Stakeholder & community manager

Context

Voor het Europese subsidieprogramma EuropAI wordt een medewerker stakeholder & community manager ingehuurd. Het programma richt zich op de ontwikkeling en opschaling van generatieve AI-toepassingen binnen Europese overheden en wordt uitgevoerd in samenwerking met België, Luxemburg en Denemarken.

Nederland vervult een coördinerende rol binnen het programma. Het Ministerie van BZK verzorgt de Nederlandse projectorganisatie en coördineert tevens de internationale programmaverantwoording richting de Europese Unie. ICTU ondersteunt het Ministerie van BzK door de levering van tijdelijke professionals specifiek ter uitvoering van de taken zoals omschreven in het projectvoorstel.

De professional voert de opdracht uit in afstemming met de programmamanager EuropAI. De programmamanager bewaakt uitsluitend de aansluiting op de programmadoelstellingen en de op te leveren resultaten.

De stakeholder&community manager stemt af met de programma manager EuropAI van ICTU over de voortgang van het programma. De programmamanager is overall verantwoordelijk voor de coördinatie in de relatie met opdrachtgever.

Rol van de stakeholder&community manager

Hij/zij ondersteunt draagt bij aan de realisatie van de programmadoelstellingen binnen de afgesproken kaders van tijd, budget, kwaliteit en scope.

De opdracht bestaat uit het realiseren van de volgende resultaten:

• Maken en beheren van de lijst van alle of (internationale) stakeholders (per land)
• Beheren van de lijst van geschikte events per deelnemend land die geschikt zijn om EuropAI te presenteren/profileren.
• Informatieverstrekking aan de stakeholders betreft d events die er zullen plaatsvinden en bijhouden en inzichtelijk maken welke stakeholders bij welke events aanwezig zijn/participeren.
• Regie voeren over de input voor de diverse stakeholderbijeenkomsten en de planning daarvan (services, infrastructuur, adviezen etc.)
• Maken van een plan voor en opzetten van community management samen met de werkpakket leider cq het programma management.
• Outreach naar en onderhouden van de samenwerking met de twee andere Europese programma’s en de coördinatie CSA in samenwerking met de werkpakketleiders van werkpakket 1 en 4.
• Verbinding maken met de EDICS en analyse van de lopende en komende investeringen in het EU-ecosysteem en wat dat betekent voor EuropAI. In kaart brengen wat de investeringen.
• Adviseren van programma management op welke manier en wanneer dit te integreren binnen EuropAI.

De rol wordt uitgevoerd binnen een complexe internationale omgeving waarin overheden, uitvoeringsorganisaties, kennisinstellingen en marktpartijen samenwerken.

Einddatum programma

De inzet eindigt bij het opleveren van de deliverables zoals beschreven. Het totale programma loopt tot 31 juni 2029.

De activiteiten die horen bij het realiseren van de opdracht zijn:

• Deelnemen aan diverse overlegorganen die zich bezighouden met en/of verbonden zijn met EuropAI
• Het opleveren van producten en adviezen die het programmamanagement ondersteunen bij de uitvoering van het programmaFeedback vanuit de stakeholders overbrengen naar het programma team
• Afstemming met vertegenwoordigers van BZK, ICTU en overige betrokken organisaties voor zover noodzakelijk voor het realiseren van de opdracht.alsmede eventuele afstemming met EZK in het kader van EuropAI en andere AI programma’s o/ ontwikkelingen.
• Inhoudelijk bijdragen aan de ontwikkeling van instrumenten voor de relatie met de buitenwereld (workshops, road shows, webinars, ondersteuningsproducten en andere middelen, etc) in afstemming met team communicatie en team ondersteuning.
• De professional werkt zelfstandig en deelt zijn werk zelfstandig in op basis van de afgestemde resultaten

Stakeholder- en consortiummanagement

• Actueel stakeholderregister opgeleverd.
• Overzicht van relevante internationale events.
• Communitymanagementplan.
• Adviesdocument samenwerking CSA.
• Adviesdocument EDIC-analyse.
• Overdrachtsdocumentatie.
• Bevordering van effectieve samenwerking tussen de deelnemende landen en betrokken organisaties.

Afronding en overdraagbaarheid

• het stakeholderregister is opgeleverd;
• het communitymanagementplan is vastgesteld;
• de adviesrapportages zijn opgeleverd;
• de overdraagbare documentatie is geaccepteerd.

Beoordeling van voortgang en resultaten

De aanpak, voortgang en deelresultaten worden periodiek beoordeeld door de opdrachtgever BZK, in afstemming met het ICTU programma management.

De professional bepaalt zelfstandig de wijze waarop de afgesproken resultaten worden gerealiseerd. ICTU stuurt uitsluitend op de inhoud, kwaliteit, planning en acceptatie van de overeengekomen deliverables.

Beoordelingsmomenten

De resultaten van de opdracht worden periodiek beoordeeld tijdens de uitvoering van het programma op basis van de programmamijlpalen en deliverables.

Beoordelingscriteria

De beoordeling vindt plaats op basis van:

• Tijdige en kwalitatieve oplevering van de afgesproken deliverables of deelresultaten.

 

• Effectieve samenwerking tussen internationale partners en met de stakeholders.

De Europese deadlines kunnen verschuiven in de tijd waardoor ook de mijlpalen voor het programma verschuiven in de tijd.

Specifieke kennis en expertise van de professional

Voor de uitvoering van het programma EuropAI is specifieke kennis en ervaring nodig die binnen ICTU beperkt aanwezig is.

De professional beschikt over specialistische kennis en ervaring op de volgende gebieden:

• Europese governance binnen complexe Europese programma’s en samenwerkingsverbanden, waarbij meerdere overheden, kennisinstellingen, uitvoeringsorganisaties en marktpartijen betrokken zijn.
• Europese subsidieprogramma’s en internationale consortia, inclusief governance-structuren, rapportageverplichtingen, deliverables, milestonebewaking, compliance en subsidieverantwoording richting Europese programmaorganisaties.
• Stakeholder- en consortiummanagement in internationale en bestuurlijke omgevingen met uiteenlopende belangen, besluitvormingsstructuren en verantwoordingslijnen.
• Het inzichtelijke maken en bewaken van samenhang en afhankelijkheden met en tussen stakeholders en externe partners ter ondersteuning van een effectieve programmauitvoering.

De ingehuurde professional brengt daarnaast ervaring mee met het participeren in programma’s waarbij vele stakeholders actief bijdragen aan de ontwikkeling van de beoogde doelen zoals in het EuropAI-programma.

De hierboven genoemde kennis en ervaring zijn essentieel voor de uitvoering van de opdracht en dienen daarom ook aanwezig te zijn bij een eventuele vervanger van de professional.