Projectleider workflowsysteem & bestuurlijke besluitvormingssystemen

Organisatie

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
De provincie Utrecht herziet momenteel het bestuurlijke besluitvormingsproces. Hieruit volgend wil de provincie a) een workflowsysteem implementeren voor de ondersteuning van haar bestuurlijke besluitvormingsproces en diverse andere generieke processen (inclusief adoptie) en b) het huidige Stateninformatiesysteem (SIS) (voor Provinciale Staten) vervangen en samenbrengen in één bestuurlijk besluitvormingssysteem. Het SIS wordt vervangen en samengebracht middels een uitbreiding van het huidige gebruik door de ambtelijke organisatie/Gedeputeerde Staten van iBabs.

Tot de scope van het project behoort:

• De aanbesteding en implementatie van een workflowsysteem
• De uitbreiding van functionaliteiten en implementatie voor Provinciale Staten in iBabs

Het einddoel is:

• Het workflowsysteem is aanbesteed en geïmplementeerd. Waarbij het gekoppeld is aan alle aanpalende systemen en de processen, het beheer en de governance volledig zijn ingericht, zodat de organisatie zelf hiermee kan doorontwikkelen
• iBabs geïmplementeerd en in gebruik is genomen door Provinciale Staten.

Verantwoordelijkheden:

• leiden van het project voor de selectie en implementatie van een nieuw workflowsysteem;
• opstellen van projectplannen, planningen, risicoanalyses en voortgangsrapportages;
• het voorbereiden en begeleiden van het aanbestedingstraject in samenwerking met inkoop, juridische zaken en inhoudelijke experts;
• iBabs inrichten en implementeren voor Provinciale Staten en het aansturen van de benodigde stakeholders;
• bewaken van scope, tijd, budget en kwaliteit;
• zorgen voor een soepele implementatie en overdracht naar beheer (adoptie).

Wensen:

• Ervaring met verandermanagement en het “meenemen” van gebruikers in digitale transities.
• Affiniteit met informatiebeheer, procesoptimalisatie en dienstverlening.
• Sterke communicatieve vaardigheden en politiek-bestuurlijke sensitiviteit.
• Kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen.
• Ervaring met het werken onder architectuur.

Toevoeging

Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de opdrachtnemer haar eigen (ICT) middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal opdrachtnemer deze zelf bekostigen.

Competenties
- Resultaatgericht
- Organisatiesensitief
- Analytisch sterk
- Proactief en zelfstandig
- Goede stakeholdermanager

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 12. Deze functie is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.