Projectsecretaris verbindingsteam

Omschrijving van de opdracht

De afgelopen twee jaar hebben de VNG, IenW, JenV, BZK, IPO en Omgevingsdienst NL samengewerkt om het VTH-stelsel te versterken via het Interbestuurlijk Programma Versterking VTH (IBP VTH). Aanleiding hiervoor was het rapport van de commissie Van Aartsen uit 2021 die constateerde dat het stelsel te vrijblijvend en versnipperd is. 

Het IBP VTH heeft de afgelopen twee jaar vele producten opgeleverd en de beweging “van ik naar wij” in gang gezet binnen het VTH-stelsel. Het IBP VTH is per 1 oktober 2024 afgelopen, maar de betrokken partijen vinden het noodzakelijk en wenselijk dat de samenwerking wordt vervolgd en de producten daadwerkelijk geïmplementeerd worden. In januari 2025 zijn daarom de samenwerkingsafspraken Versterking VTH door alle partijen ondertekend. We gaan daarmee de implementatiefase van alles wat het IBP-VTH opgeleverd in. Alle partijen pakken daarin hun verantwoordelijkheid en we gaan verder met de interbestuurlijke samenwerking. Concreet betekent dit dat de verschillende implementatietrajecten van de producten verdeeld zijn over de partijen. Om zorg te dragen dat de verbinding tussen de trajecten en de partijen niet verloren gaat, heeft de VNG aangeboden om het verbindingsteam te hosten. De VNG heeft veel ervaring met het bieden van uitvoeringsondersteuning en het belang van een goede implementatie voor gemeenten. Op deze manier delen wij die ervaring en kennis met onze medeoverheden. 

Jij gaat aan de slag als projectsecretaris bij het verbindingsteam. Jij bent daarmee de steun en toeverlaat van de coördinator en de projectmedewerker. Je bewaart het overzicht van de netwerken, verstuurd mails en andere communicatie namens het verbindingsteam en denkt mee over hoe in praktische zin de verschillende partijen te bereiken en betrekken bij de trajecten. Je haalt een belangrijk deel van de praktische uitvoering van jouw teamgenoten uit handen. Jij verzorgt de verslaglegging van netwerkbijeenkomsten van ambtenaren maar ook van bestuurders. Voor deze bijeenkomst heb je al voor gezorgd dat de juiste mensen de uitnodiging hebben ontvangen en meegedacht over hoe de bijeenkomst in te richten. Je werkt zorgvuldig en levert een stevige bijdrage aan transparante besluitvorming. Je ontzorgt jouw teamgenoten bij de verwerking van de administratieve taken.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

De taken en verantwoordelijkheden zijn als volgt en kunnen gedurende het traject wijzigen i.o.v. met de coördinator en de projectmedewerker:

- Voorbereiden en mede organiseren van ambtelijke en bestuurlijke netwerkbijeenkomsten: jij stuurt de uitnodiging en houdt een overzicht bij van de leden van de netwerken. Jij verzorgt het proces van uitnodigingen tot de nazorg voor de netwerkbijeenkomsten.

- Je werkt verslagen uit en stelt agenda’s op bij overleggen waar een collega van het verbindingsteam de voorzitter van is.

- Ondersteuning bij de projecten middels het (mede)opstellen van voortgangsrapportages en het signaleren van knelpunten en risico’s.

- Je ondersteunt het verbindingsteam bij beleidsinhoudelijke vraagstukken en het inrichten van de procesmatige kant.

- Je schrijft in samenwerking met de coördinator en de projectmedewerker de communicatieuitingen. De communicatie is gericht intern en extern op gemeenten, provincies, omgevingsdiensten, waterschappen, het Rijk etc.

- Jij houdt het overzicht van bestuurlijke en ambtelijke overleggen en andere relevante zaken zoals kamerbrieven.

- Dossierbeheer: jij verzorgt en onderhoudt het overzicht aan stukken en documenten op deze vakgebieden.

- Agendabeheer van de coördinator.

- Je bent scherp op belangrijke deadlines, zoals voor het besluitvormingsproces.

- Je draagt bij aan het overzicht en de samenhang tussen de dossiers en de verschillende projecten waar het verbindingsteam deel van uitmaakt.

- Jij neemt een gedeelte van de administratie over van het verbindingsteam.

- Je houdt het financieel overzicht van de verschillende (deel)projecten.

Resultaat van de opdracht

- (Twee)wekelijks afstemmomenten ingepland en de agenda verzorgt.

- Een aantal bestuurlijke en ambtelijke bijeenkomsten die jij onder verantwoordelijkheid en gezamenlijk met jouw coördinator en de projectmedewerker hebt georganiseerd. Jij hebt de organisatorische handelingen verricht.

- Voorgangsrapportages van de projecten die jij (mede) hebt opgesteld met de verantwoordelijke coördinator of projectmedewerker.

- De afspraken van de coördinator met de verschillende regio’s zijn ingepland en goed voorbereid.

- In kaart brengen van mogelijke gremia en overlegstructuren waar bij aangesloten kan worden door de implementatiemanagers (i.s.m. projectmedewerker en coördinator verbindingsteam).

- Goede archivering en naslagwerk van wat het verbindingsteam heeft gedaan.

- Er is door jouw bijdrage een grotere samenhang tussen de trajecten en binnen het team.