Senior programma management officer

Opdrachtomschrijving
De programma management officer is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de realisatie en implementatie, zowel organisatorisch als functioneel/technisch en wordt aangestuurd door programmamanager. De programma management officer is verantwoordelijk voor de ondersteuning zodat de resultaten conform afgesproken eisen (tijd, kwaliteit en budget) worden opgeleverd, werkt nauw samen met de programmadirecteur, programmamanager en de projectleiders en stuurt de verschillende betrokken partijen/personen aan. De werkzaamheden omvatten onder meer het ondersteunen van :

 

 

 

• het verder inrichten en uitbouwen van het project management office voor het programma VGP

 

 

 

 

 

 

• het bewaken en uitvoeren van de werkzaamheden binnen de scope van het programma en de vooraf gestelde randvoorwaarden van tijd en budget en conform vooraf gestelde kwaliteitseisen en in afstemming met het programmabureau en programmadirecteur

 

 

 

 

 

 

• Het voeren van een gedegen stakeholdermanagement

 

 

 

 

 

 

• Het zorgen voor een goede (middelen)planning, de inzet van personeel en de aansturing van het programma en bijbehorende projecten

 

 

 

 

 

 

• Het definiëren en bewaken van randvoorwaarden die het functioneren van het team mogelijk maken

 

 

 

 

 

 

• Het signaleren van factoren die bedreigend zijn voor de continuïteit en/of de kwaliteit van het programma en het ondernemen van actie ter voorkoming en beheersing van deze risico`s

 

 

 

 

 

 

• Het bewaken van de kwaliteit van het proces en de op te leveren producten binnen het programmateam

 

 

 

 

 

 

• Het aansturen van de te contracteren rijks- en externe leveranciers en het monitoren van de voortgang bij deze leveranciers

 

 

 

 

 

 

• Het afstemmen en monitoren van de voortgang

 

 

 

 

 

 

• Het bewaken van programmabudget (financiële rapportage) en de business case

 

 

 

 

 

 

• Het adequaat escaleren van problemen

 

 

 

 

 

 

• Het overleg voeren met diverse belanghebbenden

 

 

 

 

 

 

• Het rapporteren aan de stuurgroep

 

 

 

Achtergrond opdrachtDe directie UDAC/Informatie en Exploitatie (IenE) verbindt vanuit helikopterview data, systemen en mensen. IenE zorgt voor slimme integratie van systemen binnen en buiten het departement, heeft veel kennis en zit vroeg aan tafel bij de vorming van beleid. Het team projecten zorgt voor de programma- en projectmanagement van alle veranderingen binnen IenE met een I-component. Het betreft in dit geval het programma Vernieuwing Generieke Processen (VGP). Het programma VGP wordt uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de directie IenE. Het programma raakt het volledige financiële bedrijfsvoeringssysteem van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Dit systeem is een SAP centrisch systeem. Het systeem wordt gebruikt door de organisatieonderdelen van IenW:

 

 

 

• Bestuurskern van het ministerie,

 

 

 

 

 

 

• Rijkswaterstaat,

 

 

 

 

 

 

• KNMI,

 

 

 

 

 

 

• Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) en

 

 

 

 

 

 

• Planbureau voor Leefomgeving (PBL). Tevens worden de financiële processen van de Nederlandse Emissie Autoriteit (NEa) en Autoriteit Nucleaire Veiligheid Stralingsbescherming (ANVS) ondersteund. Vanwege de rijkwijdte van het programma ligt het opdrachtgeverschap bij de plaatsvervangend Secretaris-Generaal (pSG). Het programma beoogt een financieel bedrijfsvoeringssysteem te realiseren dat bestaat uit voornamelijk standaard software, dat door middel van standaard diensten wordt geleverd aan gebruikersorganisaties die uniform conform de software standaards werken

 

 

 

Eisen

 

• IPMA-C of gelijkwaardig certificaat
• Managing Successfull Programs (MSP)
• Aantoonbare ervaring met project-/programmamanagement op het gebied van systeemimplementaties, procesoptimalisaties en bijbehorende verandering (5 jaar)
• Aantoonbare ervaring met het uitvoeren van veranderopdrachten bij de (Rijks)overheid (3 jaar)
• Ervaring met stakeholdermanagement (3 jaar)
• Ervaring met het begeleiden van en creëren van draagvlak bij medewerkers, management en bestuurlijk management (3 jaar)
• Aantoonbare kennis van en ervaring met SAP (gerelateerde) programma’s en projecten (3 jaar)

 

Wensen

• Gedeeltelijk vanuit huis werken behoort in overleg tot de mogelijkheden (hybride werken).
• Voor deze functie gaan wij uit van ongeveer 3 dagen per week aanwezigheid op locatie, aangezien de opdracht gaat over verandermanagement, het meenemen van de organisatie(onderdelen) en realiseren van actieve betrokkenheid van stakeholders, bijvoorbeeld in de vorm van workshops op locatie, en het creëren van draagvlak waarvoor aanwezigheid ook gewenst is

Competenties

• Organisatie- en bestuurssensitiviteit
• Omgevingsbewust
• Netwerken
• Overtuigingskracht / motiveren
• Creativiteit
• Besluiten nemen / daadkrachtig
• Draagvlak creëren
• Samenwerken
• Plannen en organiseren
• Projectmatig werken
• Resultaatgerichtheid
• Schriftelijke, mondelingen en digitale communicatie- en adviesvaardigheden - effectieve interventies