Senior programmasecretaris go

Opdrachtomschrijving

Per januari 2026 zoekt het programma GO, een senior programmasecretaris. Wij zoeken een senior programmasecretaris die gedijt in een dynamische, netwerkgerichte omgeving en een essentiële rol speelt in het realiseren van de ambities van het Geïntegreerd Ondersteuningsaanbod. Je bent een verbinder met een sterk organisatorisch talent, die overzicht houdt en actief bijdraagt aan een soepele samenwerking binnen en buiten het programma. Als senior programmasecretaris ben je de spil in het programma. Je zorgt ervoor dat alle lopende activiteiten binnen het programma goed worden gemonitord en dat de voortgang helder wordt gerapporteerd. Je schrijft voortgangsrapportages, houdt actie- en besluitenlijsten bij en waarborgt dat privacy gerelateerde zaken goed geregeld zijn. Je brengt structuur aan in het bredere team van GO en signaleert tijdig knelpunten, zodat afspraken uit het plan van aanpak daadwerkelijk worden gerealiseerd. Daarnaast werk je nauw samen met de programmacoördinator GO en de secretarissen en programmacoördinatoren van de andere OZJ-programma’s. Je houdt ontwikkelingen in het bredere netwerk in de gaten en zorgt dat hierop geanticipeerd wordt. Je weet hoe je complexe vraagstukken inzichtelijk maakt en hebt oog voor zowel centrale beleidskaders als decentrale
uitvoeringspraktijken.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Bijdragen en schrijven aan de planvorming en de coördinatie bij het opstellen van plannen van aanpak voor programma’s en projecten;

• Voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen, waaronder het opstellen van agenda’s en opvolgen van actiepunten;

• Zorgdragen voor de juiste en tijdige communicatie binnen het team;

• Inhoudelijk bijdragen aan rapportages en coördineren van de planning binnen de programma-organisatie;

• Bijdragen leveren aan het door ontwikkelen van het leernetwerk in de vorm van het bieden van overzicht en contactbeheer;

• Beheren en bijhouden van programma- en projectdocumenten, projectplannen, rapportages en (opvragen) budgetoverzichten;

• Verantwoordelijk voor een overzichtelijk en goed geordend archief van programma gerelateerde documenten waaronder het ondersteuningsregister; • Verzorgen van accurate voortgangsrapportages en evaluaties;

• Opstellen van nieuwsbrieven, updates en andere programmagerelateerde communicatie;

• Monitoren en bewaken van de planning en voortgang van onderliggende projecten en Programma’s;

• Faciliteren van randvoorwaarden en structuur binnen het team;

• Verantwoordelijk voor personele aangelegenheden, waaronder het opvragen van offertes en de afstemming met inkoop en het projectenbureau voor contractering ;

• Signaleren van knelpunten en waarborgen van de realisatie van het plan van aanpak ;

• Actief schakelen binnen het bredere netwerk en inspelen op ontwikkelingen;

• Bijdragen aan een goede relatie met opdrachtgevers. 

Resultaat van de opdracht

De opdracht wordt als succesvol afgerond beschouwd wanneer de volgende resultaten zijn opgeleverd: De programmasecretaris heeft gezorgd voor een duidelijke structuur binnen het programma GO. Hierdoor verlopen processen efficiënt en wordt besluitvorming goed ondersteund. De voortgang van het programma is zorgvuldig gemonitord en de rapportages zijn tijdig opgesteld, afgestemd en verwerkt binnen bestuurlijke besluitvorming. Dit heeft geleid tot transparante en goed onderbouwde besluiten. Daarnaast is de archivering en monitoring van de ondersteuningsvraagstukken o ptimaal ingericht, wat zorgt voor overzichtelijke en toegankelijke documentatie. Dankzij deze inspanningen is niet alleen de operationele slagkracht van het programma GO versterkt maar is ook een solide basis gelegd voor verdere doorontwikkeling.

Samengevat:

• Heldere structuur binnen GO zorgt voor efficiëntere processen en betere Besluitvorming;

• Programmavoortgang is zorgvuldig gemonitord; rapportages tijdig en correct verwerkt in Besluitvorming;

• Goede monitoring en archivering van ondersteuningsvraagstukken;

• Er is een sprake van goed stakeholder management;

• Werkprocessen zijn geoptimaliseerd;

• Er is een bijdrage geleverd aan de doorontwikkeling van het leernetwerk ;

• Stevige basis gelegd voor toekomstige doorontwikkeling.