Senior programmasecretaris schuldendomein

Over het WISI- Domein

Binnen de VNG werkt het WISI-domein (Werk, Inkomen, Schulden en Inburgering) samen met gemeenten aan het versterken van de uitvoering van sociaal-maatschappelijke opgaven. Het schuldendomein richt zich specifiek op het verbeteren van de gemeentelijke schuldhulpverlening, het verminderen van problematische schulden en het bevorderen van financiële zelfredzaamheid van inwoners. In dit domein worden landelijke programma’s, kennisdeling en uitvoeringsondersteuning georganiseerd, zodat gemeenten beter toegerust zijn om tijdige, effectieve en integrale ondersteuning te bieden.

Omschrijving van de opdracht

Als senior projectensecretaris ben je de spil in de projecten coördineer je het projectensecretariaat. Je gedijt goed in een dynamische, netwerkgerichte omgeving en speelt een essentiële rol in het realiseren van de ambities van het brede team WISI. Je zorgt ervoor dat alle lopende projecten goed worden gemonitord en dat de voortgang helder wordt gerapporteerd. Je zorgt voor een goede inrichting van het projectensecretariaat en stuurt het team van het projectensecretariaat aan. Je schrijft voortgangsrapportages, houdt actie- en besluitenlijsten bij en waarborgt dat zaken goed geregeld zijn. Je bent een verbinder met een sterk organisatorisch talent, die overzicht houdt en actief bijdraagt aan een soepele samenwerking binnen en buiten de projecten. Ook heb je ervaring in het opzetten en aansturen van teams. Je brengt structuur aan in diversen projecten met speciale aandacht voor het projecten Wet Stroomlijning Keten voor Derdenbeslag: je pakt hiervoor de communicatie activiteiten op in samenwerking met de projectleider en signaleert tijdig knelpunten, zodat afspraken en resultaten uit het projectplannen daadwerkelijk worden gerealiseerd. Daarnaast werk je nauw samen met de projectcoördinator en senior strategisch adviseurs binnen de projecten Schulden, Werk, Inkomen en Inburgering om ontwikkelingen in het bredere netwerk in de gaten te houden en hierop te anticiperen. Je weet hoe je complexe vraagstukken inzichtelijk maakt en hebt oog voor zowel centrale beleidskaders als decentrale uitvoeringspraktijken.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Opzetten van het projectensecretariaat binnen team WISI en het schrijven van een handboek PMO en implementatie hiervan in de staande organisatie

• Coördineren en aansturen team programmasecretariaat Schulden, Werk, Inburgering en Wskd

• Coördinatie en ondersteuning van de communicatie activiteiten binnen het brede team WISI en het aanbrengen van een overzichtelijke werkstructuur • Voorbereiden en inplannen van bijeenkomsten, intern en met externe stakeholders

• Monitoren en bewaken van de planning en voortgang van onderliggende projecten

• Opstellen van diversen voortgangsrapportages en bijhouden van actie- en besluitenlijsten en werkplanningen

• Voorbereiden van MT-rapportages en voorbereiden en opstellen van notities voor inbreng van stukken in het MT

• Faciliteren van randvoorwaarden en structuur binnen het team

• Afstemming en samenwerking met strategisch adviseurs

• Verantwoordelijk voor communicatie aanpak in het project Wet Stroomlijning voor Keten Derdenbeslag

• Verantwoordelijk voor personele aangelegenheden, waaronder het opvragen van offertes en de afstemming met inkoop en het projectenbureau voor contractering en het opstellen van profielen voor inhuur van tijdelijke krachten op specifieke opdrachten

• Signaleren van knelpunten en waarborgen van de realisatie van het plan van aanpak

• Actief schakelen binnen het bredere netwerk en inspelen op ontwikkelingen

• Bijdragen aan een goede relatie met opdrachtgevers en stakeholders 

Resultaat van de opdracht

• Heldere structuur binnen projecten Werk, Schulden, Inkomen en Inburgering zorgt voor efficiëntere processen en betere besluitvorming o.a. op het gebied van programma management en communicatie.

• Oplevering en implementatie ‘Handboek PMO’ en borging in de organisatie

• Programmasecretariaat functioneert goed met duidelijke rolverdeling en samenwerking

• Communicatieaanpak voor project Wskd is opgesteld en uitgevoerd

• Projectvoortgang is zorgvuldig gemonitord; rapportages tijdig en correct verwerkt in besluitvorming

• Mappenstructuur is overzichtelijk en goed toegankelijk ingericht

• Werkprocessen zijn geoptimaliseerd met aandacht voor wet- en regelgeving

• Stevige basis gelegd voor toekomstige doorontwikkeling en borging