Twee opvangcoördinatoren voor oekraïense ontheemden

Beste leverancier, Gemeente Leiden nodigt u uit om een offerte aan te bieden op deze nadere uitvraag van het 'DAS Inhuur Gemeente Leiden' waar u op ingediend heeft. Gemeente Leiden is op zoek naar een FUNCTIE. Voor een uitgebreidere functieomschrijving verwijzen wij u naar de Uitnodiging tot inschrijving FIUNCTIE De tender waar u nu voor uitgenodigd bent is een nadere uitvraag vanuit de 'DAS Inhuur Gemeente Leiden' waarop u bent doorgelaten o.b.v. een door u aangegeven kwalificatie. Het betreft een uitvraag voor de categorie: CATEGORIE Inschrijvingen zullen worden beoordeeld op criteria: Motivatiebrief, Curriculum Vitae, interview en prijs. Aan de toelating tot deze nadere uitvraag kunnen geen rechten op opdrachten worden ontleend.

De Opdracht
De gemeente Oegstgeest biedt sinds 2022 opvang aan Oekraïense ontheemden als
onderdeel van de landelijke opvangopgave. Hiervoor zijn twee opvanglocaties ingericht.
Het Dienstencentrum biedt plaats aan 70 bewoners. Daarnaast beschikt de gemeente
over een tweede opvanglocatie, het Hoefijzergebouw, met een capaciteit van 64
bewoners.
Om de continuïteit en kwaliteit van de opvang te waarborgen, is de gemeente op zoek
naar twee opvangcoördinatoren. De opvangcoördinatoren zijn eindverantwoordelijk
voor de opvang van Oekraïense bewoners op beide locaties. De wijze waarop deze
verantwoordelijkheid wordt ingevuld verschilt echter per locatie.
Op de locatie Dienstencentrum zijn de opvangcoördinatoren verantwoordelijk voor de
dagelijkse coördinatie, uitvoering en de totale exploitatie van de opvanglocatie. Vanuit
een zichtbare en toegankelijke aanwezigheid op de locatie dragen de coördinatoren bij
aan een veilige, stabiele en leefbare opvangomgeving voor bewoners. De
opvangcoördinatoren coördineren de dagelijkse gang van zaken op de locatie,
signaleren en adresseren knelpunten en onderhouden contacten met bewoners,
medewerkers en samenwerkingspartners. Daarnaast wordt nauw samengewerkt met
het facilitair beheer, de partij die verantwoordelijk is voor het beheer van de locatie,
onder meer ten aanzien van receptie, onderhoud, inrichting, inventaris en de
verstrekking van startpakketten aan nieuwe bewoners.
In het Hoefijzergebouw wordt de woon- en programmabegeleiding uitgevoerd door het
COA. Daar zijn de opvangcoördinatoren niet verantwoordelijk voor de dagelijkse
coördinatie en vervult het COA de rol van aanspreekpunt voor bewoners en betrokken
partijen. De opvangcoördinatoren blijven wel eindverantwoordelijk voor de opvang van
de Oekraïense bewoners en onderhouden/initiëren periodiek overleg met de
locatiemanager van het COA over uitvoering van de begeleiding, incidenten en andere
situaties die om afstemming of opschaling vragen.
De functie wordt uitgevoerd door twee opvangcoördinatoren die gezamenlijk
verantwoordelijk zijn voor de opvang. Beide coördinatoren zijn 24 uur per week
inzetbaar en hebben één vaste overlappende werkdag voor afstemming en overdracht.
Een zichtbare en toegankelijke aanwezigheid op de opvanglocatie is essentieel om goed
contact te onderhouden met bewoners, signalen tijdig op te vangen en bij te dragen aan
een veilige en leefbare opvangomgeving. Thuiswerken is in overleg mogelijk. Hierbij
geldt dat dit geen standaardonderdeel van de functie is. 

Taken en verantwoordelijkheden
Voor de locatie Dienstencentrum geldt dat de opvangcoördinatoren verantwoordelijk
zijn voor de dagelijkse coördinatie en uitvoering van de opvang. Inherent aan de functie
is dat de opvangcoördinatoren bij ernstige calamiteiten ook buiten werktijden gebeld
kunnen worden. De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor bewoners bij vragen, zorgen en
praktische zaken en het vervullen van een signalerende en doorverwijzende rol.
• Bieden van een luisterend oor en een vertrouwde gesprekspartner zijn, met
begrip voor de persoonlijke verhalen en uitdagingen van elke bewoner
• Ontvangen van nieuwe bewoners en verzorgen van een passende introductie.
• Zorgdragen voor een veilige, leefbare en respectvolle woonomgeving en
signaleren van knelpunten, incidenten en ontwikkelingen en waar nodig zorgen
voor opvolging of opschaling.
• Onderhouden van contacten met gemeentelijke collega’s, facilitair beheer,
beveiliging, regiogemeenten, inwoners, externe partners, vrijwilligersorganisaties
en andere betrokken partijen.
• Afstemmen met gemeentelijke overleggroepen (bijv. gericht op veiligheid en
zorg) over werkafspraken, casuïstiek en benodigde maatregelen.
• Organisatie en afstemming rondom (doorverwijzing voor) afspraken rondom
onder meer onderwijs, medische zorg en andere voorzieningen voor bewoners.
• Bijhouden en verwerken van mutaties in de bezetting van de opvanglocaties.
• Afstemmen van de inzet en coördinatie van vrijwilligers.
• Bevorderen van heldere communicatie tussen alle betrokken partijen.

Voor de locatie Hoefijzergebouw vervullen de opvangcoördinatoren een regisserende en
verbindende rol namens de gemeente. De dagelijkse woon- en programmabegeleiding
wordt uitgevoerd door het COA. De opvangcoördinatoren richten zich op afstemming,
samenwerking en ondersteuning bij vraagstukken die de reguliere uitvoering
overstijgen. De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:

• Fungeren als gemeentelijk aanspreekpunt voor de locatiemanager van het COA
en periodiek afstemmen over de uitvoering van de opvang, ontwikkelingen op
locatie en eventuele aandachtspunten.
• Organiseren en faciliteren van structureel overleg tussen de gemeente en het
COA en zorgen voor goede afstemming over verantwoordelijkheden,
werkafspraken en signalen vanuit de locatie.
• Beschikbaar zijn als sparringpartner voor het COA bij vraagstukken, knelpunten
of situaties waarin aanvullende afstemming met de gemeente nodig is.
• Ondersteunen bij incidenten, complexe casuïstiek en andere situaties waarbij
opschaling binnen de gemeente of regio nodig is, bijvoorbeeld wanneer deze niet
binnen de reguliere COA-processen kunnen worden opgelost. 
• Verbinden van het COA met gemeentelijke betrokkenen, regionale partners en
regiogemeenten wanneer aanvullende inzet, besluitvorming of afstemming nodig
is.
• Bewaken van de gemeentelijke betrokkenheid en verantwoordelijkheid voor de
opvang van Oekraïense bewoners op de locatie.

Gedurende de looptijd van de overeenkomst zullen de bewoners verhuizen naar een
nieuwe opvanglocatie. De opvangcoördinatoren spelen een belangrijke rol in deze
overgang en zijn verantwoordelijk voor:

• Het begeleiden van bewoners bij de verhuizing naar de nieuwe locatie.
• Het coördineren van de operationele overgang.
• Het afstemmen van gewijzigde afspraken rondom beveiliging en facilitair beheer.

Na de verhuizing kan de opdracht een andere invulling krijgen en kan van bewoners een
grotere mate van zelfredzaamheid worden verwacht. Dit is echter afhankelijk van de
definitieve keuze voor de toekomstige huisvestingssituatie.

Profiel
De gemeente zoekt zelfstandige, flexibele en daadkrachtige professionals die
gemakkelijk schakelen tussen bewoners, de gemeentelijke organisatie en externe
partners. De opvangcoördinatoren beschikken over uitstekende communicatieve
vaardigheden en weten zowel in de dagelijkse praktijk als tijdens incidenten rust,
overzicht en structuur te behouden. Door een betrokken en proactieve houding leveren
de coördinatoren een belangrijke bijdrage aan een veilige en leefbare opvang.