Teamsecretaresse

Ben jij een kei in de dienstverlening en ondersteuning? Hou jij van een uitdaging en ben je stress bestendig? Dan zijn we op zoek naar jou! Kom bij de gemeente West Betuwe werken als:

Teamsecretaresse
(32  uur per week)
Het team Ondersteuning bestaat uit bestuurssecretariaat en teamsecretaresses. Tien enthousiaste collega’s ondersteunen het college, de directie en de teamleiders.
Door langdurige uitval is bij de teamsecretaresses tijdelijke vacature ruimte ontstaan voor 32 uur. Samen met de vier teamsecretaresses bied je ondersteuning bij diverse secretariële en administratieve werkzaamheden voor verschillende teamleiders. We zoeken iemand die niet veel inwerktijd nodig heeft en weet hoe het vak verstaan wordt. 
Wat ga je doen?

• Beheren van de inboxen;  
• Agendabeheer: structuur aanbrengen in de agenda’s en deze bewaken;
• Notuleren van overleg, formuleren en bewaken van actiepunten
• Samenstellen van verslagen en actielijsten, maar ook de agenda voor overleggen verzorgen met de juiste stukken

• Organiseren van vergaderingen, recepties, jubilea,  afscheid, en andere bijeenkomsten van A-Z op het gebied van benodigde faciliteiten en andere randvoorwaarden en hiervoor de draaiboeken bijhouden.
• Je levert een bijdrage aan de verbetering van de werkprocessen

Wat breng je mee ?

• Je bent in het bezit van een diploma op minimaal MBO niveau 
• Ervaring in een soortgelijke functie en affiniteit met notuleren en complex agendabeheer
• Zeer goede ervaring met de Outlook, Excel, Word en PowerPoint
• Zelfstandig en in teamverband kunnen werken
• Bekend met de systemen Djuma, Key2Financien  (of op korte termijn eigen te maken)
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden 
• Je bent een dienstverlener pur sang,  je bent nieuwsgierig en toont lef, je bent mensgericht en zoekt altijd naar een oplossing.  Je toont eigenaarschap en bent trots op je werk.