Projectsecretaris-vervanging en renovatie (venr) stuwen maas

Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris met overzicht, rust en proactieve houding; 24u; max. €86,50; 2 kantoordagen. Bij genoeg geschikte kandidaten sluit de aanvraag!.

Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland

Opdrachtomschrijving
In de periode 1926-1936 is in de Maas een samenhangend systeem, van 7 stuwen aangelegd. Deze stuwen zijn bijna 100 jaar oud en bereiken het einde van hun levensduur. Om te bepalen wat de beste oplossing is voor de stuwen op de lange termijn is eind 2021 het project Vervanging en Renovatie (VenR)-Stuwen Maas gestart. De planfase van dit project kent 3 fases, fase A, B en C.

Planfase A is de definitiefase en eindigt met een plan van aanpak voor fase B. Planfase B is de verdieping en eindigt met het advies voor vervanging of renovatie per stuw. Fase C is de fase waarin keuzes voor vervanging of renovatie verder worden uitgewerkt tot een maakbare oplossing per stuw. Fase C eindig met beslismoment 2 (BM2) waarna de realisatiefase start.

Eind 2023 is fase A door het projectteam afgerond inclusief een plan van aanpak voor fase B. Planfase B bestaat uit drie volgordelijke hoofdstappen:
1. Inventariseren en analyseren;
2. Bepalen oplossingsrichtingen;
3. Afwegen en advies instandhouding/renoveren/vervangen.

Voor de uitvoering van planfase B en C is een raamovereenkomst afgesloten met een ingenieursbureau. Binnen deze raamovereenkomst worden een aantal nadere overeenkomsten afgesloten om in een aantal fasen de planfase te doorlopen.

Binnen de uitvoering van de planfase zoekt het projectteam een zelfstandige en proactieve projectsecretaris. De projectsecretaris werkt onder verantwoordelijkheid van de Manager Projectbeheersing en voor het projectteam en heeft o.a. de volgende taken:
• Het zelfstandig en proactief uitvoeren van allerhande/project secretariële werkzaamheden (administratieve, secretarieel en informatievoorziening) om het team te ontlasten.
• Organiseren van vergaderingen, ziet scherp toe dat alle relevante onderwerpen voldoende worden belicht in het projectmanagement en draagt voor zorgvuldige verslaglegging.
• Coördineren van alle noodzakelijke informatiestromen.
• Organiseren, begeleiden en notuleren van bijeenkomsten met interne en externe stakeholders.
• Maken van (vergader)afspraken/ reserveren vergaderzalen.
• Uitvoeren complex agendabeheer.
• Tegenlezen van documenten op taal/grammatica en opmaak.
• Zorgdragen voor checklist van On-boarding van nieuwe medewerkers.
• Verzorgen van (uitgaan)post, etc.
• Verzorgen van teambuildingsactiviteiten en kan en wil ook de verbindende factor zijn in het team.
• Verzorgen van kaarten en/of attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte.
• Bijhouden project specifieke documenten: vakantieplanning, organogram, leef- en leed pot.

Voor de functie geldt verder dat verwacht wordt dat je minimaal 2x per week op kantoor aanwezig bent. De vaste projectdagen zijn dinsdag op RWS-locatie in Roermond en woensdag in Den Bosch.

Resultaat opdracht
Je bent aantoonbaar de smeerolie binnen het project middels het creëren van overzicht, rust en een proactieve, benaderbare houding. Door te zorgen dat alle projectinformatie voorbereid en op orde is weet het team waar het aan toe is wat de processen bevordert.

Leiding en toezicht
Ja

Meest essentiële competenties
• Je bent RADIO-V: resultaat gedreven, aanspreekbaar, dienstverlenend, integer, ondernemend en verbindend
• Plannen, organiseren en structureren
• Klantgericht
• Netwerker
• Zelfstandig kunnen werken
• Organisatiesensitiviteit
• Overtuigingskracht
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
• Accuraat

Eisen
1 Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaren ervaring met inhoudelijke taken en werkzaamheden op het gebied van documentatie en archivering.
2 Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een opleiding op hbo-niveau.
3 Kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring met het notuleren van (project)overleggen.

Wensen
1 Mate waarin de kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van en ervaring met werken in Grip en Sharepoint.
2 Mate waarin de kandidaat beschikt over ervaring met planstudieprojecten.
3 Mate waarin kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
4 Mate waarin de kandidaat beschikt over kennis en ervaring met de RWS werkwijze.