Regie, administratie en contractmanagement doelgroepen vervoer voor 7 gemeenten

Organisatie
Elburg is een gemeente van bijna 24.000 inwoners met de Veluwe en randmeren binnen handbereik. De haven- en Hanzestad Elburg, Doornspijk, t ’Harde, Oostendorp en de Hoge Enk zijn aantrekkelijke kernen waar het prettig wonen, werken en verblijven is.   

Als gemeente koesteren wij ons rijke verleden, maar kijken we óók naar de toekomst. Elburg bouwt aan een gemeente waar iedereen de kans heeft om vorm te geven aan zijn of haar toekomstdroom. We willen aan de slag in en met Elburg. We hebben ruim 230 medewerkers in dienst en hanteren een platte organisatiestructuur. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en vier domeinen: Dienstverlening, Samenleving, Leefomgeving en Bedrijfsvoering. Binnen de domeinen werken we met zelforganiserende teams.

Benieuwd hoe het is om bij de gemeente Elburg te werken? Je leest er alles over op werkenbijelburg.nl. 

Opdracht
In deze omschrijving zijn de werkzaamheden en taken van het beheerbureau van ViaVé beschreven. Per onderdeel worden de verschillende werkzaamheden en taken benoemd gevolgd door een beknopte omschrijving. Onderstaande omschrijving wordt gezien als de minimum eisen aan de uitvoer van dit dienstverlening.

A. leiding, relatiebeheer en doorontwikkeling

Leiding/coördinatie beheerbureau ViaVé

• Afstemming beleid en bestuur
• Relatiebeheer gemeenten, provincie, instellingen
• Deelname en voorbereiding ambtelijk projectgroep en ontwikkelteam basismobiliteit
• Deelname aan bovenregionaal overleg
• Verbetervoorstellen richting gemeenten en uitvoerders

De leiding omvat de dagelijkse leiding van het beheerbureau. Vanuit het beheerbureau wordt ook invulling gegeven aan het relatiebeheer met de gemeenten.
Daarnaast wordt input geleverd voor de doorontwikkeling van het vervoersysteem, ambtelijke projectgroep, de bestuurlijke stuurgroep en het Bestuursuur (2x per jaar) doelgroepenvervoer.

Verder is er ook een kwartaaloverleg routevervoer waarbij de consulenten van de betrokken gemeenten aansluiten. Ook is vanuit het beheerbureau een vertegenwoordiger aanwezig bij het bovenregionale overleg, zodat er op structurele basis ook afstemming plaatsvindt met andere regio's. Dit gaat bijvoorbeeld over een klanttevredenheidsonderzoek, kostenontwikkeling en zaken gerelateerd aan de uitvoering.
Bij de doorontwikkeling gaat het bijvoorbeeld om ingroei van andere vervoersvormen, het volgtijdelijke inzet van voertuigen en voorstellen om het vervoer financieel Verklaring Belastingdienst Inschrijving in Handels- en Beroepenregister.

Taken van de medewerkers van het beheerbureau ViaVé (minimale eisen)
Toekomstbestendig te houden. Het beheerbureau doet ook eigenhandige vervoerkundige analyses (volumes, financiën, combinatiemogelijkheden, voertuigcapaciteit) en komt daarbij ook met verbetervoorstellen, zowel richting uitvoerende partijen als gemeenten.

B. (Contract)management en monitoring

• Regulier overleg met contractanten + opvolging acties
• Kwartaaloverleg routevervoer
• Data-analyse / interpretatie
• Kwaliteitscontroles
• Klachten analyse, communicatie naar gemeenten
• Rechtmatigheidsonderzoeken
• Vervoerkundige analyses

Contractmanagement met uitvoerende regiecentrale en taxi- en touringcarbedrijven. Het betreft hier contractmanagement in de breedste zin van het woord. Daarbij is het beheerbureau bij problemen in de uitvoering ook betrokken. Het beheerbureau zorgt ervoor dat partijen de gemaakte afspraken naleven. Er wordt toegezien op een juiste uitvoering van de taken en daarbij verbeteracties geïnitieerd en gevolgd. Het contractmanagement kent een operationeel niveau en een meer strategisch/tactisch niveau.

Onderdeel van het contractmanagement en de monitoring zijn kwaliteitscontroles en data-analyses.

C. Klachten

• Volgen afhandeling van klachten
• Afhandeling klachten beheerbureau/beleid
• Oplossing knelpunten n.a.v. klachten
• Aanspreekpunt voor gemeenten bij uitvoeringsproblemen
• Ondersteuning klachtencommissie

Het beheerbureau ziet toe op een juiste klachtafhandeling door de vervoerder. In de praktijk komt het met regelmaat voor dat het beheerbureau hierbij inhoudelijk betrokken is. Dit komt met name voor als reizigers ontevreden zijn over de klachtafhandeling. Daarnaast is er voor reizigers ook een mogelijkheid om een vervolgklacht in te dienen bij de klachtencommissie. Vanuit het beheer wordt gezorgd voor de voorbereiding van de behandeling van de klachten door de onafhankelijke klachtencommissie.

D. Financiën

• Opstellen begrotingen van beheerbureau ViaVé en kosten basismobiliteit gemeenten
• Controle inkomende facturen van regiecentrale en vervoerders
• Kostenverdeling gemeenten
• Financiële rapportages voor gemeenten
• Uitzenden facturen / BTW zaken

Het beheerbureau vormt een belangrijke schakel op het financiële gebied. Er gaat veel geld in ViaVé om (circa 6 miljoen euro op jaarbasis), dus een zorgvuldige controle is belangrijk. Naast dat de inkomende facturen worden gecontroleerd en er financiële rapportages (o.a. begroting) worden opgesteld, levert het beheerbureau ook de gegevens voor de facturatie naar gemeenten.

E. Diversen

• Reizigerspanel
• Communicatie vanuit beheerbureau/betrokkenheid bij uitingen ViaVé
• Deelname en zitting bij basis-vervoer gerelateerde aanbestedingen.
• Het voeren van aanbestedingen

Het beheerbureau organiseert en faciliteert het reizigerspanel. Het reizigerspanel bestaat uit gebruikers en vertegenwoordigers van gebruikers. Ook bij de algemene communicatievoorziening is het beheerbureau betrokken. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het uitbrengen van een nieuwsbrief.

Het voeren van aanbestedingen is een belangrijke taak binnen de opdracht. Het gaat over het trekken van de volledige aanbesteding voor alle deelaspecten: leerlingen-, Wmo-vervoer, jeugdwetvervoer.

*ViaVe is een merknaam voor het vervoersysteem op de Noord Veluwe en Zeewolde.

Aan de invulling van het beheerbureau worden de volgende minimum functie-eisen gesteld.

• Kennis van organisatie en logistiek taxi- en doelgroepenvervoer;
• Kennis van overheidsbeleid mobiliteit en toekomstige ontwikkelingen en deze kunnen
• vertalen naar betaalbare en haalbare uitvoering;
• In staat om draagvlak te creëren voor vernieuwingen;
• Kennis van financiële en juridische zaken;
• Ervaring met werken in bestuurlijke omgeving, met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, betrouwbaar en integer;
• Goed kunnen onderhandelen en het verschil herkennen tussen verschillende;
• (financiële) bestuurlijke en privaatrechtelijke (financiële) belangen en een goede balans hierin vinden;
• Beschikt over relevante netwerken (bestuurlijke, vervoersector, zorgsector, doelgroepenvervoer);
• Sterke persoonlijkheid met analytisch vermogen, creativiteit, flexibiliteit en sterke communicatieve vaardigheden;
• Ondernemend en weet hoe de verschillende partners te verbinden, in beweging zet en houdt;
• Snel schakelen, daadkrachtig en resultaatgericht;
• Initiatiefrijk in situaties die probleemoplossend vermogen aanspreken en in staat conflicterende belangen af te wegen;
• Zelfstandig vanuit een proactieve en klantgerichte benadering.

 

Competenties

Projectleider

- ervaring als projectleider voor vergelijkbare opdrachten;

- ervaring met vergelijkbare opdrachten voor het doelgroepenvervoer voor samenwerkende gemeenten.

Uitvoerder van de aanbesteding

- inhoudelijk productkennis van Leerlingenvervoer, Jeugdwetvervoer, Wmo-vervoer en Gym/Zwemvervoer;

- inhoudelijke marktkennis van Leerlingenvervoer, Jeugdwetvervoer, Wmo-vervoer en Gym/Zwemvervoer;

- inhoudelijke kennis om een goede inkoopstrategie vast te stellen;

- ervaring met vergelijkbare opdrachten voor leerlingenvervoer, Jeugdwetvervoer, Wmo-vervoer en Gym/Zwemvervoer voor samenwerkende gemeenten.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja