Senior programmasecretaris bestaanszekerheid

Als Senior Programmasecretaris Bestaanszekerheid ben je de organisatorische en PMO-spil
binnen het programma Bestaanszekerheid. Je ondersteunt de programmaregisseur bij de
dagelijkse programmabeheersing, prioritering, voorbereiding van besluitvorming en het bewaken
van samenhang tussen de verschillende projecten en actielijnen. Je zorgt vooral dat planning,
afspraken, acties, besluiten, documentstromen en projectinterne inhuurprocessen goed
georganiseerd en opvolgbaar zijn, en dat voortgangs- en capaciteitsinformatie wordt geanalyseerd
en geduid ten behoeve van sturing en besluitvorming.
De rol is nadrukkelijk zwaarder dan een generieke PMO-rol, maar neemt geen financiële
projectcontrol en geen programmabrede communicatie-, marketing- of eventcoördinatie over. De
zwaarte zit in het inrichten en bewaken van de PMO-werkwijze, het coördineren van het
programmasecretariaat, het ondersteunen van projectleiders bij procesmatige projectbeheersing,
het analyseren van voortgangs- en capaciteitsinformatie en het adviseren over prioritering en
procesverbetering, het rolvast samenwerken met de facilitaire projectlijn, het coördineren van de
projectgebonden communicatie en bijeenkomsten binnen Keten Derdenbeslag / BBIB en het
organiseren van projectinterne HR- en inhuurprocessen.
Je valt rechtstreeks onder de programmaregisseur en fungeert als diens rechterhand: je houdt
overzicht, brengt structuur aan, signaleert knelpunten, bereidt besluitvorming voor en zorgt dat
afspraken, acties en besluiten opvolging krijgen. Voor de dagelijkse coördinerende afstemming op
PMO en de aansluiting op communicatie, marketing en events werk je samen met de facilitair
projectleider Bestaanszekerheid, die deze samenhang organiseert. De opdrachtprioriteiten,
escalaties en beoordeling van resultaten lopen rechtstreeks via de programmaregisseur.
Specifiek voor het project Keten Derdenbeslag / BBIB vervul je de PMO-rol binnen het project, in
afstemming met de projectleider, de facilitair projectleider Bestaanszekerheid, projectcontrol en de
programmaregisseur. Je ondersteunt de operationele projectbeheersing en bewaakt de
overlegstructuur, planning, acties, besluiten, documentstromen, voortgangsafspraken,
stakeholderbijeenkomsten en escalatiepunten. Daarnaast vervul je binnen dit project een
coördinerende rol in de projectgebonden communicatie en stakeholderbenadering: je organiseert en
bereidt leveranciersbijeenkomsten, ketenoverleggen en personeelsbijeenkomsten voor, stelt met
communicatieadviseurs een communicatie- en bijeenkomstenkalender op en schrijft mee aan
nieuwsbrieven, webteksten, uitnodigingen en terugkoppelingen. Deze coördinatie is uitdrukkelijk
projectgebonden: de programmabrede communicatie-, marketing- en eventcoördinatie binnen

1


Bestaanszekerheid blijft belegd bij de facilitair projectleider Bestaanszekerheid en communicatie, met
wie je hierop nauw afstemt.
Je coördineert het programmasecretariaat en zorgt voor een eenduidige werkwijze rond planning,
voortgangsbewaking, capaciteits- en inzetoverzichten, actie- en besluitenlijsten,
documentstructuur en procesmatige voorbereiding van stukken. Dit doe je in nauwe afstemming
met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid voor de dagelijkse PMO-samenhang en met
projectcontrol waar financiële onderdelen aan de orde zijn.
Daarnaast voer je projectinterne HR- en inhuurcoördinerende werkzaamheden uit. Daarbij gaat
het onder meer om het voorbereiden en afstemmen van inhuurprofielen, het opvragen en
beoordelen van offertes op volledigheid, afstemming met inkoop en het projectenbureau, het
bewaken van contracttermijnen, onboarding en offboarding van tijdelijke krachten, en het
bijhouden van het capaciteits- en bezettingsoverzicht binnen het programma.
Formele HR-besluiten, werkgeversverantwoordelijkheden, personele beoordelingen en
verzuimbegeleiding blijven belegd bij de daarvoor verantwoordelijke lijnorganisatie of werkgever.
De rol van de Senior Programmasecretaris Bestaanszekerheid is projectintern, coördinerend,
voorbereidend, analyserend, adviserend en signalerend.
De opdracht vraagt om iemand die structuur kan brengen in een dynamische
programmaomgeving, bestuurlijk en organisatorisch sensitief is, vertrouwelijk kan omgaan met
personele, contractuele en programma-informatie en praktisch organiseert wat nodig is om het
programma goed te laten functioneren.

Kern van de rol
Senior PMO- en programmasecretariaatsrol als rechterhand van de programmaregisseur, met
focus op planning, voortgang, proceskwaliteit, bemensing, acties, besluiten, afhankelijkheden,
analyse van voortgangsinformatie en overdraagbare dossiervorming. De rol valt rechtstreeks
onder de programmaregisseur. Voor de dagelijkse PMO-samenhang en de aansluiting op
communicatie, marketing en events werkt de rol in coördinerende afstemming met de facilitair
projectleider Bestaanszekerheid. Specifiek voor Keten Derdenbeslag / BBIB is de kandidaat
PMO-aanspreekpunt voor planning, overlegstructuur, acties, besluiten, documentstromen,
stakeholderbijeenkomsten en escalatiepunten, en coördineert de kandidaat de projectgebonden
communicatie en bijeenkomsten (leveranciers-, keten- en personeelsbijeenkomsten). Financiële
control en begrotingsbewaking en de programmabrede communicatie-, marketing- en
eventcoördinatie worden niet door deze rol overgenomen; financiële raakvlakken worden in
samenspraak met projectcontrol opgepakt en de programmabrede communicatiesamenhang
blijft belegd bij de facilitair projectleider Bestaanszekerheid.