Projectmanager logistiek

Opdrachtomschrijving

Als Projectmanager Logistiek ontwikkel, implementeer en borg je een integraal logistiek plan voor het dagelijks transport van items uit de erfgoedcollectie tussen het Nieuwe Boekenmagazijn (NBM) en het publieksgebouw. Vanwege de unieke en onvervangbare aard van de collectie, is er speciale aandacht voor het behoud van de collectie. Om dit te garanderen, werk je nauw samen met de afdeling Collectiebehoud om de principes van collectiemanagement en preventieve conservering te integreren. Daarnaast staan ergonomie (zorg voor onze medewerkers) en duurzaamheid hoog in ons vaandel.

Maar je rol gaat verder dan dat: je bent ook verantwoordelijk voor de logistieke inbedding in het bredere collectiewerkproces en vervult een sleutelrol in de voorbereiding en coördinatie van de collectieverhuizing.

Je opdracht bestaat uit drie samenhangende onderdelen:
1.    Dagelijks transport: Je ontwikkelt een robuust, veilig en efficiënt logistiek proces voor het dagelijks vervoer van collectie tussen het magazijn en het publieksgebouw, passend bij verschillende huisvestingssituaties (huidig, tijdelijk en toekomstig),
2.    Logistieke integratie met de collectieprocessen: Je stemt het logistieke plan af op de werkprocessen van collectiebeheer, publieksdiensten en transport, en zorgt dat het functioneert binnen de personele en digitale kaders van de KB.[FB4.1]
3.    Voorbereiding en coördinatie van de collectieverhuizing: Je levert een inhoudelijke en organiserende bijdrage aan de voorbereiding en uitvoering van de grootschalige verhuizing van de collectie naar het NBM. Je zorgt dat het verhuisproces soepel aansluit op het reeds lopende project van de voorbereiding van de collectie op de verhuizing (VFC) de dagelijkse logistiek én de beschikbaarstelling naar klanten.

Je werkt nauw samen met interne teams, externe partners en andere projectleiders binnen het Traject NBM. Je combineert visie met uitvoeringskracht, en weet mensen mee te nemen in een traject met veel operationele én veranderkundige aspecten.

Achtergrond opdracht

De KB, Nationale bibliotheek [FB1.1]werkt aan de realisatie van het Nieuwe Boekenmagazijn (NBM). In het NBM wordt de onvervangbare erfgoedcollectie van de KB (ruim 122 km) duurzaam bewaard in een speciale gerobotiseerde opslag, voor de lange termijn. Een cruciaal onderdeel van dit project is het opzetten van een robuust en toekomstbestendig logistiek proces voor het dagelijks transport van bibliotheekmateriaal tussen het nieuwe magazijn en het (tijdelijke) publieksgebouw.

Daarnaast staat de KB voor een complexe verhuizing van de gehele erfgoedcollectie, waarbij de beschikbaarstelling aan klanten gewoon doorgaat. Betrouwbaarheid, veiligheid en efficiëntie in de logistiek zijn essentieel voor het succes van het gehele traject – nu, tijdens de overgang én in de toekomstige situatie.

Het uitwerken en realiseren van dit logistieke proces is een integraal onderdeel binnen het bredere huisvestingstraject. Daarom zoeken wij een ervaren Projectmanager[FB2.1] Logistiek voor de periode van circa twee jaar[FB3.1]. De logistiek manager heeft zowel een inhoudelijke als aansturende rol: hij of zij werkt het logistieke concept in samenhang met de organisatie uit én stuurt het gehele traject aan, inclusief planning, afstemming met stakeholders en veranderbegeleiding.

Positionering
De opdracht valt onder de afdeling Programma’s en Projecten van de KB en je werkt nauw samen met:
•    Afdeling Collectiebehoud
•    Afdeling Publieksdiensten of team dienstverlening
•    Afdeling Collectiedata, team documentverwerking
•    Afdeling Gebouw Facilitair & Inkoop
•    Projectleider collectieverhuizing
•    Kwartiermaker Nieuw Boekenmagazijn
•    Projectleider Warehouse Management Systeem
•    IV-domeinen (i.h.b. Beheer & Services)
•    Externe logistieke partners

Jouw taken
Inhoudelijk
•    Ontwikkelen van scenario’s voor dagelijks transport (frequentie, modaliteit, intern/extern)
•    Opzetten van een tracking & tracing-systeem voor alle logistieke processen
•    Onderzoek, ontwikkeling en inkoop van passende transportmiddelen
•    Ontwerpen van een proces dat werkt in de huidige, tijdelijke én nieuwe situatie

Aansturend
•    Opstellen van kostenraming, personele inzet, planning en risicoanalyse
•    Coördineren van test-, oefen- en implementatiefases
•    Afstemmen met interne teams over procesinrichting
•    Inhoudelijke bijdrage aan de aanbesteding van de collectieverhuizing
•    Zorgen voor het logistieke proces dat de blijvende beschikbaarheid van de collectie[FB5.1] tijdens de overgang faciliteert
•    Betrekken en begeleiden van medewerkers bij veranderingen
•    Organiseren van een zorgvuldige overdracht naar beheerfas