Teamleider facilitaire zaken

Organisatie
De gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente, de komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 55.000 naar 65.000. We werken de komende jaren aan grote projecten op het gebied van woningbouw, bedrijventerreinen, infrastructuur, voorzieningen, natuur en recreatie. Het ondernemersklimaat wordt gekenmerkt door innovatieve ondernemers die vooruitlopen op het gebied van warmtetransitie en duurzaamheid. Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen met uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.

De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 500 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Onze medewerkers voelen zich gewaardeerd en zijn trots op de organisatie waarvoor zij werken.

Het domein Bedrijfsvoering & Dienstverlening bestaat uit de teams HR, Financiën, IT, Bedrijfsbureau, Communicatie, KCC en Facilitaire Zaken. Het domein zorgt ervoor dat het bestuur, management en medewerkers van de gemeentelijke organisatie goed worden ondersteund en geadviseerd op het gebied van bovenstaande deelgebieden. De vacature betreft het team Facilitaire Zaken.

Opdracht
De gemeente Pijnacker-Nootdorp zoekt een ervaren interim Teamleider Facilitaire Zaken die de basis legt voor een toekomstbestendig facilitair team. De opdracht is succesvol wanneer het team professioneel is ingericht, de belangrijkste facilitaire processen zijn gestandaardiseerd, de Producten- en Dienstencatalogus gereed is, de lopende aanbestedingen en huisvestingsprojecten op koers liggen en een goede overdracht naar vaste invulling van de functie mogelijk is.

• Bouwen aan een nieuw team FZ
  • Aansturing van het team;
  • Door ontwikkelen Producten & Dienstencatalogus;
  • Ontwikkelen ontbrekende services;
  • Optimaliseren en vastleggen werkprocessen;
  • Regie voeren op uitvoering project Upgrade kantoorpand met onder andere diverse verbouwingen in het pand.

• Doen van aanbestedingen voor verschillende soft- en hardservices in samenwerking met Inkoop en implementeren van de gecontracteerde services. Onder andere:
  • Catering;
  • Toegangscontrolesysteem;
  • Onderhoud E/W/K installaties;
  • Bouwkundig onderhoud;
  • Schilderwerk;
  • Vervanging (deel) wagenpark.

• Opzetten van en/of regievoeren op verschillende teamoverstijgende projecten. Onder andere:
  • Werkplekbeleid;
  • Wagenparkbeheer;
  • Ontvlechten huisvesting en vastgoedbeheer.
• Opstellen lange termijn huisvestingsvisie voor de gemeentelijke huisvesting

Met jouw specialistische kennis versterk je dit team tijdelijk als Teamleider FZ, waarbij je een waardevolle bijdrage levert aan de ontwikkeling van de organisatie. De inzet is tijdelijk, resultaatgericht en gericht op een specifiek, hieronder nader omschreven eindproduct.  

Resultaat
De opdracht is succesvol afgerond wanneer uiterlijk aan het einde van de opdrachtperiode de volgende resultaten zijn opgeleverd:

• Een professioneel en toekomstbestendig functionerend team Facilitaire Zaken, waarbij rollen, verantwoordelijkheden en prioriteiten zijn verduidelijkt en geborgd.
• Een actuele Producten- en Dienstencatalogus.
• De belangrijkste facilitaire werkprocessen zijn geoptimaliseerd, vastgelegd en overdraagbaar gemaakt.
• De overeengekomen aanbestedingstrajecten zijn voorbereid, uitgevoerd of – indien de planning daarom vraagt – voorzien van een volledig overdrachtsdossier inclusief planning, besluitpunten en risico's.
• De lopende projecten, waaronder de Upgrade van het kantoorpand en de teamoverstijgende facilitaire projecten, zijn aantoonbaar op koers gebracht en voorzien van een heldere voortgangsrapportage en vervolgadvies.
• Een volledig overdrachtsdossier met de status van de projecten, openstaande acties, risico's en aanbevelingen voor de structurele opvolging.

Het eindproduct is compleet, onderbouwd en tijdig opgeleverd wanneer bovenstaande resultaten uiterlijk aan het einde van de overeengekomen opdrachtperiode beschikbaar zijn gesteld aan de opdrachtgever en de organisatie de werkzaamheden zelfstandig kan voortzetten.

Randvoorwaarden
De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig en voor eigen rekening en risico uit. De opdrachtgever formuleert uitsluitend de gewenste resultaten en toetst deze op de afgesproken momenten.

• De opdrachtnemer bepaalt zelfstandig de wijze van uitvoering, planning, prioritering en inzet van middelen om het overeengekomen resultaat te realiseren.
• De opdrachtnemer stemt waar nodig af met betrokken medewerkers, management en andere stakeholders om de opdracht te kunnen uitvoeren, zonder dat sprake is van hiërarchische aansturing.
• De opdrachtnemer is niet ingebed in de lijnorganisatie en vervangt geen reguliere medewerker. De opdracht heeft een tijdelijk, projectmatig en resultaatgericht karakter.
• De opdrachtgever stuurt niet op de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden, maar beoordeelt uitsluitend de gerealiseerde resultaten en de kwaliteit van de opgeleverde producten.
• De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor een zorgvuldige overdracht van de gerealiseerde resultaten aan de opdrachtgever aan het einde van de opdracht.

Competenties

• Vertrouwd met politieke en bestuurlijke verhoudingen binnen een gemeentelijke organisatie;
• Resultaatgerichte, dienstverlenende en flexibele instelling;
• Overtuigingskracht, weerstand managen, helikopterview, analytisch vermogen en verbinder.
• Communicatief vaardig, zowel schriftelijk als mondeling.

Benodigd aantal professionals
1. 
 
Offerte-eisen 
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. 
*Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde.