingen, processen en inrichting van roostersoftware;
- Binnen het project: leer via ‘voordoen-meedoen-zelf doen’ onze tactisch planners en deelprojectleiders om in trajecten per afdeling de roostering te professionaliseren, samen met de afdeling zelf – zie rolbeschrijving;
- Op decentraal niveau: leer onze leidinggevenden en planners op tactisch en operationeel niveau de personeelsplanning te professionaliseren, samen met de afdeling zelf – zie rolbeschrijving.
Huidige situatie
Oorspronkelijke situatie voorafgaand aan de inmiddels doorlopen proeftuinen:
- Personeelsroostering is binnen de afdelingen divers ingericht qua proces en beleid.
- Kennis van en ervaring met roosteren/personeelsplanning is zeer wisselend/beperkt aanwezig bij leidinggevenden (operationeel en tactisch) en planners. Personeelsplanning wordt meestal als neventaak uitgevoerd door de teamleden i.p.v. door professionele planners.
- Voor personeelsplanning op tactisch niveau ontbrak een uniform proces en software. Vooruitkijken is lastig en leidt bij opstellen van de roosters tot onvoorziene problemen.
- Het oplossen van ad hoc knelpunten in uitgegeven roosters geven personeel en leidinggevenden veel onrust.
Inmiddels is hiervoor instrumentarium ontwikkeld, wat nu bij 4 afdelingen binnen Kliniek/IC is getoetst in een proeftuinvorm:
- Uniform (jaar)proces personeelsplanning en -roostering met overlegstructuur op strategisch/tactisch/operationeel niveau om via teamroosteren roosters kloppend te maken.
- Uniform roosterbeleid voor verpleegafdelingen, waar kan generiek te gebruiken binnen andere type afdelingen, waar nodig uit te breiden.
- Inrichtingsontwerp huidige roostersoftware.
- Softwaretool met dashboards voor inzicht op (verschil tussen) beschikbaar en benodigd personeel per week binnen de tactische planhorizon.
- Flexibiliteitskader met opties en voorkeursoplossingen per planfase.
- Meetplan voor effectmeting van de verandering.
- Draaiboek voor uitrol van de verandering per afdeling.
- Beschrijving van rollen/taken/verantwoordelijkheden op het gebied van personeelsplanning binnen huidige afdelingen. De planorganisatie en -functies in een aanstaande organisatiestructuur waarin afdelingen met gelijksoortige processen worden samengevoegd in Centra wordt nog nader ingevuld.
- Beschrijving van rollen/verantwoordelijkheden om de verandering in projectvorm te realiseren (zie inhoudelijke vragen binnen het Plan van Aanpak).
Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.
De Eisen
- Beroepsbekwaamheid - Referenties U dient aan te tonen over voldoende bekwaamheid te beschikken op het gebied van de Opdracht van deze aanbesteding. Voor deze Opdracht heeft het UMC Utrecht de volgende kerncompetenties vastgesteld: Ervaring in workforce management en toegepast in ziekenhuiszorg. Toegepast in organisatie van tenminste 5.000 medewerkers met complexe (financiële) structuren. Ervaring in het meekrijgen van teams in verandering waarop roosters tot stand komen. Ervaring met planning van werkplekken en kwalificaties, naast het plannen van dienstroosters voor verpleegkundigen op de verpleegafdeling. Ervaring met gebruik en inrichting van systemen voor operationele en tactische personeelsplanning als basis voor besluitvorming in planoverleggen. U kunt uw bekwaamheid bewijzen door minimaal één referentieopdracht te overleggen. Indien met één referentieopdracht alle hierboven genoemde kerncompetenties kunnen worden aangetoond dan voldoet u ook aan de gestelde geschiktheidseis. Indien geen referentieopdracht wordt overlegd, voldoet uw Inschrijving niet aan de Geschiktheidseisen. Indien meer dan één referentieopdrachten per kerncompetentie worden overlegd, worden alleen de eerste twee referentieopdrachten beoordeeld. De referentieprojecten dienen actueel te zijn. Dat wil zeggen dat de referentieprojecten niet langer dan vijf jaar geleden zijn uitgevoerd of op het moment van uitbrengen van de Inschrijving in uitvoering zijn. Indien gebruik wordt gemaakt van een nog niet (geheel) afgeronde opdracht, mogen alleen de werkelijk behaalde resultaten van het lopende contract worden opgegeven en kan niet volstaan worden met een prognose van de resultaten. Indien gebruik wordt gemaakt van een referentie waarbij u in Combinatie de referentieopdracht heeft uitgevoerd, moet duidelijk worden aangegeven welk deel door u is uitgevoerd. Alleen het daadwerkelijk uitgevoerde deel van de referentieopdracht mag als zodanig worden gebruikt. Voor de uitwerking van de referentieopdracht dient u gebruik te maken van bijgevoegd referentie-format. U dient daarin te beschrijven welke werkzaamheden die voor de referent zijn verricht. Uit die beschrijving dient te blijken dat het om een relevante referentie gaat. Een relevante referentie is een referentie die naar aard en omvang vergelijkbaar is met de onderhavige Opdracht. de referenties dienen te zijn/worden uitgevoerd tussen 2020 en 2025; u heeft de opdracht naar tevredenheid van de referent uitgevoerd; referent is op de hoogte van het feit dat het UMC Utrecht het recht heeft zonder uw tussenkomst en/of toestemmingde juistheid van de referentie te verifiëren; In het geval van een Combinatie dienen de Combinanten gezamenlijk te voldoen aan de gestelde Eisen. Indien een Inschrijver/Combinatie zich voor de toetsing aan de technische bekwaamheid (referenties) deels op de technische bekwaamheid van een Derde beroept, dient duidelijk te worden gemaakt in de overlegde referentie welk deel van de Opdracht door Inschrijver/Combinatie en welk deel door de betreffende Derde(n) is uitgevoerd. U dient bij de Inschrijving schriftelijk aan te tonen dat u daadwerkelijk over de inzet van de Derde zal beschikken. Per referentie dient duidelijk aangegeven te worden door welke organisatie de referentieopdracht is uitgevoerd. U dient de gevraagde referentie in te vullen in het referentie-format en onder deze vraag te uploaden.
De Wensen
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening
Heb je interesse in deze opdracht?
Reageer directMis geen kans, word gratis lid
Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox