Team- en projectsecretaris Stedelijk Strategieteam

Functieomschrijving
Je vindt het leuk om spin in het web te zijn in een dynamisch team, én om als rechterhand van het teamhoofd te fungeren. Je biedt overzicht wat betreft het projectenportfolio, de financiën, het personeel en de jaarplanning, en denkt daar actief over mee. Ook fungeer je als aanspreekpunt voor het team voor alle praktische zaken. Waar nodig ondersteun je ook bij agendabeheer en administratieve taken.
Je hebt teambreed een ondersteunende rol. Je zorgt dat nieuwe medewerkers goed landen, verzorgt de externe en interne communicatie, organiseert teamevenementen en je faciliteert en adviseert over bestuurlijke besluitvorming. Al met al zorg je er samen met het teamhoofd voor dat het team goed draait en iedereen zijn of haar werk goed kan doen.
Daarnaast ondersteun je projectleiders en adviseurs bij projecten met procesmatige ondersteuning en eventueel inhoudelijke bijdragen. Je houdt zicht op de planning, bevordert de realisatie en vervult een aanjaagfunctie richting teamgenoten. Ook zorg je ervoor dat alle informatie over het project up-to-date en goed vindbaar is.
Het Stedelijk Strategieteam voert jaarlijks circa vijftien projecten uit rondom thema's als de energietransitie, verstedelijking, polarisatie, digitalisering en kansenongelijkheid. Dit doen we in opdracht van het gemeentebestuur en de ambtelijke top. Het team bestaat uit circa achttien mensen.

Werkzaamheden
• Maandelijks overzicht bieden met betrekking tot het projectenportfolio, zoals:
• De financiën, personeel en de jaarplanning.
• Projectresultaten op het niveau van strategische inzichten, kernboodschappen en besluitvorming.
• Projectvoortgang door het plannen van de werkzaamheden, overleggen en bewaken van de tijdigheid van oplevering van
(tussen)producten.
• Verzorgen van externe en interne communicatie van teamproducten.
• Spin in het web voor het team en ondersteunend voor het teamhoofd en andere teamleden waar nodig.
• Organiseren van teambijeenkomsten, waaronder heidagen, maandelijkse teamlearnings en de wekelijkse teamstart.
• Verzorgen van financieel overzicht.
• Ondersteunen van de werving en selectie van nieuwe medewerkers, het inregelen van de praktische zaken om te kunnen werken en de onboarding.
• Bijhouden van het documentatiesysteem voor projecten en zorg dragen voor projectadministratie en -archief.
• Contact houden met de andere teamsecretarissen voor de verbinding tussen de afdelingen van de directie.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit vijf clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie, Interne Dienstverlening en Stadsbeheer bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/

De opdrachtgever(s)
Directie Bestuur en Managementadvisering De directie Bestuur en Managementadvisering (BMA, circa 120 fte) bestaat uit de afdelingen Bestuursadvisering, Public Affairs, Kabinet Burgemeester, Staf gemeentesecretaris en gemeentelijk management, Stedelijke Strategie. De bestuursadviseurs van de directie adviseren het college en het gemeentelijk management team (GMT) over politiek gevoelige, strategische en domein overstijgende thema's, waaronder de verhouding met de stadsdelen, regionale samenwerking en de coördinatie van de relaties met de rijksoverheid en Europa. Afdeling Stedelijke Strategie Stedelijke strategie draagt bij aan de ontwikkeling van stedelijk strategisch beleid. Als integraal strategisch team zorgt deze afdeling voor een effectieve aanpak van stedelijke strategische vraagstukken. Het team werkt opgavegericht. De opgaven die door het team worden opgepakt hebben voor de stad grote maatschappelijke effecten op middellange termijn en raken aan meerdere clusters van de gemeente Amsterdam.