Senior projectsecretaris

Taakomschrijving

Voor het Projectbureau zijn wij op zoek naar een ervaren senior projectsecretaris.

Als projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor de projectbeheersing van meerdere projecten en/of programma’s. Je houdt overzicht, bewaakt afspraken en zorgt dat iedereen zijn werk kan doen; van het voorbereiden van vergaderingen, het inkopen van producten en diensten tot het vastleggen van financiële verplichtingen. Jouw werk raakt alle aspecten van een programma.

Daarnaast ben je een waardevolle sparringpartner voor collega’s. Je bent scherp op deadlines, bewaakt de voortgang en durft waar nodig anderen aan te spreken. Tegelijkertijd werk je vanuit een dienstverlenende houding en denk je mee over verbeteringen. Samen met je collega’s van het projectbureau maak je deel uit van een dynamische omgeving waarin samenwerking en flexibiliteit centraal staan.
Wat houdt de functie van projectsecretaris verder in:
•    Je zorgt voor de adequate administratieve en financiële vastlegging en afhandeling bij inkoopopdrachten. Hierbij werk je volgens de actuele regelgeving en procedures.
•    Je onderneemt actie indien nodig om de opdracht tijdig te verstrekken. Je bewaakt het projectbudget en werkt daarbij nauw samen met de financiële administratie.
•    Ook ben je verantwoordelijk voor het opzetten en actualiseren van de projectarchieven.
•    Je controleert de geboekte uren van het projectteam en je ontlast projectleiders door toe te zien op tijdige en adequate uitvoering van werkzaamheden.

 Een knelpunt in bijvoorbeeld de planning of de financiën? Dan ben je de eerste die dit ziet. Het spreekt voor zich dat je ook meteen de oplossing paraat hebt.
Bij het vastleggen en afhandelen van de administratie van projecten volg je uiteraard de regels, zoals de Europese Aanbestedingswet. Ook houd je je aan de interne inkooprichtlijnen en -procedures. Tegelijkertijd laat je je niet beperken door bureaucratie en denk je in kansen en pragmatische oplossingen. Projectleiders kunnen rekenen op jouw eerlijke en goed onderbouwde mening. Zie je dat zij bepaalde registratie- of afhandelingseisen niet nakomen? Dan deins je er niet voor terug aan de bel te trekken.


Eisen

o    Je hebt de afgelopen 7 jaar minimaal 5 jaar (aaneengesloten) aantoonbare ervaring in de functie van projectsecretaris, waarvan de laatste 5 als senior projectsecretaris
o    Je bent minimaal 24 uur per week beschikbaar
o    Je bent per direct beschikbaar

Doorleenconstructie(s) zijn niet toegestaan

Wensen

Beschikking over een PMO-Certificering (MSP P3O Practitioner, IPMA C, B of A PMO of soortgelijk)
Recente aantoonbare ervaring met de projectbeheersing van meerdere projecten/programma’s tegelijk

Recente aantoonbare ervaring op het vlak van contractbeheer en inkoop (in een uitvoerende rol)

Recente aantoonbare ervaring met beheer van financiële project/programma-administratie (in een uitvoerende rol)

 

ICTU behoudt zich het recht voor om indien onverwacht een te hoog uurtarief (qua budget) wordt aangeboden, om op basis hiervan een kandidaat als niet passend te verklaren
Algemeen beoordeling werkzaamheden
De professional verricht het werk naar eigen inzicht. ICTU kan wel aanwijzingen en instructies geven omtrent het resultaat en de doorlooptijd van de werkzaamheden. In geval van samenwerking met anderen vindt afstemming plaats met ICTU, voor zover dat voor de uitvoering van de werkzaamheden nodig is.

BYOD
ICTU biedt BYOD voorzieningen aan voor externe medewerkers. Van de externe medewerker wordt verwacht dat diegene beschikt over een passend apparaat (laptop) en een mobiele telefoon om diens werk uit te voeren. Aan de externe medewerker gevraagd (digitaal) akkoord te gaan met het ingevoerde reglement zakelijke apparatuur.