Projectsecretaris

Opdrachtomschrijving
De projectsecretaris gaat aan de slag in een aantal projecten die zowel in opstartende als afrondende fase zitten. Zij / hij zorgt voor een geordende bedrijfsvoering, administratie, vastlegging van de activiteiten en afspraken binnen de projecten, en draagt zorgt voor het initiëren en uitvoeren van nieuwe initiatieven zoals het gebruik van reizigers app's en andere initiatieven die voortkomen uit de nationale strategie European border management. De Programmasecretaris wordt ingezet voor de ondersteuning van verschillende projectleiders en programma management. De volgende taken worden nauwgezet uitgevoerd:

• organiseren, voorbereiden en notuleren van uiteenlopende vergaderingen en bewaken van daaruit voortkomende acties;

• beheren van de programma-administraties, waaronder: planning, issue- en risicologboek en de financiële administratie

• opstellen, consolideren en analyseren van voortgangsrapportages;

• beheren van het programmadossier (archiveren van programmadocumentatie); signaleren van (dreigende) afwijkingen en verstoringen aan projectleiding;

• opstellen en redigeren van nota's en memo's voor zover het de projectorganisatie betreft.
  
  De projectsecretaris heeft aantoonbare kennis van IV en architectuur onderdelen vanwege het grote IV-gehalte van de innovatieve grensprojecten en vooral de oplossingen die iv zwaar zijn. De programmasecretaris haalt voldoening uit het structureren, initiëren en afronden van de `projecten'. Hij / zij wordt enthousiast van het detecteren van onvolkomenheden in en tussen plannen, planningen en realisatie en rapportages. Hij /zij kan feedback geven zonder weerstand op te roepen bij de ontvanger door hem / haar `can do' opstelling. Competenties die de kandidaat daarnaast nodig heeft voor het succesvol vervullen van de opdracht zijn:

• Plannen en organiseren

• Resultaatgerichtheid

• Organisatiesensitiviteit

• Netwerken

• Motiveren

• Flexibel

Achtergrond opdracht
De Koninklijke Marechaussee (KMar) heeft voor een van haar taken, de grenspolitietaak een programma future borders ingericht. Dit programma valt onder de directie Operaties van de staf KMar. Het programma werkt veel samen met partijen intern KMar maar veel ook met publieke en private steakeholders in het grensdomein. De werklocatie van het programma is op het Plein-Kalvermarkt complex in Den Haag maar gelet op de opdracht van het programma wordt er ook af en toe gewerkt op locaties waar de feitelijke grenscontrole plaatsvindt.