Secretaresse ambtsdragers

Wat zoeken we
Vind je het leuk om in een dynamische, maatschappelijk relevante en politiek-bestuurlijke omgeving te werken? Voor een ambtsdrager/bestuurder met een complexe agenda die continu verandert? Dan is dit misschien wel de plek voor jou. Wij zoeken namelijk een secretaresse voor de Nationale ombudsman. Samen met andere collega, met wie je een sterk duo vormt, ondersteun je de Nationale ombudsman. Tevens ben je plaatsvervangend secretaresse voor de Kinderombudsman en de directiesecretaresse.

In deze functie werk jij als duo intensief samen met jouw directe collega voor de Nationale ombudsman. Door samen te werken en af te stemmen zorgen jullie er met elkaar voor dat de Nationale ombudsman op hoog niveau wordt ondersteund.
Samen met de Bestuursadviseur bespreek je activiteiten, binnenkomende verzoeken en zorg je voor de juiste prioriteiten. Bij jou komen complexe informatiestromen bij elkaar. Je bent in staat deze informatie te filteren, te prioriteren en daarover te signaleren en adviseren. Je bent je daarbij bewust van politieke en maatschappelijke afbreukrisico's.

In de uitvoering van deze taken is een grote mate van zelfstandigheid, flexibiliteit, nauwkeurigheid en omgaan met vertrouwelijkheid vereist. Je bent snel van begrip, je denkt mee en vooruit. Energiek, proactief en hands-on behoren dan ook tot je standaard competenties. Gevoel voor verhoudingen en discretie zijn een must.
Je bent de buffer, maar ook de verbinder naar de omgeving en naar de interne organisatie, ook bij zaken in een soms complexe politiek / maatschappelijke context. Door lef en door ervaring is dit ook op het niveau van directie en ambtsdragers voor jou geen enkel probleem.


Jouw taken omvatten onder andere telefonie, agenda- mail- en postafhandeling, notuleren en verslaglegging van vergaderingen, dagmappen verzorgen, archiefbeheer, dossierbeheer vergaderlocaties regelen en adressenbestand up-to-date houden. Je verzorgt boekingen en administratie voor (buitenlandse) dienstreizen voor de ambtsdrager(s) en gezelschap.
Ook ben je verantwoordelijk voor het  faciliteren van bijeenkomsten en het ontvangen en begeleiden van gasten.
Je beheert de agenda en je verwerkt het in- en uitgaande telefoon- en emailverkeer. 

Samen met de andere managementondersteuners van het secretariaat van de ambtsdragers en van de directeur (de Nationale ombudsman, de substituut ombudsman, de Kinderombudsman en de directeur) en de Bestuursadviseur vorm je een collegiaal team, waarin jullie efficiënt en prettig met elkaar samenwerken.

We zoeken een collega met het volgende profiel:

• goede teamspeler: je bent collegiaal en bereid om je collega's goed te informeren
• je bent accuraat en weet goed overzicht te bewaren
• je bent organisatie- én omgevingsbewust
• je bent proactief
• je beschikt over uitstekende contactuele vaardigheden
• je bent een representatieve en professionele ondersteuner op niveau
• je bent klantgericht, positief ingesteld en flexibel

Vereisten

• Relevante opleiding
• HBO werk- en denkniveau
• Ruime ervaring met dienstverlening binnen de Rijksoverheid of andere overheidsorganisaties
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal, goede kennis Engelse taal
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie (politiek bestuurlijke ervaring een pré).
• In ieder geval beschikbaar op de maandagen, dinsdagen, woensdagen en donderdagen
• Geen 09:00 – 17:00 mentaliteit en bereidheid om tussen 08:00 – 18:00 beschikbaar te zijn.
• Gezien de aard van het werk zal het merendeel van het werk op kantoor plaatsvinden.
• Flexibel, snel schakelen en in staat om rust en overzicht te bewaren.
• Zorgvuldig en nauwkeurig

Competenties

• klantgerichtheid

• voortgangscontrole
• plannen en organiseren
• organisatiesensitiviteit
• samenwerken
• integriteit
• analytisch

De functie-inhoud

• Agendabeheer, afspraken inplannen en samen met Bestuursadviseur prioriteiten stellen
• Voorbereiden weekagenda incl. stukken en afspraken
• Zelfstandige afhandeling van in- en uitgaand mailverkeer, correspondentie
• Afhandelen inkomende telefoongesprekken
• Administratieve werkzaamheden, adressenbestand bijhouden, bijhouden en bewaken van overzichten in diverse applicaties.
• Archiveren en dossierbeheer
• Organiseren vergaderingen
• Voorbereiden bijeenkomsten
• Ontvangen en begeleiden van gasten
• Boeken en administratief afhandelen van buitenlandse dienstreizen
• Adressenbestand up-to-date houden