Projectondersteuner

Organisatie
Een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. Hier werken we samen met 750 collega’s aan de best mogelijke dienstverlening voor inwoners, bedrijven en instellingen. De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. Onder het motto: vertrouwen, verbinden, verantwoordelijkheid en verbeteren.

Afdeling
Werken voor PMA is werken voor het interne projectbureau van de gemeente. Alle unieke en complexe projecten die te groot zijn voor een enkele afdeling pak je binnen PMA op. Hier werk je over de gehele breedte van de organisatie én met externe partijen. Jij helpt de gemeente ondernemen.

Opdracht
Voor het team ondersteuning en advies zijn wij op zoek naar een projectondersteuner. Als projectondersteuner ondersteun je meerdere projecten binnen de afdeling maar in hoofdzaak binnen het thema Nieuwkomers.

Je gaat met name het projectteam Nieuwkomers ondersteunen. Daaronder vallen verschillende projecten zoals de tijdelijke opvang van ontheemden uit Oekraïne en de opvang van asielzoekers en statushouders. Met alle dynamiek die daarbij hoort. De projectondersteuner organiseert overleggen en sessies voor het project, bereidt ze voor, zorgt voor actielijsten en voert acties uit. Onder het takenpakket valt ook het organiseren van bewonersbijeenkomsten. Het gaat hierbij onder meer om het volgende: 

Administratieve en organisatorische ondersteuning:

• Het plannen en coördineren van afspraken en het voorbereiden van bewonersbijeenkomsten;
• beheer van het projectdossier, inclusief het archiveren van documenten en bijhouden van wijzigingen;
• Ondersteunen bij het opstellen van planningen, rapportages, actielijsten en andere projectdocumentatie;
• Bijhouden en beheren financiële administratie waaronder inkooporders, opdrachtbrieven en facturen;
• Behandelen van de project- en programma correspondentie;
• Ondersteunen bij de werkzaamheden rondom Woo-verzoeken.

We zoeken een projectondersteuner die zelfstandig, pragmatisch en proactief is en beschikt over organiserend vermogen. Je hebt affiniteit met vastgoedprojecten en de doelgroep nieuwkomers, werkt integer, legt gemakkelijk contact en hebt een constructieve houding. Je hebt een flexibele en creatieve werkinstelling en tegelijkertijd weet je van aanpakken.

Competenties

• Nauwkeurig en gestructureerd;
• Samenwerkingsgericht en flexibel inzetbaar zoals ook voor avond bijeenkomsten;
• Resultaatgericht met oog voor kwaliteit;
• Flexibele, procatieve en creatieve werkinstelling.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg