Koninklijke Bibliotheek

Senior project ondersteuner

Koninklijke Bibliotheek

De opdracht­omschrijving

Opdrachtomschrijving

De Senior Project Ondersteuner biedt zowel management- als directieondersteuning binnen de directie Informatie & Technologie (I&T) van de KB.
Het is een gemixte opdracht:

3 dagen per week ondersteun je als managementassistent de afdelingshoofden Informatievoorziening.
2 dagen per week werk je mee met de directieleden in het zogeheten netwerk office en vervul je een projectsecretarisrol bij besluitvormingstrajecten en netwerksamenwerkingen.

We zoeken iemand die snel kan schakelen, zelfstartend is en overzicht weet te creëren in een dynamische omgeving waar meerdere belangen samenkomen.

Je bent de verbindende schakel tussen de afdelingshoofden, het directielid en de bredere organisatie.
Je ondersteunt zowel op operationeel niveau (planning, verslaglegging, documentatie, acties) als op strategisch niveau (voorbereiden van besluitvorming, bijdragen aan overleggen in het netwerk en het bewaken van opvolging).

 

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

  • Managementondersteuning: agendabeheer, coördineren van afspraken, voorbereiden van vergaderingen en opvolging van actiepunten.
  • Projectsecretariaat: opstellen van besluitenlijsten, voortgangsrapportages en notulen; voorbereiden van stukken voor besluitvorming op directieniveau.
  • Netwerkondersteuning: deelnemen aan overleggen binnen het netwerk van de directieleden en bijdragen aan het goed vastleggen en opvolgen van besluiten.
  • Structuur en efficiëntie aanbrengen in de administratieve processen van zowel de afdelingen als de directie.
  • Gebruik van Synscloud (overheidstool) en andere standaard Office-tools voor verslaglegging, planningen en documentbeheer.
  • Procesbewaking: signaleren van knelpunten en zorgen dat deadlines, acties en besluiten tijdig worden opgevolgd.
  • Slim werken: gebruikmaken van tools of methodes om efficiënter te plannen, rapporteren en communiceren

 

Resultaatverwachting

 

Goed georganiseerde en actuele project- en besluitvormingsadministratie.

 

Correcte, tijdige en bruikbare notulen, rapportages en besluitenlijsten.

 

Efficiënte en overzichtelijke samenwerking tussen management en directie.

 

Proactieve ondersteuning bij besluitvorming binnen het netwerk van I&T.

 

Eisen

  • Minimaal 2 à 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie als managementassistent, directiesecretaris of projectsecretaris.
  • Gewend om te werken op directieniveau of binnen grote publieke organisaties.
  • Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
  • Ervaring met verslaglegging, besluitvormingsprocessen en projectadministratie.
  • Bedreven met Office 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel).
  • Nauwkeurig, proactief, communicatief vaardig en in staat om meerdere taken te coördineren.
  • Weet mensen op een prettige manier aan te jagen en afspraken te bewaken.
  • Denkt actief mee over inhoud en besluitvorming; niet alleen uitvoerend, maar ook signalerend en adviserend.

De indicatieve tariefrange ligt tussen de 100-110 euro per uur.

Let op: dit is geen minimum of maximum tarief. Alle aanbiedingen worden beoordeeld op basis van een puntensysteem dat prijs en kwaliteit afweegt.

 

De Eisen

  • Minimaal 2 à 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie als managementassistent, directiesecretaris of projectsecretaris.
  • Gewend om te werken op directieniveau of binnen grote publieke organisaties.
  • Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
  • Ervaring met verslaglegging, besluitvormingsprocessen en projectadministratie.
  • Bedreven met Office 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel).
  • Nauwkeurig, proactief, communicatief vaardig en in staat om meerdere taken te coördineren.
  • Weet mensen op een prettige manier aan te jagen en afspraken te bewaken.
  • Denkt actief mee over inhoud en besluitvorming; niet alleen uitvoerend, maar ook signalerend en adviserend.

De Wensen

Interesse in deze opdracht?

Zo werkt onze dienstverlening

Reageer direct

De opdracht sluit
21 oktober 2025 om 10:00
Je reactie ontvangen we graag minimaal 1 werkdag voor sluiting van de opdracht

Eventuele motivatie volgt in een latere fase

LET OP: Dit betreft een detacheringsopdracht. Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 15% fee Freep en exclusief BTW

Mis geen kans, word gratis lid

Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox