Projectleider structuur en processen

Opdrachtomschrijving

De professional treedt op als projectleider organisatiestructuur binnen de changeorganisatie. De kern van deze opdracht is het ontwerpen en optimaliseren van de organisatiestructuur van

Bedrijfsvoering, inclusief rollen, verantwoordelijkheden, processen en besluitvormingsroutes. Hierbij wordt gekeken naar de aansluiting tussen teams, functies, bevoegdheden en de strategische doelen van de organisatie.

De professional brengt een onafhankelijke en deskundige blik, vertaalt analyses naar concrete verbeter- en inrichtingsvoorstellen, en levert producten op die direct door de lijnorganisatie kunnen worden toegepast en geborgd. Het werk wordt uitgevoerd in nauwe samenwerking met interne stakeholders, maar zonder inbedding in de hiërarchische lijn.

Het doel is te komen tot een structuur die helderheid geeft over rollen en verantwoordelijkheden, efficiëntie en kwaliteit verhoogt en het functioneren van teams en de organisatie als geheel versterkt.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

De professional heeft de vrijheid om, binnen de gestelde randvoorwaarden, de eigen werkwijze te bepalen. De werkzaamheden zijn resultaatgericht en gefaseerd, met tussentijdse oplevermomenten.

Belangrijkste werkzaamheden:

• Uitvoeren van analyses op basis van de nulmeting en 100-dagenanalyse, aangevuld met interviews en documentstudie.

• Opstellen van een helder beeld van de huidige structuur, rollen, processen en verantwoordelijkheden.

• Formuleren van concrete, onderbouwde voorstellen voor optimalisatie van structuur, processen en rolverdeling.

• Begeleiden van besluitvorming door het opstellen van complete en beargumenteerde voorstellen.

• Afstemmen van ontwerpvoorstellen met relevante interne stakeholders om draagvlak te creëren.

• Documenteren van opgeleverde ontwerpen en verbeteringen, zodat deze overdraagbaar zijn en geborgd kunnen worden in de lijnorganisatie. De professional werkt zelfstandig, legt verantwoording af op de afgesproken momenten, en levert resultaten op in lijn met de vooraf vastgestelde planning en kwaliteitscriteria.

Resultaat van de opdracht

Aan het einde van de opdracht:

• Zijn de rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen Bedrijfsvoering en tussen Bedrijfsvoering en andere organisatieonderdelen duidelijk en effectief ingericht.

• Sluiten verantwoordelijkheden in de praktijk aan bij de formele afspraken.

• Is er een organisatiestructuur die:

o Een goede span of attention/control waarborgt voor leidinggevenden;

o Teamsamenstellingen biedt die aansluiten op doelen en benodigde expertise;

o Een logische en efficiënte taak- en rolverdeling kent.

• Sluiten de sleutelprocessen goed op elkaar aan en zijn er geen dubbele of overbodige processtappen.

• Is de samenwerking tussen teams en afdelingen efficiënt en effectief

• Zijn alle opgeleverde ontwerpen, procesbeschrijvingen en afspraken vastgelegd, zodat deze blijvend toepasbaar zijn in de lijnorganisatie.

Bij de opdracht zijn de volgende risico’s aan de orde:

• Verbeteringen worden niet integraal doorgevoerd, waardoor knelpunten blijven bestaan in samenhangende processen.

• Wijzigingsvoorstellen passen niet binnen de beschikbare middelen of begroting.