Projectsecretaris inkoop en contractbeheer rbl

Organisatie
De gemeente Houten is onderdeel van de stadsregio Utrecht en de laatste decennia volop in ontwikkeling. Van een dorp van 7.000 inwoners in 1975 groeide Houten uit tot een middelgrote stad van bijna 50.000 inwoners. Stedelijk van karakter in het centrum en dorps in de mooie en rustige woonwijken en de drie kleine kernen ’t Goy, Schalkwijk en Tull en ’t Waal. Behalve dat Houten mooi, groen, veilig en landelijk gelegen is, kent de gemeente ook veel sociale, culturele en economische activiteit. Deze kenmerken vormen samen de kracht en de kwaliteit van Houten.

Dat maakt ook dat wij als organisatie goed zijn in het combineren van denken en doen. Schouders eronder en aan de slag is ons motto. In korte tijd kunnen we goede resultaten boeken. Landelijke en regionale ontwikkelingen en eigen ambities worden opgepakt door voortdurend op zoek te gaan naar nieuwe oplossingen en manieren van werken. Innoveren en experimenteren helpen ons in het realiseren van onze ambities. We zoeken hiervoor actief de samenwerking met elkaar, collega’s, inwoners, ondernemers en partners. Een setting waardoor het fijn werken is in Houten. De platte structuur van de organisatie, met 12 samenwerkende teams, geeft veel ruimte voor eigen initiatief, eigenaarschap en persoonlijke ontwikkeling.

Team
De Regionale Backoffice Lekstroom (RBL) voert voor vijf Lekstroomgemeenten de administratieve, contractuele en toezichthoudende taken uit binnen het sociaal domein, met name op het terrein van Wmo en Jeugd. RBL is onderdeel van de gemeente Houten en werkt nauw samen met beleidsafdelingen, lokale teams en externe zorgaanbieders. De organisatie is deskundig, procesmatig sterk en gericht op rechtmatigheid, doelmatigheid en kwaliteit van zorg. Binnen dit geheel speelt contractbeheer een belangrijke rol: hier komen inkoop, uitvoering, administratie, controle en leveranciersrelaties bij elkaar. Inkoopprojecten in het sociaal domein zijn omvangrijk, gevoelig en sterk gereguleerd. Dit vraagt om zorgvuldige ondersteuning en heldere structuur.

Opdracht
De projectsecretaris inkoop en contractbeheer ondersteunt het contractbeheerteam en is de naaste adviseur en rechterhand van de contractmanagers en de inkoopadviseur. De opdracht richt zich in de eerste plaats op het organiseren, structureren en vastleggen van de inkoopprojecten die in 2026 voor RBL van start gaan. De professional zorgt ervoor dat deze projecten procesmatig goed zijn ingericht, dat afspraken worden vastgelegd en dat de benodigde documentatie tijdig beschikbaar en vindbaar is.

In de dagelijkse praktijk betekent dit dat de projectsecretaris nauw samenwerkt met contractmanagers en de inkoopadviseur bij de voorbereiding en uitvoering van inkooptrajecten. Hij of zij bewaakt de planning van inkoopprojecten, ondersteunt bij het opzetten van projectstructuren, bewaakt acties en afspraken en zorgt dat overleggen goed worden voorbereid en vastgelegd. Het gaat om werkzaamheden zoals het organiseren van overleggen, het opstellen van agenda’s, het maken van verslagen, het bewaken van actielijsten en het zorgen dat besluiten en uitkomsten op de juiste plek worden opgeslagen. Daarnaast speelt de projectsecretaris een actieve rol in de screening van aanbieders die een contract willen of hebben, bijvoorbeeld door het verzamelen en controleren van stukken, het toetsen aan vooraf gestelde criteria en het signaleren van onvolkomenheden aan de contractmanagers of inkoopadviseur.

Naast de ondersteuning van inkoopprojecten maakt de projectsecretaris integraal deel uit van het contractbeheerteam. De professional werkt mee aan het op orde brengen en houden van contractdossiers, zowel digitaal als in het contractmanagementsysteem. Dit omvat het archiveren van contracten en bijlagen, het verwerken van mutaties, het vastleggen van afspraken uit gesprekken met aanbieders en het bijhouden van relevante correspondentie. De projectsecretaris verzorgt de verslaglegging van diverse gesprekken met aanbieders of interne stakeholders en zorgt dat de informatie daarna toegankelijk is voor collega’s. Het zorgvuldig toepassen van archief- en bewaartermijnen is hierbij een belangrijk aandachtspunt.

De projectsecretaris is vaak het eerste aanspreekpunt, zowel intern als extern, voor vragen over contractuele en inkoopgerelateerde zaken. Dit kunnen inhoudelijke vragen zijn, bijvoorbeeld over de status van een aanbesteding of een lopend contract, maar ook administratieve vragen over documenten, termijnen of procedures. De professional onderhoudt veel contacten binnen de RBL-organisatie, met collega’s in de deelnemende gemeenten en met aanbieders. Het is belangrijk dat hij of zij in deze rol servicegericht, duidelijk en betrouwbaar is. Ook het mede beheren van de gezamenlijke mailbox van contractbeheer behoort tot de opdracht, waarbij prioriteiten worden gesteld, vragen worden uitgezet in de organisatie en beantwoording wordt bewaakt.

Tijdens de opdracht wordt van de projectsecretaris verwacht dat hij of zij actief meedenkt over mogelijke verbeteringen in werkwijze, dossiervorming, structuur en procesinrichting. Waar knelpunten zichtbaar worden, wordt een proactieve houding gevraagd: signaleren, bespreken en voorstellen doen voor aanpassingen. Zo draagt de inhuurkracht niet alleen bij aan het draaien van de huidige projecten, maar ook aan het verder professionaliseren van contractbeheer binnen RBL.

Competenties
De ideale projectsecretaris is zorgvuldig, analytisch en sterk in plannen en organiseren. Hij of zij voelt zich verantwoordelijk voor het op orde houden van dossiers en processen en vindt het vanzelfsprekend om afspraken goed vast te leggen en na te komen. Nauwkeurigheid wordt gecombineerd met tempo: de kandidaat kan goed schakelen tussen verschillende taken en blijft overzicht houden, ook als er veel tegelijk speelt. Communicatieve vaardigheid is belangrijk, zowel mondeling als schriftelijk, omdat de professional veel contact heeft met collega’s en externe aanbieders en vaak de eerste vraagbaak is.

Daarnaast is de projectsecretaris dienstverlenend ingesteld, zonder de eigen grenzen uit het oog te verliezen. Hij of zij is toegankelijk, stelt vragen als iets niet duidelijk is en durft collega’s aan afspraken te herinneren. Proactiviteit, een “hands-on” mentaliteit in de betekenis van aanpakken en vooruitdenken, en een samenwerkingsgerichte houding zijn essentieel. Tot slot is omgevingsbewustzijn belangrijk: de kandidaat begrijpt dat RBL in het hart van het sociaal domein opereert, waar zorgvuldigheid, privacy en rechtmatigheid zwaar wegen, en kan daar professioneel mee omgaan.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr