Projectmanagement officer (lcm office)

Opdrachtomschrijving
De PMO-er ondersteunt de gedelegeerd portefeuillehouder LCM, maar ook de opdrachtmanager en projectmanager binnen het LCM Office en zorgt voor verbinding tussen de activiteiten en projecten. Als PMO-er leg je direct verantwoording af aan de gedelegeerd portefeuillehouder LCM. Daarnaast werk je intensief samen met het team LCM Office waarin naast de managers ook nog twee adviseurs werken. Ook werk je intensief samen met veel interne/externe stakeholders zoals de collega's die werken in het Expertteam LCM en het Regieteam LCM. Deze teams geven richting aan de activiteiten in het LCM Office. De PMO: Borgt structuur, overzicht en voortgang in een dynamisch portfolio door middel van:

• een opgeruimde en vindbare SharePoint-omgeving,

• strakke Jira-borden met eenduidige workflows en rapportages,

• actie- en besluitenlijsten die altijd up-to-date zijn,

• vaste opvolging ( najaagkracht ) richting actiehouders. Deliverables & KPI's (zie taken en verantwoordelijkheden)
• Taken en verantwoordelijkheden

• SharePoint informatiehuishouding,

• Inrichten informatiearchitectuur (sites, document libraries, content types, metadata/taxonomie).

• Versiebeheer, naming-conventies, check-in/out, rechtenmodel (least privilege), retentie.

• Jira inrichting & beheer

• Actie- en besluitenmanagement

• Kwaliteitsborging & compliance

• Ritme & governance

• Agendering en verslaglegging voor dagstarts/sprintevents/portfolioboard/stuurgroep.

• Weekrapportage (RAG), risico's/impediments, wijzigingsverzoeken en besluitvorming. De PMO maakt onderdeel uit van de PMO-pool van de afdeling Project- en programmamanagement en kan indien nodig ingezet worden op andere PMO opdrachten binnen DUO.

Achtergrond opdracht

Binnen DUO doen we aan LCM - life cycle management - van IT-middelen. De LCM portefeuille kent inmiddels een 6+ jarige historie en heeft als doel door te groeien van het uitvoeren van grootschalige vernieuwingen in de IV-ketens naar continu moderniseren. Er zijn al grote stappen gezet in het wegnemen van IT/IV-legacy. Het LCM portfolio is sinds korte tijd ondergebracht bij de directie ICT, waarbij de besturing plaatsvindt vanuit het CTO Office (i.o.) waarbinnen het LCM Office (i.o.) wordt gevormd. Het LCM Office i.o. is in eerste instantie als tijdelijke organisatie verantwoordelijk voor de informatievoorziening rondom het LCM portfolio van DUO en voor advisering van de portefeuillehouder (de directeur ICT / CTO). In het LCM portfolio worden de veranderactiviteiten die nodig zijn om de LCM doelen te verwezenlijken gepland en in opdracht gegeven aan de uitvoeringsorganisatie binnen business en ICT. Daartoe verdeelt het LCM Office de middelen die DUO voor LCM van OCW heeft toegekend gekregen en bewaakt het de doelgerichtheid en doelmatigheid van de inzet van die middelen. Tevens bereidt het LCM Office ambtelijk de verantwoording voor, samen met Strategisch portfoliomanagement en Control. Het LCM Office is gepositioneerd binnen het CTO Office i.o. binnen de directie ICT, maar heeft een DUO-brede opgave. Het LCM Office wordt op interimbasis geleid door de gedelegeerd portefeuillehouder LCM. Het LCM portfolio is bijzonder omvangrijk en heeft derhalve heel veel informatiestromen en een heel grote groep stakeholders. Daarbovenop loopt er een stevig verbetertraject waarin het LCM Office uitvoerend is. Om de informatiehuishouding voor al deze activiteiten in goede banen te leiden is een PMO professional nodig. Er zijn LCM middelen waaruit de financiering kan plaatsvinden. De aanvraag komt derhalve niet uit een IV-keten. Er is een code aanwezig voor LCM activiteiten waarop de tijd kan worden verantwoord.

Competenties

• Communicatief sterk
• dienstbaar én vasthoudend
• nauwkeurig
• stressbestendig
• Nederlands vloeiend
• Een natuurlijke ondersteuner die proactief meedenkt
• Gestructureerd
• resultaatgericht en daadkrachtig
• Initiatiefrijk
• Goede samenwerker/verbinder