Senior adviseur bestuurlijke zaken (2x)

Utrecht heeft jou nodig!


Voor een tijdelijke vervanging van twee collega’s zijn wij op zoek naar een senior Adviseur Bestuurlijke Zaken voor de portefeuille Energie en Klimaat en een medior Adviseur bestuurlijke Zaken Economie. Je gaat werken binnen het team Directie- en Bestuursadvisering, directie Ruimte.

Binnen het organisatieonderdeel Ruimte zijn we verantwoordelijk voor een breed scala aan onderwerpen die in de portefeuilles van in ieder geval 5 wethouders vallen. Een zeer beleidsrijk organisatieonderdeel dus, met de nodige bestuurlijke dynamiek. Samen met 15 collega adviseurs en ondersteuners bestuurlijke besluitvorming, breng je lijn in de directe advisering en besluitvorming in je portefeuille.

Je bent de ‘linking pin’ tussen de ambtelijke organisatie en het bestuur. De kern van je werkzaamheden is het adviseren van de wethouders en collega’s uit de organisatie over het bestuurlijke besluitvormingsproces en meedenken over bestuurlijke zaken. Daarnaast zorg je voor een goed verloop van de procedures, de juiste (kwaliteit van) stukken en dat toezeggingen en moties op tijd zijn opgevolgd.

Je bereid  de staven op jouw thema en het teamoverleg van de wethouder voor. Jouw rol is adviserend én faciliterend. Dit betekent concreet het plannen, maken van de agenda en vastleggen van deze overleggen, samen met de voorzitter van de staf. Je draagt daarbij zorg voor kwaliteit van de stukken en terugkoppeling over de bespreking.

We verwachten van jou dat je kunt adviseren over het juiste proces en het gebruik van de juiste formats. Je bent vraagbaak voor opstellers van bestuursvoorstellen en raadsbrieven. Je bewaakt de (basis) kwaliteit en tijdigheid van bestuursvoorstellen, en toetst op consistentie met toezeggingen en bestaand beleid. Ook denk je gevraagd én ongevraagd mee over de inhoudelijke opbouw van een voorstel, zodanig dat het advies bijdraagt aan een integraal, weloverwogen, kwalitatief goed besluit. Door dossiers met elkaar te verbinden, bevorder je de integraliteit binnen de organisatie.


Opdrachtomschrijving (de taken): Je adviseert wethouder en collega’s over bestuurlijke vraagstukken en het bestuurlijke proces. Je bent vraagbaak voor opstellers van bestuursvoorstellen. Je bereidt de overleggen met de wethouder op jouw portefeuille voor. Je bewaakt de kwaliteit van de stukken, zorgt dat toezeggingen en moties op tijd zijn opgevolgd, stelt de agenda op en maakt de actielijst en/of verslag van dit overleg. Je organiseert de beantwoording van schriftelijke en mondelinge vragen van de gemeenteraad en ondersteunt de wethouder bij raadsdebatten. Je onderhoudt daarbij nauw contact met je collega Adviseurs Bestuurlijke Zaken binnen en buiten de directie Ruimte, en met de betreffende bestuursadviseur van de wethouder van jouw portefeuille, waardoor soepele besluitvorming kan plaatsvinden. Je houdt de politieke ontwikkelingen op jouw portefeuille en de daaraan verwante onderwerpen in de gaten en bereidt de nodige bijeenkomsten voor. Denk aan strategische sessies met wethouders, raadsinformatiebijeenkomsten, technische sessies en commissiedebatten. Je signaleert relevante ontwikkelingen op bestuurlijk gebied en draagt bij om deze te vertalen naar adviezen voor zeggenschap en initiatief.

Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht
Wanneer is deze opdracht succesvol voltooid?

Deze opdracht kan worden afgerond wanneer de kwaliteit van de taken, zoals beschreven in de opdrachtomschrijving, door collega’s en de wethouder als goed is beoordeeld en de werkzaamheden correct zijn overgedragen aan de vaste collega’s.

Jij hebt/bent: Een wo werk- en denkniveau; Je hebt tenminste 5 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie; Je hebt bij voorkeur minimaal 5 jaar werkervaring bij een grotere gemeente; Het is een pré als je affiniteit hebt met Energie & Klimaat en/of Economie; Je bent flexibel qua werktijden als het werk daar om vraagt – vergaderingen lopen soms door in de avonduren; Verder herken je jezelf in de volgende competenties/vaardigheden: Je bent scherp en analytisch; Je bent organisatorisch sterk en behoudt het overzicht; Je bent verbindend en communicatief vaardig. Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen?  Lees dat op deze pagina. 



Goed om te weten:
Gesprekken worden gepland in de eerste week van juni, waarschijnlijk 3 of 4 juni. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden. 

Toelichting inhuurtermijn: deze aanvraag betreft vervanging tijdens zwangerschaps- en ouderschapsverlof. De duur van de inhuurtermijn en eventuele verlengingen hangen hiermee samen. De exacte start- en einddatum worden nog nader besproken.


Voor wat betreft flexibele werktijden: incidenteel ben je beschikbaar om te werken op dinsdag- en donderdagavond i.v.m. raadsbijeenkomsten. Bij de gemeente Utrecht werken we hybride. Voor het opbouwen van een netwerk is het nodig om eerst vaker op kantoor te werken.

Voor deze opdracht is mogelijk een verscheprte integriteitsscreening noodzakelijk. Verdere informatie volgt zsm.

Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.
Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden. 
 
Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen. 

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd. 
 
De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.