Gemeente Rotterdam

Teamleider frontoffice en backoffice inkoop - cluster bco

Gemeente Rotterdam

De opdracht­omschrijving

Waar ben jij van?

Jij bent van het aansturen en motiveren van medewerkers en weet deze goed in hun kracht te zetten. Met jouw mensgerichte aanpak weet jij als geen ander hoe de Rotterdamse doelen samen kunnen worden behaald.

Jouw functie

Als Teamleider van de Frontoffice en Backoffice Inkoop van de gemeente Rotterdam ben je verantwoordelijk voor de gecentraliseerde inkoopadministratie van de gemeente Rotterdam. Dat wil zeggen dat zij gaan over: 150.000 bestellingen, het beheer van 2.500 contracten, 10.000 schriftelijke en 10.000 telefonische vragen per jaar. Het team Frontoffice is de eerste ingang voor alle inkoopvraagstukken van collega's en leveranciers.


Jouw team bestaat uit circa 28 FTE die hun werk zowel vanuit kantoor als vanuit huis verrichten. Het is een voornamelijk jong, energiek team fsk 6 tm fsk 10 die dagelijks door jou aangestuurd moeten worden. De letterlijke “bakken” met werk (het omzetten van inkooporders) moeten leeg. Telefoon moet snel worden opgenomen en dienen netjes en correct te worden afgehandeld.

De werkdruk fluctueert door het jaar heen en aan het einde van het jaar is het altijd druk. Ook zal de implementatie van het nieuwe bedrijfsvoeringsysteem dit jaar extra inzet van het team vergen. Jij zal dat in goede banen moeten leiden.

Dit betreft een tijdelijk vervanging van de teamleider die zich momenteel bezighoudt met de implementatie van het nieuwe bedrijfsvoeringssysteem. Je rapporteert dan ook aan de teamleider Frontoffice&Backoffice.

 

Kerntaken

Stimuleert en motiveert het team om het beste uit zichzelf halen;

Inventariseert en coördineert de uit te voeren werkzaamheden;

Ziet toe op de uitvoering van de werkzaamheden; bewaakt de voortgang en de kwaliteit en onderneemt zo nodig stappen om de processen en werkzaamheden bij te sturen;

Bewaakt bij de uitvoering van de afgesproken werkwijzen, procedures en afspraken;

Signaleert knelpunten binnen het team en de operationele processen en ontwikkelingen die zich in het vakgebied voordoen en doet voorstellen voor verbetering of ontwikkeling van werkwijzen en procedures;

Rapporteert aan de teamleider frontoffice inkoop over de voortgang en realisatie van doelstellingen; rapporteert op basis van interpretatie van gegevens, binnen richtlijnen;

Verricht werkzaamheden, overeenkomstig de taken van de medewerkers waaraan operationeel leiding wordt gegeven.

 

 

Jouw profiel

Je bent dé teamleider met een hands-on mentaliteit en durft met ons frisse jonge team in elk gat te springen.Je bent in staat om veel te schakelen en bent communicatief goed vaardig, zodat je met iedereen de juiste taal kunt spreken.

De ideale kandidaat kan als meewerkend voorman meewerken in het team en als voorbeeld fungeren voor de rest. Jouw skills zitten in het leidinggeven aan een team van minimaal 15 FTE en kan dit zowel directief als coachend leidinggeven. Het team vraagt om een stevige leidinggevende die meedenkt, vóór zijn/haar medewerkers gaat staan en ze steunt in de keuzes die zij maken.

 

 

Eisen

Je bent in het bezit van een afgeronde HBO opleiding;

Je hebt minimaal 2 jaar operationele Oracle EBS ervaring;

Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol;

Je hebt minimaal 2 jaar leidinggevende ervaring met een team van minimaal 15 FTE.

 

 

Wensen

Je hebt kennis van contractbeheer en contractmanagement;

Je hebt kennis en affiniteit met ons Rotterdams inkoopproces;

Je hebt kennis van Oracle Cloud;

Je hebt ervaring bij grote veranderopgave.

De afdeling

De Frontoffice Inkoop is een van de vier teams binnen de afdeling inkoop en aanbestedingszaken. Dit team zorgt voor de operationele inkoop. De andere 3 teams voor het in de markt zetten van de diensten en leveringen voor het gehele concern. Binnen de afdeling heeft het Great project (implementatie nieuwe bedrijfsvoeringssysteem) de meeste aandacht.

Onze organisatie

Inkoop en aanbestedingszaken valt onder het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO). Dit cluster is de spil van de gemeentelijke organisatie en maakt kaders voor het hele concern. Zij zorgt er enerzijds voor dat het college van Burgemeester en Wethouders de stad kan besturen en de schakel is tussen de burgers, het stadsbestuur en de gebieden. Anderzijds is BCO de schakel met de overige

Sjabloon

Sjabloon

(beleids)clusters op het gebied van bedrijfsvoering, ICT, HR, Facilitaire Zaken, Juridische Zaken, Onderzoek, Financiën, Inkoop en Communicatie. Zo ondersteunt BCO de organisatie die het nodig heeft bij het uitvoeren van haar werk voor de stad.

Het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning biedt professionaliteit en kwaliteit, en speelt flexibel in op de vraag. Tegelijkertijd staat de positie van de medewerkers centraal. Bij de gemeente Rotterdam krijg je de kans jezelf te ontwikkelen en te werken aan je persoonlijke ambities. Hiermee maak je het verschil in een organisatie die werkt voor de stad Rotterdam.

De Eisen

  • Schrijft u als Inschrijver zelfstandig in? (zijnde; niet in combinatie)
  • Geschiktheid Kandidaat Inschrijver verklaart dat de kandidaat geschikt is voor inzet op de opdracht. Hiertoe heeft Inschrijver ten minste: De inhoud van deze uitvraag gelezen en begrepen. Onder de inhoud van deze uitvraag verstaan wij het volgende: het functieprofiel of opdrachtomschrijving behorend bij deze uitvraag; de van toepassing zijnde voorwaarden; Middels passende en realistische selectie- en screeningsinstrumenten de volgende zaken vastgesteld: dat de kandidaat volledig voldoet aan alle in deze uitvraag gestelde eisen; dat inzet van de kandidaat tot een redelijk te verwachten professionele uitvoering van de opdracht en/of vervulling van de functie leidt; dat uit het (arbeids)verleden van de kandidaat geen bezwaren ten aanzien van inzet op de opdracht blijken: Kandidaat is afgelopen 2 jaar niet in dienst geweest van de gemeente Rotterdam. Knock-out Het bovenstaand gestelde betreft een eis (knock-out). Indien de inschrijving niet aantoonbaar voldoet aan deze eis komt de inschrijving niet voor gunning in aanmerking.
  • Vanaf heden is het niet meer nodig om deze documenten te uploaden in Mercell. In plaats daarvan vragen wij u deze documenten wel op te vragen bij de kandidaat en in eigen beheer te houden tot tenminste 12 maanden na afloop van de opdracht inclusief eventuele verlengingen en daarbij vragen wij u akkoord te gaan met onderstaande. Opdrachtnemer gaat akkoord met onderstaande voorwaarden: 1. Opdrachtnemer garandeert dat hij voorafgaand aan de datum waarop de opdracht tot plaatsing van een kandidaat definitief wordt gegund beschikt over:  een volledig en correct door de kandidaat ingevulde en ondertekende Verklaring informatiegebruik en geheimhouding; een volledig en correct door de kandidaat ingevulde en ondertekende Integriteits- en geheimhoudingsverklaring; een volledig en correct door de kandidaat ingevulde en ondertekende Verklaring arbeidsverleden; een Verklaring omtrent het gedrag op punten 11, 12 en 13 van de kandidaat, tenzij dit anders is aangegeven in het functieprofiel,  die niet ouder is dan 5 jaar ten opzichte van de datum waarop de opdracht definitief wordt gegund en waaruit geen bezwaren blijken ten aanzien van het inzetten van de kandidaat op de opdracht (VOG). Opdrachtnemer garandeert dat hij ook tijdens de gehele looptijd van de opdracht beschikt over een geldige VOG van de kandidaat; 2. Opdrachtnemer is van rechtswege in verzuim op het moment dat hij de verplichting in het eerste lid niet uiterlijk voorafgaande aan de datum waarop de opdracht tot plaatsing van een kandidaat definitief wordt gegund is nagekomen.  3. De gemeente Rotterdam is gerechtigd om van Opdrachtnemer te verlangen dat hij op eerste verzoek met (de hierboven genoemde) relevante stukken aantoont dat hij de verplichting uit lid 1 (tijdig) is nagekomen. 4. Indien bij Opdrachtnemer het vermoeden bestaat of redelijkerwijs zou moeten bestaan dat hij de verplichting uit het eerste lid niet (tijdig) zal kunnen nakomen, dient hij de gemeente Rotterdam hiervan onverwijld schriftelijk op de hoogte te brengen via de algemene mailbox [servicepuntexterneinhuur@rotterdam.nl] met vermelding van de naam van de kandidaat en het specifieke tendernummer. 5. Opdrachtnemer kan zich jegens de gemeente Rotterdam niet op overmacht beroepen terzake de niet nakoming van de verplichtingen uit deze bepaling. 6. Indien Opdrachtnemer één of meerdere van zijn verplichtingen uit deze bepaling niet of niet tijdig nakomt, is hij aansprakelijk voor alle schade die de gemeente Rotterdam daardoor lijdt of nog zal lijden. Onverminderd de rechten die de gemeente Rotterdam heeft op grond van de wet, is hij in dat geval gerechtigd om:   zijn verplichtingen uit de opdracht tot plaatsing van de kandidaat op te schorten en/of de geleden of nog te lijden schade als gevolg van de tekortkoming te verrekenen met (toekomstige) vorderingen die de Opdrachtnemer heeft op de gemeente Rotterdam en/of de kandidaat per direct op non-actief te stellen en/of de Opdracht tot plaatsing van de kandidaat (definitief) te beëindigen.   7. Voorafgaande aan een eventuele plaatsing informeert Opdrachtnemer de kandidaat over de noodzaak om de documenten genoemd in het eerste lid op tijd bij Opdrachtnemer aan te leveren en over de gevolgen (non-actiefstelling en/of beëindiging opdracht tot plaatsing) die de gemeente Rotterdam kan verbinden aan de niet nakoming van deze verplichting.

De Wensen

  • Ervaring in de gevraagde functie Je hebt ervaring met grote veranderopgave.
  • GEGEVENS FACTURERENDE PARTIJ Bent u als u de Opdracht gegund krijgt ook de facturerende partij?
  • Je bent in het bezit van een afgeronde HBO opleiding; Je hebt minimaal 2 jaar operationele Oracle EBS ervaring; Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol; Je hebt minimaal 2 jaar leidinggevende ervaring met een team van minimaal 15 FTE.
  • Specifieke kennis De kandidaat beschikt over onderstaande specifieke kennis. Indien u verklaart dat de kandidaat over de genoemde specifieke kennis beschikt dient hij aantoonbaar over de genoemde specifieke kennis te beschikken zodat dit leidt tot een redelijk te verwachten professionele uitvoering van de opdracht en/of vervulling van de functie. - Je hebt kennis van contractbeheer en contractmanagement; - Je hebt kennis en affiniteit met ons Rotterdams inkoopproces; - Je hebt kennis van Oracle Cloud; - Geen van bovenstaande opties

Interesse in deze opdracht?

Zo werkt onze dienstverlening

Deze opdracht is gesloten, reageren is helaas niet meer mogelijk

Gesloten

Mis geen kans, word gratis lid

Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox