Secretaris fysieke leefomgeving

Als secretaris Directie Fysieke Leefomgeving ga je aan de slag binnen het team Leefomgeving
(primair) met het volgende:

• In team Leefomgeving ben je als secretaris de schakel tussen de collega’s van het team,
de teamleiders, de directeur en het MT. Je ondersteunt team- en projectleiders bij de
financiële contractuele afhandeling van (subsidie)projecten en activiteiten. Je bewaakt
hierbij de bedrijfsvoering in een politiek dynamische omgeving. Daarnaast lever je
organisatorische input en ondersteuning met betrekking tot de diverse beleidsvraagstukken
aan het teammanagement. Je draagt zelfstandig zorg voor de advisering aan de
teamleiders in een context van organisatieontwikkeling.
• Daarnaast maak je deel uit van het Managementoffice Leefomgeving (MO). Je bent samen
met het MO verantwoordelijk voor o.a. het vastleggen van verplichtingen en je hebt een rol
in het proces rond inhuur en aannemen van medewerkers.
• Ook ben je in je rol als secretaris degene die de processen, voortgang en planning rondom
de activiteiten en programma’s die binnen team Leefomgeving worden opgezet en lopen
bewaakt. Dit betekent een procesmatige sturing richting de collega’s van het team die
inhoudelijk de diverse activiteiten en programma’s begeleiden.
• Specifieke opdrachten zijn gelegen in;
o het verzorgen van de voorbereiding, bewaking en verslaglegging van de
bestuurlijke- en directeur overleggen (BO’s en DO’s) alsook stuurgroepen. Dit
vraagt om het opzetten van een uitvoerbaar systeem, veel afstemming en contact
met collega’s alsook medeoverheden en het eenduidig vastleggen en archiveren.
Jij staat hiervoor zelfstandig als secretaris aan de lat; je bouwt een netwerk op
waarbinnen je de specifieke opdracht uitvoert en richt de projectorganisatie ervoor
in;
o het uitrollen van de resultaten van de pilot uit cluster Landelijk Gebied, namelijk de
MS Teams Planningstool als dashboard introduceren binnen de directie en zorgen
voor implementatie van het gebruik/de toepassing binnen de overige clusters en
het delen van de inzichten VNG breed.
• Nu de uitvoeringsvraagstukken van gemeenten toenemen, neemt ook de
uitvoeringsondersteuning vanuit het team toe waarbij ook het subsidielandschap wijzigt en
de behoefte aan ondersteuning binnen het fysiek domein groot is.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Als secretaris Directie Fysieke Leefomgeving heb je verschillende werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Je onderhoudt onder andere het overzicht van- en het ondersteunen bij bedrijfsvoeringvraagstukken binnen het fysieke domein (personeel, financiën incl. subsidies, planningen, verantwoordingsrapportages). Hiervoor onderhoud je contacten met de stafafdelingen: HR, financiën en de concernstaf.

Verder heb je ook de volgende werkzaamheden:

• Het zorg dragen voor de administratie van team Leefomgeving (o.a. verplichtingenadministratie, routering directiestukken, verlengingen ingehuurde medewerkers, het beheer van Microsoft teams en het zorgdragen voor de bewaking en rapportage over voortgang, uitputting van middelen en beslismomenten/deadlines).

• Dossierbeheer bij team Leefomgeving.  

• Het opstellen van de rapportages voor het Fonds Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU).

• Het ondersteunen en adviseren van de teamleiders bij het sturen op risico’s.

• Het opstellen en bewaken van de begroting en het zorg dragen voor aanvraag van subsidies.

• Het ondersteunen van de coördinatoren en teamleiders bij het opstellen van jaarplannenen werkplannen voor het team Leefomgeving.

• Het opzetten – in samenspraak met de teamleiders – van monitoring van de jaar- en werkplannen en het aanjagen van het jaar- en werkplanproces vanuit het team richting de organisatie als geheel.

• Het voorbereiden en (mede)organiseren van sessies en bijeenkomsten (o.a. de teamsessie van team Leefomgeving en het cluster coördinatoren overleg).

• Het ondersteunen van projectleiders en teamleden bij beleidsinhoudelijke vraagstukken.

• Het rapporteren over de beleids- en projectresultaten en het doen van aanbevelingen naar de teamleiders en MT om de samenhang tussen aanpakken en/of producten en het resultaat ervan optimaal te laten zijn.

• Het bevorderen van de samenhang tussen de team Leefomgeving en de Directie Fysieke Leefomgeving als geheel. 

Resultaat van de opdracht

Het resultaat van de opdracht is dat teamleiders en projectleiders goed zijn ondersteund in de vorm van bovengenoemde werkzaamheden op het gebied van bedrijfsvoering. Daarnaast heb je de volgende resultaten behaald:

• Overzichten bedrijfsvoering zijn goed gedocumenteerd (dossierbeheer).

• Meer samenhang is gecreëerd tussen Team Leefomgeving en de Directie Fysieke Leefomgeving als geheel door middel van organiseren van gezamenlijke bijeenkomsten, opstellen GGU financiële rapportage, stand van zaken eenduidig rapporteren van de verschillende clusters en programma's.

• Een eenduidig (monitorings)proces met betrekking tot de jaar- en werkplannen, het archiveren van de bestuurlijke- en directeur overleggen alsook de stuurgroepen is gerealiseerd.

• Het resultaat van de pilot dashbord landelijk gebied (de Teams Planningstool) is uitgerold en breder binnen de directie fysieke leefomgeving geïmplementeerd.