(senior) adviseur informatiebeheer (div)

Opdrachtgever

De gemeente Beuningen strekt zich uit langs de zuidelijke oever van de Waal en bestaat naast Beuningen uit de dorpen Ewijk, Winssen en Weurt. Samen met ruim 180 collega’s werken wij aan een hoge mate van toegankelijkheid richting inwoners.

Binnen de gemeente Beuningen wordt er gewerkt met zelforganiserende teams. Samenwerken, verantwoordelijkheid nemen en flexibiliteit zijn belangrijke kernbegrippen en van groot belang in de organisatie. Collega’s zijn hulpvaardig, betrokken en er heerst een prettige werksfeer. Daarnaast is er ruimte voor creativiteit, vernieuwing en (persoonlijke) ontwikkeling.

Opdracht
De inzet betreft tijdelijke vervanging binnen het team Informatie.
De (Senior) Adviseur Informatiebeheer (DIV) verzorgt binnen deze opdracht de voortgang en afhandeling van lopende en nieuwe werkzaamheden op het gebied van informatiebeheer. De focus ligt op advies, ondersteuning en uitvoering binnen de geldende wet- en regelgeving. Het omvat de volgende werkzaamheden:

Algemeen werk je samen met het team en ben je verantwoordelijk voor o.a.

• Toetsen van dossiers aan Archiefwet, Archiefbesluit, selectielijsten en bewaartermijnen. Jij geeft hierin advies en weet de wetgeving hierop niet alleen toe te passen maar ook te motiveren
• Opstellen en actualiseren van richtlijnen en werkinstructies voor dossiervorming en archivering, bij nieuwe casussen
• Signaleren van knelpunten in archief- en informatiebeheer en formuleren van verbetervoorstellen.
• Sparringspartner van de informatiemanager op het snijvlak van informatiemanagement en informatiebeheer.

Zaakgericht werken (XXLLNC Zaken)

• Fungeren als inhoudelijk specialist en vraagbaak voor zaakgericht werken met XXLLNC Zaken en je stemt dit af met je applicatiebeheerders
• Meedenken over procesinrichting van zaaktypen, documentstromen en dossiervorming.
• Adviseren en begeleiden van medewerkers bij het eenduidig registreren en dossiervorming in XXLNC Zaken, samen met je team.

MS365 en archief

• Adviseren over het gebruik van MS365 (Teams, SharePoint, OneDrive) als onderdeel van de informatiehuishouding en archiefomgeving.
• Meedenken over een beheerbare structuur (informatiearchitectuur, mappen/dossiers, autorisaties, bewaarbeleid).
• Opstellen van praktische richtlijnen voor archiefwaardige informatie binnen MS365.

Kwaliteitshandboek en kwaliteitsborging

• Inhoudelijke inbreng leveren in het kwaliteitshandboek (procedures, werkinstructies, kwaliteitseisen).
• Fungeren als sparringspartner voor teamleden en management bij kwaliteits- en interpretatiekwesties.
• Knopen doorhakken bij complexe casussen en zorgen voor duidelijke vastlegging van keuzes.
• Sparringpartner van de informatiebeheer medewerker op het snijvlak van het samenstellen van het Kwaliteitshandboek zaaksysteem (XXLLNC Zaken).

Afstemming met externe partijen

• Contact onderhouden met Regionaal Archief Nijmegen (RAN), provincie en omgevingsdienst over archief- en informatiebeheer.
• Afspraken over overdracht, bewaartermijnen en kwaliteit afstemmen en intern borgen

Bouwdossiers en omgevingsdienst

• Coördineren van de overgang van bouwdossiers naar het eDepot van het regionaal archief in afstemming met het team en de omgevingsdienst
• Vastleggen van afspraken over overdracht, toegankelijkheid en bewaarbeleid.
• Vertalen van deze afspraken naar interne processen, werkinstructies en rolverdeling, nadat overdracht heeft plaatsgevonden.

Uitfasering en migratie (diverse systemen, maar in het bijzonder Corsa)

• Opstellen van uitfasering- en migratievoorstellen (scope, aanpak, risico’s, planning, kwaliteitseisen).
• Zorgen dat bij migraties de archiefkwaliteit, metadata en herleidbaarheid (audittrail) geborgd blijven.

Competenties
Analytisch vermogen: Kandidaat is in staat om complexe informatievraagstukken te doorgronden en structuur aan te brengen in informatie- en documentstromen.
Kwaliteitsgerichtheid: Kandidaat werkt nauwkeurig en volgens geldende richtlijnen en wet- en regelgeving (o.a. Archiefwet, AVG, Woo) en bewaakt de kwaliteit van informatiebeheer.
Zelfstandigheid: Kandidaat is in staat om werkzaamheden zelfstandig op te pakken, prioriteiten te stellen en tijdig resultaten te leveren zonder intensieve aansturing.
Adviserende vaardigheden: Kandidaat adviseert gevraagd en ongevraagd collega’s en management over informatiebeheer, archivering en digitale dossiervorming.
Communicatieve vaardigheden: Kandidaat communiceert duidelijk en zorgvuldig met verschillende stakeholders en weet complexe DIV‑onderwerpen begrijpelijk over te brengen.
Organisatiesensitiviteit: Kandidaat heeft oog voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen en weet hier effectief op in te spelen binnen een overheidsorganisatie.
Samenwerkingsgerichtheid: Kandidaat werkt prettig samen met collega’s binnen en buiten het vakgebied en draagt actief bij aan teambrede resultaten.
Resultaatgerichtheid: Kandidaat werkt doelgericht en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen en resultaten worden behaald binnen de gestelde termijnen.

De mate waarin kandidaat beschikt over bovengenoemde competenties kan worden meegenomen in de beoordeling.

Benodigd aantal professionals
1 

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: Ja