Projectmanagementondersteuner

Opdrachtomschrijving

Voor programma Optimalisatie van de Inkoop- en Betaalketen (OIBK) zijn we op zoek naar een projectmanagementondersteuner voor de programmamanager en de projectleiders van het Inkoopportaal (IKP) en de Inkoopworkflow (RIT). De persoon die we willen inzetten is verantwoordelijk voor:

• Professionaliseren van de projectorganisatie: Focus op proces, structuur, planning, documentatie (single source of truth) en afstemming (communicatie en stakeholdermanagement);
• Communicatiecoördinatie: Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe communicatie. Zowel binnen het programma, de onderliggende projecten alsook richting de stakeholders. Verzorgen van nieuwsbrieven, statusupdates en andere communicatie-uitingen;
• Bijhouden van risico- en issueregisters en bewaken van voortgang van mitigerende acties;
• Featurelijst bijwerken: Features verzamelen/ nieuwe wensen registreren; Bijhouden voortgang;
• Verzamelen en structureren van data voor management- en voortgangsrapportages van het programma;
• Eventuele andere voorkomende werkzaamheden die in deze opsomming niet worden genoemd;
• In samenspraak met de programmamanager en de projectleider worden ook werkzaamheden uitgevoerd voor de ontwikkeling van het Inkoopportaal. Het gaat daarbij om het verzamelen en structureren van informatie, procesanalyse en vertaling naar het inkoopportaal, testwerkzaamheden, et cetera.

Achtergrond opdracht

Het programma Optimalisatie van de inkoop- en betaalketen (OIBK) heeft een aantal doelen. Door de ketenpartners (dienstonderdelen OCW, CJIB, CDI, FEZ en IUC-Noord) zijn voor de lange termijn drie doelen vastgesteld: 1) Gebruiker centraal, 2) Voorspelbaar en goed functionerende processen en 3) Inzicht in de keten. Om deze doelen te realiseren lopen er drie projecten ter verbetering van het functioneren van de keten. 1) Inkoopportaal (IKP), 2) Inkoopworkflow (RIT) en 3) Spend- en stuurinformatie. De twee eerstgenoemde applicaties worden gebouwd op het no code/low code platform WEM. De benodigde functionaliteit wordt volgens de Agile methodiek, sprintsgewijs ontwikkeld. Een deel van de ontwikkeling heeft inmiddels plaatsgevonden en er is inzicht in de nog te ontwikkelen features alsook welke prioriteit deze hebben qua volgorde van ontwikkeling. Voordat kan worden overgegaan tot implementatie dienen een aantal rand voorwaardelijke zaken te worden afgestemd. Dit valt onder de verantwoordelijkheid van de programmamanager als penvoerder en in samenwerking met de opdrachtgever, ketenmanager, IUC-Noord, de afnemers en andere stakeholders. Het is een vrij complex speelveld. Voor het realiseren en het implementeren van zowel de IKP- als de RIT-applicatie staat per project een projectmanager aan de lat. De programmamanager is verantwoordelijk voor het bewaken van de scope en de overall voortgang van de ontwikkeling. Zowel de programmamanager als de twee projectleiders worden ondersteund door de projectmanagementondersteuner.