Secretaresse

Organisatie
De Omgevingsdienst Groningen verzorgt de uitvoering van vergunningverlening- , toezicht- en handhavingstaken op het gebied van milieu, bouwen en wonen in opdracht van de Groninger gemeenten en de provincie Groningen. Waar het gaat om de veiligheid rondom risicovolle bedrijven zoals de grote chemiebedrijven, is de Omgevingsdienst eindverantwoordelijk voor de vergunningverlening en toezicht en handhaving in Noord-Nederland (Drenthe, Friesland en Groningen).

Algemeen:
Het secretariaat bestaat uit vier secretaresses en twee receptionisten. Als secretaresse bied je secretariële ondersteuning aan de leiding (teamleiders, managers en directeur).

Opdracht:
Het uitvoeren van secretariële en/of administratieve taken, zoals het verzorgen van een secretariaat, het verrichten van algemeen (inhoudelijke) ondersteunende werkzaamheden en/of het bewaken van processen. De functie is voor gemiddeld 32-36 uur per week tot eind 2022 met een optie om te verlengen in 2023.

Je dagelijkse werkzaamheden bestaan onder meer uit de volgende activiteiten:

• je beheert de agenda's van diverse leidinggevenden, waaronder directeur en afdelingshoofden;
• je regelt afspraken voor leidinggevenden en andere belanghebbenden in de organisatie;
• je bewaakte de werkprocessen van het secretariaat;
• je zorgt voor het administratief afhandelen van diverse zaken (denk hierbij aan het laten ondertekenen van contracten, facturen) en verspreiden naar de interne organisatie;
• (bestuurlijke) bijeenkomsten organiseren;
• Notuleert vergaderingen van teams in het primair proces; 
• afstemming van de werkzaamheden op secretariaat.

Profiel
Je hebt aantoonbaar hbo werk- en denkniveau, een relevante MBO+ opleiding afgerond en bij voorkeur een aanvullende opleiding managementassistent en minimaal 3 jaar relevante  werkervaring in een vergelijkbare functie.

Daarnaast werk je nauwkeurig, servicegericht, proactief en heb je uitstekende communicatieve vaardigheden en verantwoordelijkheidsgevoel. Je bent vasthoudend als het nodig is, maar flexibel als dat kan. Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en kennis van Office 365 zijn vereist. Het je snel eigen maken van nieuwe systemen is een grote pre.

Competenties

• Analytisch;
• Communicatief;
• Secuur.

Functieschaal
Deze opdracht is ingedeeld in functieschaal 7.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 28 juli 2022 van 13.00 uur tot 16.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 27 juli 2022bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever heeft er voor gekozen om Flextender als broker in te zetten. Na gunning verzorgt Flextender derhalve de contractafhandeling, urenregistratie en facturatie. Dit betekent dat u een overeenkomst afsluit met Flextender. De overeenkomsten zijn als model bijgevoegd in het reactieformulier (Model 4 in geval u een ZZP’er bent, Model 5 in geval u een Toeleverancier bent die een zzp’er aanbiedt en Model 6 in het geval u een Toeleverancier bent de Tijdelijke medewerker detacheert). U zal in casu factureren aan Flextender middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. Door in te schrijven gaat u ermee akkoord middels deze constructie de opdracht uit te voeren.
• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.
• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.

Meer informatie
Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot dinsdag 26 juli 2022, 12:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.